Directiesecretaresse - Projectondersteuner | 32 - 36 uur Utrecht • Pienk | Office Professionals

Vacature in het kort

Volledige vacaturetekst

Ben jij een organisatorisch talent dat energie krijgt van afwisseling en verantwoordelijkheid? Heb je oog voor detail, ben je proactief en weet je precies wat er nodig is om een managementteam soepel te laten functioneren? Dan is deze functie van Directiesecretaresse - Projectondersteuner jou op het lijf geschreven!

In deze veelzijdige rol combineer je secretariële werkzaamheden met projectmatige ondersteuning. Je regelt het complexe agendabeheer van het programmamanagementteam en zorgt dat afspraken, overleggen en bijeenkomsten tot in de puntjes zijn voorbereid. Of het nu gaat om het plannen van (online) meetings, het opstellen van stukken of het uitwerken van verslagen: jij houdt het overzicht en zorgt dat alles vlekkeloos verloopt.

Je bent aanwezig bij overleggen, bewaakt acties en processen en signaleert verbeterpunten waar nodig. Daarnaast ben je een belangrijke schakel tussen het programmamanagementteam, de opgavemanagers en diverse commissies. Ook onderhoud je contact met collega’s op hoog ambtelijk niveau binnen verschillende provincies en ministeries – professioneel, accuraat en met gevoel voor bestuurlijke verhoudingen.

Je werkt nauw samen met een collega-directiesecretaresse en ondersteunt het Programma Managementteam dat bestaat uit de programmadirecteur, drie programmamanagers en een programmasecretaris. Samen zorgen jullie ervoor dat het team optimaal kan functioneren en dat de lopende projecten efficiënt en effectief worden uitgevoerd.

Je vindt het leuk om te ontzorgen, overzicht te creëren en bij te dragen aan het succes van een team. Je houdt van een omgeving waarin veel gebeurt en waar jouw initiatief echt gewaardeerd wordt.

Herken jij jezelf in deze beschrijving en word je enthousiast van een dynamische werkomgeving met maatschappelijke impact? Reageer dan snel, we maken graag kennis met jou!

Om deze functie succesvol te vervullen, beschik je over een stevige secretariële achtergrond en de nodige ervaring in een bestuurlijke omgeving. Jij brengt het volgende mee:

• Een afgeronde opleiding op minimaal hbo-niveau;
• Minimaal 5 jaar aantoonbare ervaring in een vergelijkbare ondersteunende secretariële functie;
• Minimaal 5 jaar ervaring met complex agendabeheer, bij voorkeur binnen een dynamische organisatie;
• Uitstekende beheersing van de Nederlandse taal, zowel mondeling als schriftelijk;
• Goede kennis van Microsoft Office (Outlook, Word en Excel), MS Teams en SharePoint;
• Parttime, minimaal 32 uur per week beschikbaar.

Je hebt dus een stevige secretariële achtergrond en weet als geen ander hoe je een managementteam ontzorgt. Met jouw ervaring in complex agendabeheer houd je moeiteloos overzicht in een dynamische omgeving. Je communiceert helder, werkt nauwkeurig en schakelt gemakkelijk tussen verschillende niveaus, van programmamanagement tot bestuurlijke partners.

Je bent gewend om met vertrouwelijke informatie om te gaan en handelt daarbij altijd professioneel en integer.  Je hebt een scherp oog voor detail, behoudt rust in drukte en hebt een natuurlijke interesse in maatschappelijke thema’s zoals natuur, landbouw en klimaat.

In deze rol komt jouw flexibiliteit, analytisch vermogen en gevoel voor samenwerking volledig tot zijn recht. Jij bent de stabiele factor die structuur brengt, vooruitdenkt en zorgt dat alles op rolletjes loopt.

Hoe klinkt dit? Interesse? Ik zie graag je sollicitatie tegemoet!

• Een jaarcontract (de intentie is om jarenlang samen te werken);
• Bruto salaris tot ruim € 5.000 ,- bruto per maand;
• Prima pensioenregeling;
• NS-Business Card 1e klas voor woon-werk- en zakelijke reizen (parkeren is hier niet handig, te duur);
• Standplaats: Utrecht (naast CS), met flexibele mogelijkheden voor thuiswerken.