Veranderbegeleider Haarlem • FlexIntens Werving, Selectie & Detachering

Vacature in het kort

Volledige vacaturetekst

We willen een organisatie zijn waar iedereen zich welkom voelt. Een plek waar verschillen juist van waarde zijn.

Opdracht
Achtergrond van het project
De VRK is in 2025 met het project MijND met een duidelijke ambitie. Die luidt een toekomstbestendige digitale werkomgeving creëren waarin mensen, informatie en technologie samenkomen. MijND wordt de centrale toegangspoort voor alle medewerkers veilig, gebruiksvriendelijk en afgestemd op hun dagelijkse praktijk.

De ontwikkeling van MijND volgt drie leidende principes:

1. Gebruiker centraal de inrichting sluit aan op het werk en de behoeften van verschillende typen medewerkers.
2. Policy-based design kaders, normen en regels zijn ingebouwd in het systeem, waardoor medewerkers worden ondersteund bij verantwoord en veilig werken.
3. Informatie op orde MijND draagt bij aan een duurzaam beheer van informatie gedurende de hele levenscyclus.

Tussen 2025 en 2030 bouwen we stap voor stap aan deze digitale basis. Een omgeving die niet alleen voldoet aan wet- en regelgeving, maar ook ruimte biedt aan innovatie, samenwerking en de inzet van nieuwe technologieën zoals kunstmatige intelligentie.

Voor dit project zijn wij op zoek naar een Veranderbegeleider MijND.

De veranderbegeleider zorgt dat de teams binnen MijND in beweging komen én blijven. Hij of zij verbindt de vraag van gebruikers met het juiste aanbod aan ondersteuning en kennis. De veranderbegeleider zorgt dat teams weten wat er van hen verwacht wordt, binnen welke kaders ze werken en welke mijlpalen ze moeten halen.

Missie en reikwijdte
De veranderbegeleider MijND:

• Activeert en begeleidt meerdere (minimaal vier) teams gelijktijdig die met MijND aan de slag gaan
• Verbindt teams met de juiste kennis, loketten en experts
• Zorgt dat teams duidelijke instructies en richting krijgen voor het uitvoeren van de noodzakelijke taken m.b.t. informatiehuishouding
• Identificeert behoefte aan ondersteuning/kennis/middelen bij de teams die werken aan de verandering van de informatiewerkwijze
• Is de ogen en oren van de organisatie als het gaat om informatiebehoefte en verbeterkansen
• Ontwikkelt verbetervoorstellen voor de veranderbegeleiding en (deel)producten van het MijND project
• Controleert of teams de vastgestelde kaders en richtlijnen correct opvolgen
• Bewaakt planning, mijlpalen en deadlines
• Registreert tijdsbesteding om het budget effectief te benutten
• Rapporteert over voortgang en resultaten
• Ondersteunt bij communicatie en interne uitingen

Belangrijkste rollen en verantwoordelijkhededen van de Veranderbegeleider

Belangrijkste rollen

• Verandergids begeleidt teams stap voor stap bij de overgang naar MijND en stimuleert gewenst gedrag.
• Verbinder legt actief de koppeling tussen project, organisatie en teams.
• Signaleerder herkent vroegtijdig knelpunten, weerstand en verbeterkansen.
• Communicator vertaalt projectinformatie naar begrijpelijke taal voor verschillende doelgroepen.
• Coach ondersteunt teamleiders en medewerkers bij het toepassen van nieuwe werkwijzen.
• Toetser bewaakt kaders, afspraken en kwaliteit van uitvoering.
• Katalysator brengt energie, focus en voortgang in het veranderproces.

Belangrijkste verantwoordelijkheden

• Zorgen dat teams de verandering begrijpen, omarmen en toepassen.
• Coördineren van de veranderactiviteiten per team en afstemmen met projectleiding.
• Vertalen van feedback uit teams naar concrete verbeteracties voor MijND.
• Opstellen van korte voortgangsrapportages met focus op impact en risicos.
• Zorgen voor zichtbaarheid en heldere communicatie over de voortgang.
• Samenwerken met communicatieadviseurs en productteams voor eenduidige boodschap.
• Actief bijdragen aan kennisdeling tussen teams en het versterken van de verandercommunity.

Governance en rapportage structuur project MijND
MijND kent een duidelijke governance-structuur om besluitvorming en verantwoording te waarborgen. De veranderbegeleider opereert binnen deze structuur en stemt zijn of haar werkzaamheden af met de projectmanager.

Bevindingen, signalen en voortgang worden periodiek gedeeld via korte rapportages en in overlegmomenten met de projectmanager. Daarbij wordt nadrukkelijk aandacht besteed aan impact op de teams, risicos in de uitvoering en verbeterkansen voor het verandertraject.

De veranderbegeleider werkt nauw samen met de teams die overgaan naar MijND, de functioneel beheerder, DIV, de communicatieadviseur en de vertegenwoordigers van de bouwgroepen.

De veranderbegeleider neemt actief deel aan projectoverleggen, brengt praktijkinzichten in en levert input voor besluitvorming. Als schakel tussen uitvoering en projectorganisatie zorgt hij of zij dat besluiten goed landen, acties voortvarend worden opgepakt en waardevolle teaminformatie wordt benut in de stuurgroep en bij de verdere ontwikkeling van MijND.

Zo ontstaat een continue terugkoppeling tussen praktijk en project, waarmee sturing op inhoud, gedrag en resultaat wordt versterkt.

Escalaties
Bij knelpunten bespreekt de veranderbegeleider deze met de projectmanager en levert de nodige informatie aan voor een zorgvuldige beoordeling. Indien nodig ondersteunt hij of zij bij de verdere escalatie richting stuurgroep of opdrachtgever.

Stakeholder betrokkenheid en communicatie
De veranderbegeleider onderhoudt actief contact met de teams die met MijND aan de slag zijn en gaan, teamleiders, bouwgroepen, communicatieadviseur en projectmanager. Hij of zij deelt informatie duidelijk en op het juiste moment, signaleert draagvlak of weerstand en vertaalt dit naar gerichte acties. De veranderbegeleider faciliteert het uitgangspunt van het project de gebruiker centraal stellen en zoekt en onderhoudt proactief de verbinding met alle betrokken stakeholders.

Gevraagd

Onze opdrachtgever heeft eisen en wensen geformuleerd. Aan alle eisen moet worden voldaan om in aanmerking te komen voor deze functie. Voor deze functie zijn de volgende eisen en wensen geformuleerd:

Eisen:

1. Aantoonbare afgeronde opleiding op minimaal hbo bachelor niveau
2. Minimaal 5 jaar aantoonbare werkervaring metverander- en adoptietrajecten bij een overheidsorganisatie
3. Aantoonbare werkervaring met het begeleiden van teams in de invoering van digitale of hybride werkomgevingen (zoals Microsoft 365 of vergelijkbare cloudoplossingen). Geef hiervan een duidelijk voorbeeld in het CV
4. Aantoonbaar afgeronde cursus of opleiding Lean Green Belt

Wensen:

1. Minimaal 8 jaar aantoonbare werkervaring met verander- en adoptietrajecten bij een overheidsorganisatie
2. Aantoonbaar afgeronde cursus of opleiding Lean Black Belt
3. Aantoonbare werkervaring methet opstellen van voortgangsrapportages en het vertalen van signalen uit de praktijk naar verbetervoorstellen. Geef hiervan een duidelijk voorbeeld in het CV
4. Aantoonbare werkervaring met informatiemanagement en de impact van kaders en regelgeving. Geef hiervan een duidelijk voorbeeld in het CV

Aanbod

• Voorafgaand aan het voorstellen, maken we afspraken over het tarief, gericht op de specifieke opdracht.
• Kan een opdracht niet ingevuld worden als zelfstandig professional of gaat jouw voorkeur uit naar detachering (loondienst)? Onze dienstverlening voorziet ook daarin, waarbij we de beloningsstructuur van de opdrachtgever hanteren middels de inlenersbeloning.
• Na overeenstemming te hebben bereikt in de financiële voorwaarden, stellen wij jouw profiel op in het format voor de betreffende opdrachtgever. We vragen van jou een verduidelijk op de wijze van voldoen aan de gestelde eisen en wensen, om de match zo duidelijk mogelijk te maken. Ook een motivatiebrief om jouw drijfveren en toegevoegde waarde aan het licht te brengen, wordt gevraagd. Hierin treden wij op als sparringpartner.
• Wij verzorgen het voorstel en informeren je zo snel mogelijk over de voortgang hiervan.

Waar je gaat werken