Afdelingssecretaris/secretaresse Haarlem • Buurts

Buurts is een organisatie in Haarlem die zich richt zich op duurzame ondersteuning van alle inwoners die dit nodig hebben. Ons doel? Sterke, sociale en veilige wijken creëren waar mensen met plezier samenleven. Bouw jij mee aan deze uitdagende missie?  

Het bestuurssecretariaat bestaat op dit moment uit twee collega’s, de bestuurssecretaris en de directiesecretaresse. Zij werken nauw samen ter ondersteuning van het bestuur. De directiesecretaresse verzorgt de secretariële ondersteuning van de twee bestuursleden. Graag breiden we het secretariaat uit met een afdelingssecretaris die primair ter ondersteuning van vijf managers gaat werken.

Als afdelingssecretaris speel je een cruciale rol in de ondersteuning van onze vier gebiedsmanagers en de manager Waardevol Werk. Jij zorgt ervoor dat hun dag efficiënt verloopt door secretariële en administratieve taken uit handen te nemen. Daarnaast bied je waar mogelijk ook licht administratieve ondersteuning aan teamleiders. Jouw taken bestaan onder andere uit:

• Agenda- en agendabeheer: je plant en beheert afspraken voor de gebiedsmanagers, zowel intern als extern;
• Plannen en organiseren van bijeenkomsten: van het reserveren van ruimtes tot het regelen van lunches – jij hebt alles tot in de puntjes verzorgd;
• Contacten onderhouden: je hebt een centrale rol in het schakelen tussen interne en externe partijen;
• Beheer van de jaarkalender: jij zorgt ervoor dat deadlines en belangrijke afspraken nooit uit het oog worden verloren;
• Administratieve ondersteuning: je organiseert Outlook-accounts, houdt distributielijsten bij en stemt zaken af met de directiesecretaresse;
• Voorbereiding en ondersteuning van overleggen: incidenteel notuleer je waar nodig en bewaak je actiepunten;
• Ad hoc werkzaamheden: geen dag is hetzelfde! Of het nu gaat om last-minute wijzigingen in planningen of een creatieve oplossing voor een uitdaging – jij regelt het.

Jij bent een proactieve en georganiseerde aanpakker die energie krijgt van structuur aanbrengen en het ondersteunen van managers. Je herkent jezelf in het volgende:

• Je hebt een secretariële opleiding afgerond en minimaal 3 jaar ervaring opgedaan in een vergelijkbare secretariële of administratieve rol;
• Je hebt MBO+ werk- en denkniveau;
• Je Nederlandse taalvaardigheid is zowel schriftelijk als mondeling uitstekend;
• Je bent handig met Outlook, Office-programma’s en andere digitale systemen;
• Je neemt initiatief en lost knelpunten creatief op. Je kunt opdrachten goed vertalen naar uit te zetten acties én je kunt zelfstandig werken en vindt dit ook fijn;
• Daarnaast kun je ook goed samenwerken met je directe collega's;
• Je hebt een flexibele en oplossingsgerichte houding als plannen wijzigen, zie jij dat als een uitdaging, niet als een probleem;
• Je hebt een goed oog voor detail en bewaakt overzicht in een dynamische omgeving;
• Je bent communicatief sterk en weet hoe je effectief kunt schakelen met verschillende belanghebbenden.

• Een veelzijdige baan in een veranderende organisatie;
• Jaarcontract voor 24 uur per week (bij goed functioneren wordt dat daarna voor onbepaalde tijd);  
• Salaris conform cao Sociaal Werk schaal 6 (minimaal € 2.903,- en maximaal € 4.335,- op basis van 36 uur) en afhankelijk van opleiding en ervaring;
• Overige arbeidsvoorwaarden conform CAO Sociaal Werk waaronder: vakantiegeld 8%, individueel keuzebudget, loopbaanbudget, eindejaarsuitkering 8,3% en pensioen PFZW.

Enthousiast geworden? Leuk! Vul dan dit formulier in. Voor meer informatie over de vacature kun je contact opnemen met Nathalie van ’t Hooft (HR medewerker) via of via de button "Solliciteer nu" op deze pagina..