Directiesecretaresse IPLG Utrecht • ICQ-Groep

Voor BIJ12 zijn wij op zoek naar een Directiesecretaresse IPLG.

NB. In het kader van de wDBA kan deze opdracht alleen op basis van “detachering” worden uitgevoerd. ICQ Groep biedt hiervoor diverse mogelijkheden. Hierbij kun je rekenen op een aantrekkelijk salaris en uitstekende arbeidsvoorwaarden. Geïnteresseerd in de mogelijkheden die wij daarvoor bieden? Ga dan naar 

Wat ga je doen?
In deze functie voer je zowel secretariële taken uit als werkzaamheden op het gebied van projectmanagementondersteuning. Je verzorgt het complexe agendabeheer van het programmamanagementteam. Ook ondersteun je de opgavemanagers bij het inplannen van afspraken. Je zorgt voor het inplannen en voorbereiden van (online) bijeenkomsten en ondersteunt bij het verzamelen en opstellen van stukken en documenten. Indien gewenst stel je de agenda op, ben je bij overleggen aanwezig en help je met het vastleggen van acties en het verslag. Je bewaakt de acties en processen, signaleert knelpunten en doet verbetervoorstellen. Je hebt bij deze werkzaamheden veelvuldig contact met het programmamanagementteam, de secretarissen van de ambtelijke en bestuurlijke commissie en de opgavemanagers. Daarnaast stem je af met collega’s vanuit de provincies/ministeries op hoog ambtelijk niveau.

Het team:
Als directiesecretaresse ondersteun je de collega's van het PMT (programma managementteam), samen met een collega-directiesecretaresse. Het PMT bestaat uit 1 programmadirecteur, 3 programmamanagers, 1 programmasecretaris. Onder leiding van het programmamanagementteam (PMT) worden de hoofdactiviteiten aangestuurd door 8 opgavemanagers en ondersteunen de secretarissen van de ambtelijke commissie en de bestuurlijke commissie het besluitvormingsproces.

Competenties:
- Omgevingssensitiviteit.
- Resultaatgerichtheid.
- Geduld en affiniteit met werkprocessen.
- Analytisch vermogen.
- Flexibiliteit.
- Meerdere ballen in de lucht kunnen houden en overzicht behouden. 
- Kennis op een begrijpelijke wijze kunnen overbrengen.
- Een zelfstandige, systematische en nauwkeurige manier van werken.
- Nauw samen kunnen werken collega-directiesecretaresse
- Kunnen werken in een dynamische en bestuurlijke omgeving.
- Uitstekende communicatieve vaardigheden, zowel mondeling als schriftelijk.

Algemene informatie m.b.t. de aanvraag:
Locatie: Utrecht
Begindatum: 1 december 2025
Einddatum: 31 december 2026
Optie op verlenging: ja
Inzet per week: 32-36 uur
Tarief: marktconform
Sluitingsdatum: 12-11-2025
Sluitingstijd: 09:00 uur
Intakegesprek: week van 17 november 2025

Zorg voor de natuur en de omgeving waarin wij leven is één van de taken van de provincies. BIJ12 ondersteunt hen hierbij. BIJ12 ondersteunt provincies bij de uitvoering van wettelijke taken en met kennis, informatie en data over het landelijk gebied en de fysieke leefomgeving. Ook zorgen wij voor uniformiteit in informatievoorziening en een efficiënte uitvoering van provinciale regelingen. 

BIJ12 is in 2014 opgericht door de provincies als onderdeel van de vereniging Interprovinciaal Overleg (IPO) en werkt vanuit verschillende units: 

- Faunazaken

- Maatschappelijk Adviesraad Faunaschade (MARF)

- Natuurinformatie en Natuurbeheer

- Stikstof en Natura 2000

- Gemeenschappelijke Beheerorganisatie Provincies (GBO / Applicaties & Beheer)

- AdviesCommissie Schade Grondwater (ACSG)

- Subsidieregeling opruiming drugsafval

- Bedrijfsvoering.

Eisen:
- Je hebt een afgeronde opleiding op minimaal HBO niveau in de richting van secretarieel/office management.
- Je hebt minimaal 5 jaar aantoonbare werkervaring in een vergelijkbare functie.
- Je hebt minimaal 5 jaar aantoonbare werkervaring met complex agendabeheer.
- Je hebt uitstekende kennis van de Nederlandse taal in woord en geschrift.
- Je hebt kennis van Microsoft Office (Outlook, Word en Excel), MS Teams en SharePoint.

Wensen:
- Je hebt ruime werkervaring in de afgelopen 15 jaar met directiesecretariaat. 
- Je hebt ruime werkervaring in de afgelopen 15 jaar met complex agendabeheer.
- Je hebt ruime ervaring met vertrouwelijke informatie en integriteit in werkprocessen.
- Je hebt ervaring met communicatie en afstemming met externe partners (zoals ministeries, provincies, gemeenten).
- Je hebt ervaring met project- of programmamanagementondersteuning.  
- Je hebt kennis van of affiniteit met thema’s in het landelijk gebied (zoals natuur, landbouw, stikstof, klimaat).
- Je hebt ervaring met het werken in dynamische en politiek-gevoelige omgevingen.

Ben jij als professional op zoek naar een interessante opdracht waarin jij het verschil kunt maken? Dan ben je bij ons aan het juiste adres. Bij ICQ Groep krijg je de kans om te werken aan uitdagende projecten bij verschillende opdrachtgevers. Je krijgt de mogelijkheid om jezelf voortdurend te ontwikkelen en nieuwe kennis op te doen. We zijn op zoek naar talent zoals jij, dus waar wacht je nog op? We seek you!

Meer informatie:
Zo zorg je ervoor dat jouw aanbieding opvalt:
CV in topvorm: Lever je CV aan in Word-formaat, in de taal van de opdracht en in een professionele en prettige leesbare lay-out. Maak het CV niet langer dan 7 pagina’s. Laat zien dat je oog hebt voor detail.
Persoonlijke motivatie: Schrijf een overtuigende motivatie in de 'ik-vorm’, waarin je kort en bondig ingaat op de scope van de opdracht. Licht puntsgewijs toe hoe jij aansluit bij de gestelde eisen en wensen.
Beschikbaarheid: Vermeld per wanneer je beschikbaar bent, hoeveel uren per week je kunt werken en of je vakantieplannen hebt.
Tarief of maandsalaris: Vermeld je uurtarief (exclusief BTW) of maandsalaris, specifiek voor deze opdracht, inclusief reis- en eventuele verblijfskosten.

N.B.
Voor deze opdracht werk je uitsluitend met ons samen. Dit betekent dat je je niet via andere intermediairs voor dezelfde opdracht inschrijft. Zo voorkomen we verwarring in het selectieproces en maximaliseren we jouw kansen.
Onvolledige aanbiedingen kunnen we niet in behandeling nemen.
Wij houden je op de hoogte van elke stap in het selectieproces: Heb je vragen? Wij zijn er om ze te beantwoorden.