Secretaris SO Amsterdam • HLS

Vacature in het kort

Volledige vacaturetekst

Referentie: HLS-V19590

Werken voor de gemeente Rotterdam is werken voor een stad die zichzelf steeds opnieuw uitvindt. Die bekend staat als innovatief en internationaal. Een stad met complexe vraagstukken en grote maatschappelijke opgaven, in deze voorhoede werk jij. Met de stad als leerschool kun je aan de slag met onderwerpen waar jij van bent en van wilt zijn. Voor en samen met meer dan 630.000 Rotterdammers. Bij zo’n stad hoort een eigentijdse overheid. Een organisatie die jou de ruimte geeft om te groeien, die je de vrijheid en verantwoordelijkheid biedt om Rotterdam en jezelf vooruit te helpen.

Jouw functie
Je werkt in een politiek-bestuurlijke omgeving en in een grote organisatie met omvangrijke ambities voor de stad. Dat maakt dat achter de schermen processen goed moeten lopen. Als secretaris ben je op de hoogte van de formele en informele procedures en ken je de mensen die daarvoor relevant zijn. Je werkt op het snijvlak van inhoud en proces. Van nature kan je snel schakelen. Het ene moment ben je secretaris van een belangrijk overleg, het andere moment lees je mee met een gevoelig stuk en de volgende dag sta je aan de lat om een ingewikkelde kwestie goed in de organisatie te beleggen.

De taken bestaan uit:
-Je bent secretaris van een wekelijks overleg van een wethouder. Je zorgt dat de stukken op tijd binnen zijn, in het juiste format en met alle benodigde akkoorden.
-Je bent secretaris voor één of meerdere inhoudelijke overleggen van de directie SO
-Indien nodig kun je collega’s in het team ondersteunen bij het begeleiden van bestuurlijke stukken richting college en gemeenteraad

Jouw profiel
Als secretaris is het van belang dat je secuur werkt, ook onder tijdsdruk. We hebben namelijk te maken met wekelijkse deadlines. Je bent daarom stressbestendig. Daarnaast ben je behulpzaam als collega’s iets willen agenderen en daarvoor niet de juiste procedures kennen. Als je ziet dat iets beter kan of niet goed loopt, wacht je niet af maar neem je zelf initiatief. Inhoudelijke ben je niet de expert, maar je kan wel het overzicht houden over veel verschillende dossiers en je kunt snel op een nieuw dossier inspringen als dat nodig is. Tot slot sta je stevig in je schoenen als collega’s proberen om werkafspraken heen te werken.

Eisen
-Je hebt minimaal een afgeronde Hbo-opleiding;
-Je hebt minimaal 1 jaar werkervaring bij een overheidsorganisatie of andere organisatie in de (semi)publieke sector;
-Je hebt minimaal 1 jaar aantoonbare werkervaring met secretariswerkzaamheden zoals het voorbereiden van overleggen, verslaglegging en het uitzetten en opvolgen van acties die daaruit voortkomen.

Wensen
-Je hebt werkervaring in een bestuurlijke setting waarbij je hebt gewerkt met of voor wethouders, raadsleden of vergelijkbare bestuurlijke functionarissen;
-Je hebt werkervaring in een bestuurlijke setting waarbij je hebt gewerkt met of voor wethouders, raadsleden of vergelijkbare bestuurlijke functionarissen, bij een gemeente met minimaal 200.000 inwoners;
-Je hebt minimaal een hbo-opleiding afgerond in de richting van Bestuurskunde of vergelijkbaar.

De afdeling
De afdeling directie- en bestuursondersteuning (DBO) coördineert en adviseert de bestuurlijke besluitvorming van SO, bedrijfsvoering en informatievoorziening. In alles is de afdeling –als spin in het web– verbonden met de organisatie, directie en het bestuur. Je vormt een team met de andere (directie-)secretarissen en -adviseurs en directiesecretaresses. Collega’s zijn collegiaal, hardwerkend en resultaatgericht.

Salaris