Projectcoordinator/PMO Utrecht • Career Rebels

Vacature in het kort

Volledige vacaturetekst

Voor het CIO Office zijn we op zoek naar een tijdelijke en enthousiaste Projectcoördinator (PMO) die zorgt dat projecten soepel verlopen en het projectteam optimaal ondersteunt. In deze spilfunctie houd je overzicht over planning, communicatie, documentbeheer en stakeholdermanagement.

Voor dit team zijn wij op zoek naar een enthousiaste tijdelijke Projectcoördinator (PMO) die een cruciale rol speelt in het ondersteunen van projectmanagement binnen het CIO Office. Je bent de spil in het web en zorgt ervoor dat alles op rolletjes loopt, van planning tot communicatie en van documentbeheer tot stakeholdermanagement.

Als projectcoördinator ben je verantwoordelijk voor een breed scala aan ondersteunende en organiserende taken binnen onze projecten. Je zorgt ervoor dat alles soepel verloopt en dat het projectteam optimaal wordt gefaciliteerd. Je belangrijkste taken zijn:

• PMO-taken uitvoeren: Je ondersteunt het projectmanagement op operationeel en administratief vlak.
• FCC-resources aanvragen en planning opstellen: Je regelt de benodigde middelen en stelt een heldere planning op in FCC.
• SharePoint opzetten en beheren: Je richt SharePoint-omgevingen in, beheert deze en zorgt voor zorgvuldig versiebeheer van documenten.
• Documentbeheer en reviews: Je vraagt reviews uit, volgt deze op en houdt projectdocumentatie proactief up-to-date.
• Notuleren en redigeren: Je notuleert essentiële meetings en zorgt voor heldere, foutloze verslaglegging en tekst redactie.
• Plannen en organiseren: Je plant en organiseert acties, houdt actielijsten bij en bewaakt de voortgang.
• Bestellingen en inkovia SAP: Je verzorgt en monitort bestellingen en inkoopprocessen in SAP.
• Financiële prognoses: Je voert prognosegesprekken met projectmanagement en control, en stelt prognosesheets op.
• Faciliteren van sessies: Je organiseert en begeleidt lessons learned- en risicosessies.
• Voorbereiden van vergaderingen: Je bereidt samen met de projectmanager vergaderingen voor en denkt actief mee over de inhoud.
• Communicatie opzetten: Je zorgt voor een goede basis in zowel interne als externe communicatie binnen ProRail.
• Stakeholdermanagement: Je zet stakeholdermanagement op en beheert de contacten met alle betrokken partijen.

ProRail. Elke dag vooruit!

Bij de naam ProRail denken veel mensen al snel alleen aan treinen. Toch zit het net even anders: we beheren, onderhouden, vernieuwen en verbeteren het spoorwegnet in Nederland. Belangrijk werk, want dagelijks vertrouwen miljoenen mensen op een goed en veilig spoor. Om naar hun werk te gaan, familie en vrienden te bezoeken, eropuit te trekken of juist thuis te komen. En het aantal treinreizigers groeit met de dag. Net als het goederenvervoer per spoor. Niet vreemd als je bedenkt dat de trein al meer dan 180 jaar een van de meest duurzame manieren van vervoer is. Het spoorwegnet in Nederland is dan ook een van de drukste, betrouwbaarste en meest ingenieuze spoorwegnetwerken ter wereld. Daar werken we bij ProRail hard aan. Om het spoor, de stations en alles wat erbij komt kijken, veilig en in topconditie te houden. Uiteraard met onze blik op de toekomst, want vindingrijke ideeën en innovatieve oplossingen brengen Nederland elke dag vooruit. Vandaag, morgen én over nog eens 180 jaar.

Zo’n 5.000 betrokken collega’s zetten zich elke dag in voor de miljoenen reizigers en het goederenvervoer in Nederland. Samen zorgen zij voor een veilig en hoogwaardig spoorwegnet, mooie stations en perrons en goed onderhouden bruggen, tunnels, overgangen, wissels en seinen. En meer. Wat dacht je van het realiseren van een optimale dienstregeling of het beheer van ons eigen gsm- en elektriciteitsnetwerk? En dan hebben we het nog niet eens gehad over de grote hoeveelheden data en kilometers glasvezelkabels onder het spoor. Dit alles doen zij elk met hun eigen unieke kennis, talenten en mogelijkheden.

• HBO/WO werk- en denkniveau
• Ruime ervaring met werkzaamheden in Projectcoördinator functie
• Communicatief vaardig
• Ervaring met stakeholdermanagement
• Ervaring met organiseren sessies
• Nauwkeurig en secuur kunnen werken in een complexe omgeving met strakke deadlines

• Een afwisselende en verantwoordelijke functie binnen een dynamische organisatie die een belangrijke rol speelt in het Nederlandse spoorverkeer.
• Een prettige werkomgeving met fijne collega’s en korte communicatielijnen.
• Ruimte voor eigen initiatief, professionele ontwikkeling en persoonlijke groei.
• Een marktconform salaris op basis van opleiding en ervaring, volgens de cao van ProRail.
• Goede secundaire arbeidsvoorwaarden, waaronder reiskostenvergoeding, een goede pensioenregeling en mogelijkheden om hybride te werken.
• Een functie met maatschappelijke impact: je draagt bij aan het veilig en betrouwbaar functioneren van het spoor in Nederland.

Waar je gaat werken

ProRail. Elke dag vooruit!

Bij de naam ProRail denken veel mensen al snel alleen aan treinen. Toch zit het net even anders: we beheren, onderhouden, vernieuwen en verbeteren het spoorwegnet in Nederland. Belangrijk werk, want dagelijks vertrouwen miljoenen mensen op een goed en veilig spoor. Om naar hun werk te gaan, familie en vrienden te bezoeken, eropuit te trekken of juist thuis te komen. En het aantal treinreizigers groeit met de dag. Net als het goederenvervoer per spoor. Niet vreemd als je bedenkt dat de trein al meer dan 180 jaar een van de meest duurzame manieren van vervoer is. Het spoorwegnet in Nederland is dan ook een van de drukste, betrouwbaarste en meest ingenieuze spoorwegnetwerken ter wereld. Daar werken we bij ProRail hard aan. Om het spoor, de stations en alles wat erbij komt kijken, veilig en in topconditie te houden. Uiteraard met onze blik op de toekomst, want vindingrijke ideeën en innovatieve oplossingen brengen Nederland elke dag vooruit. Vandaag, morgen én over nog eens 180 jaar.

Zo’n 5.000 betrokken collega’s zetten zich elke dag in voor de miljoenen reizigers en het goederenvervoer in Nederland. Samen zorgen zij voor een veilig en hoogwaardig spoorwegnet, mooie stations en perrons en goed onderhouden bruggen, tunnels, overgangen, wissels en seinen. En meer. Wat dacht je van het realiseren van een optimale dienstregeling of het beheer van ons eigen gsm- en elektriciteitsnetwerk? En dan hebben we het nog niet eens gehad over de grote hoeveelheden data en kilometers glasvezelkabels onder het spoor. Dit alles doen zij elk met hun eigen unieke kennis, talenten en mogelijkheden.