Adviseur Kabinetszaken & Managementondersteuning (24 uur per week) Heeze • ZuidProfs

Vacature in het kort

Volledige vacaturetekst

Ben jij een representatieve, politiek sensitieve professional met een scherp oog voor protocol en organisatie? Heb je ervaring als rechterhand van het management? Dan is deze functie als Adviseur Kabinetszaken & Managementondersteuning iets voor jou.

In deze rol adviseer, organiseer en coördineer je representatieve en protocollaire aangelegenheden namens het college van burgemeester en wethouders. Daarnaast ondersteun je het managementteam (MT) en de gemeentesecretaris bij besluitvorming, verslaglegging en organisatiebrede bijeenkomsten. Je werkt in het hart van de organisatie, waarbij bestuurlijke sensitiviteit, discretie en oog voor detail essentieel zijn. Je schakelt moeiteloos tussen ceremoniële taken, beleidsontwikkeling en managementondersteuning en werkt samen met twee bestuurssecretaresses, waarbij jullie elkaar waar nodig vervangen.

• Adviseren over representatie, relatiegeschenken, onderscheidingen en gemeentelijke profilering.
• Ontwikkelen van beleid op het gebied van relatiebeheer, protocol en waarderingsbeleid.
• Organiseren en coördineren van officiële ontvangsten, herdenkingen en evenementen zoals Lintjesregen, Dodenherdenking, Koningsdagreceptie, Carnaval (sleuteloverdracht, evaluatie), Nieuwjaarsreceptie, Brabantse Dag, Veteranenbijeenkomst, Naturalisatiedag.
• Bezoeken aan jubilarissen, 100-plussers en kindervakantieweken.
• Uitvoeren van protocollaire taken, schrijven van toespraken en begeleiden van sociale bezoeken.
• Beheren van het budget en vertrouwelijke kabinetszaken.

• Ondersteunen van het MT en de gemeentesecretaris bij besluitvormingsprocessen.
• Verslaglegging van MT-overleggen en bewaken van opvolging.
• Ondersteunen van vier afdelingsmanagers met agendabeheer.
• Organiseren van interne bijeenkomsten, zoals de inspiratiedag.
• Fungeren als achtervang voor het bestuurssecretariaat.

• HBO werk- en denkniveau.
• Aantoonbare ervaring met kabinetszaken, representatie en/of managementondersteuning.
• Uitstekende organisatorische en communicatieve vaardigheden.
• Kennis van protocol, etiquette en bestuurlijke verhoudingen.
• Politiek-bestuurlijke sensitiviteit en discretie.
• Zelfstandigheid, nauwkeurigheid en een proactieve werkhouding.

• Flexibel en stressbestendig
• Klantgericht en zorgvuldig
• Planmatig en resultaatgericht
• Representatief en dienstverlenend

Waar je gaat werken

• De meeste functies zijn tijdelijke functies voor een langere periode. Soms met uitzicht op vast.
• ZZP is niet altijd mogelijk.
• Goede beheersing van het Nederlands is voor alle functies vereist
• Ervaring bij een overheidsorganisatie is een grote pré, soms een eis.
• We ontvangen graag jouw CV in het Nederlands, liefst in Word format.
• Vermeld je functies en werkzaamheden inclusief jaartallen en maanden, meest recente bovenaan.