Directiesecretaresse IPLG Utrecht • Werfplaats

Vacature in het kort

Volledige vacaturetekst

Ben jij klaar om het kloppende hart te zijn in een dynamische omgeving waar jouw organisatietalent echt het verschil maakt? Heb je ervaring met het navigeren in hoogambtelijke en politiek-gevoelige contexten en schrik je niet terug voor een uitdaging? Als Directiesecretaresse bij BIJ12 in Utrecht speel je een cruciale rol in het ondersteunen van het programmamanagementteam. Met jouw expertise in complex agendabeheer en projectondersteuning ben je de spil in een team dat belangrijke thema's zoals natuur, landbouw en klimaat aanstuurt. Dit is jouw kans om bij te dragen aan significante projecten in een rol waar geen dag hetzelfde is. Iets voor jou? Lees dan snel verder!

FUNCTIEOMSCHRIJVING
Als Directiesecretaresse IPLG ga je een sleutelrol vervullen binnen een dynamisch en invloedrijk team. Je bent de spil in het web van het programmamanagementteam, waarbij je zorgt voor een vlekkeloos agendabeheer en de organisatie van diverse bijeenkomsten. Jouw dagelijkse werkzaamheden omvatten niet alleen het plannen en voorbereiden van afspraken en vergaderingen, maar ook het ondersteunen bij het opstellen van belangrijke documenten en het bewaken van processen.

Je werkt nauw samen met opgavemanagers en hebt regelmatig contact met hooggeplaatste ambtenaren van verschillende ministeries en provincies. Dit maakt jouw rol niet alleen uitdagend, maar ook van groot belang voor het soepel laten verlopen van de besluitvormingsprocessen binnen het programma. Jouw vermogen om overzicht te houden en proactief knelpunten te signaleren en op te lossen, draagt direct bij aan de effectiviteit van het team.

In deze functie ben je niet alleen een ondersteuner, maar ook een vertrouwenspersoon en een organisatorische rots in de branding. Je bent aanwezig bij belangrijke vergaderingen, legt acties vast en zorgt ervoor dat alle betrokkenen op de hoogte zijn van relevante informatie en deadlines. Jouw werk heeft direct impact op de voortgang van belangrijke thema’s binnen het landelijk gebied, zoals natuur, landbouw en klimaat. Dit maakt jouw rol binnen het IPLG zowel betekenisvol als onmisbaar.

WERKZAAMHEDEN

• Verzorgen van complex agendabeheer voor het programmamanagementteam
• Ondersteunen van opgavemanagers bij het inplannen van afspraken
• Inplannen en voorbereiden van (online) bijeenkomsten
• Verzamelen en opstellen van stukken en documenten
• Opstellen van agenda's en aanwezig zijn bij overleggen
• Vastleggen van acties en verslaglegging tijdens bijeenkomsten
• Bewaken van acties en processen binnen het team
• Signaleren van knelpunten en doen van verbetervoorstellen
• Onderhouden van contact met programmamanagementteam en secretarissen van commissies
• Afstemmen met collega’s vanuit provincies en ministeries op hoog ambtelijk niveau
• Ondersteunen van de hoofdactiviteiten aangestuurd door opgavemanagers
• Samenwerken met een collega-directiesecretaresse en ondersteunen van het programma managementteam

FUNCTIE-EISEN

• Je hebt een afgeronde opleiding op minimaal HBO niveau in de richting van secretarieel/office management.
• Je beschikt over minimaal 5 jaar aantoonbare werkervaring in een vergelijkbare functie.
• Je hebt minimaal 5 jaar aantoonbare werkervaring met complex agendabeheer.
• Je bent vaardig in de Nederlandse taal in woord en geschrift.
• Je hebt kennis van Microsoft Office (Outlook, Word en Excel), MS Teams en SharePoint.
• Je beschikt over ruime werkervaring in de afgelopen 15 jaar met directiesecretariaat (pré).
• Je hebt ruime werkervaring in de afgelopen 15 jaar met complex agendabeheer (pré).
• Je beschikt over ervaring met vertrouwelijke informatie en integriteit in werkprocessen (pré).
• Je hebt ervaring met communicatie en afstemming met externe partners zoals ministeries, provincies, gemeenten (pré).
• Je bent ervaren in project- of programmamanagementondersteuning (pré).
• Je hebt kennis van of affiniteit met thema’s in het landelijk gebied zoals natuur, landbouw, stikstof, klimaat (pré).
• Je bent gewend aan het werken in dynamische en politiek-gevoelige omgevingen (pré).

MEER OVER BIJ12
BIJ12 is een organisatie die zich richt op het verbinden van natuur, landbouw en samenleving. Als uitvoeringsorganisatie ondersteunen zij provincies bij het uitvoeren van hun taken op het gebied van natuur- en landbouwbeleid. BIJ12 werkt aan het behoud en de ontwikkeling van de natuur, het landschap en de biodiversiteit in Nederland. Het is een dynamische organisatie die zich inzet voor een duurzame toekomst voor mens en natuur. Werken bij BIJ12 betekent samenwerken met deskundige collega's en bijdragen aan een groenere en gezondere leefomgeving voor iedereen.

OVERIGE INFORMATIE

• Standplaats: Utrecht
• Startdatum: 01-12-2025
• Looptijd: 12 maanden, optie op verlenging
• Uren per week: 32-36
• Sluitingsdatum: 13-11-2025
• Gespreksdatum: 17 november 2025