Administratief Medewerker Projecten regio Leiden
Dosign Engineering
Administratief Medewerker Projecten regio Leiden
Samenvatting
Wat krijg je?
Wat ga je doen?
- Verzamelen van alle relevante projectdocumentatie
- Controleren van projectdocumenten op volledigheid en juistheid
- Digitaliseren, beheren en archiveren van documenten in het informatiesysteem
- Bijhouden en structureren van certificaten, werkbonnen en checklists
- Samenstellen van volledige opleverdossiers volgens klant- en projectnormen
Wat verwachten wij?
- MBO diploma Bedrijfskunde of vergelijkbare opleiding
- MBO 4 in een administratieve of technische richting
- Minimaal 2 jaar ervaring in administratieve functie
- Zeer goede computervaardigheden in MS Office pakket
Volledige vacaturetekst
Beheer en structureer als Administratief Medewerker Projecten de complete documentatie rond waterzuiveringsinstallaties voor farmacie, zorg en industrie. Je houdt certificaten, tekeningen en opleverdossiers strak op orde, ondersteunt projectteams en denkt mee over slimmere processen. Daarbovenop biedt het bedrijf van de opdrachtgever ruimte om je verder te ontwikkelen via opleidingen en groeikansen. Ontdek wat deze technische rol zo interessant maakt.
Beheer en structureer als Administratief Medewerker Projecten / projectondersteuner techniek alle documentatie rond waterzuiveringsinstallaties voor farmacie, gezondheidszorg en industrie. Je zorgt dat certificaten, tekeningen, testrapporten en opleverdocumenten volledig, correct en digitaal beschikbaar zijn, zodat projecten veilig en volgens norm worden opgeleverd. Je ondersteunt projectleiders met projectadministratie, facturatievoorbereiding en communicatie met leveranciers en klanten. Tegelijkertijd draag je bij aan kwaliteitsborging en procesverbetering in de digitale documentstroom.
Je komt te werken bij een internationaal technisch bedrijf dat zich richt op het ontwerpen en bouwen van waterzuiveringsinstallaties voor onder andere farmaceutische bedrijven, ziekenhuizen en industriële klanten. De organisatie combineert engineering, productie en projectrealisatie onder één dak en werkt nauw samen met gespecialiseerde partners in de watertechnologie. Administratie en projectinformatie worden vastgelegd in moderne ERP-systemen (zoals SAP of Exact), MS Office en digitale documentbeheersystemen. Binnen het bedrijf is veel aandacht voor duurzame oplossingen en het verminderen van de milieu-impact van industriële processen. Medewerkers krijgen ruimte om zich verder te ontwikkelen via opleidingen en doorgroeimogelijkheden.
- Verzamelen van alle projectdocumentatie zoals certificaten, tekeningen, handleidingen en testrapporten
- Controleren van ontvangen documenten op volledigheid en juistheid
- Beheren van documenten, inclusief digitaliseren en archiveren in het informatiesysteem
- Bijhouden en structureren van certificaten, werkbonnen en checklists voor projecten
- Samenstellen van complete opleverdocumenten en -dossiers volgens klant- en projectnormen
- Ondersteunen van projectleiders en projectteams met administratieve taken
- Verwerken van urenregistraties en projectgebonden correspondentie
- Afstemmen met leveranciers en onderaannemers over administratieve stukken
- Voorbereiden van (concept)facturen en verwerken van werkbonnen voor het facturatieproces
- Afstemmen met finance en projectleiding over facturatiegerelateerde gegevens
- Signaleren van afwijkingen in documentatie en initiëren van correcties
- Bijwerken van administratieve procedures waar nodig ten behoeve van kwaliteitsborging
- Onderhouden van contact met interne collega’s zoals projectleiders, werkvoorbereiding en magazijn
- Beantwoorden en oplossen van administratieve vragen van klanten
- Meedenken over procesverbetering in de documentstroom en voorstellen doen voor efficiëntere werkprocessen.
- Beschikken over MBO werk- en denkniveau (niveau 4) in een administratieve of technische richting, of gelijkwaardig
- Minimaal 1-2 jaar ervaring in een administratieve functie, bij voorkeur in projectondersteuning of techniek
- Beheersen van de Nederlandse taal vloeiend, mondeling en schriftelijk
- Engels op basisniveau is voldoende
- Hebben van zeer goede computervaardigheden in MS Office (bijvoorbeeld Word en Excel)
- Ervaren zijn met administratieve software
- bij voorkeur met ERP-systemen zoals SAP of Exact
- Nauwkeurig, proactief en gestructureerd kunnen werken
- Klantgericht en communicatief vaardig zijn in contact met interne en externe partijen
- Ervaring met projectadministraties in techniek of installatieprojecten is een pré
- Kennis van of affiniteit met technische tekeningen en installatieprocessen is een pré
- In het bezit zijn van rijbewijs B (in verband met incidentele bezoeken aan projectlocaties).
- Wij hanteren Gelijkwaardig Belonen. Dit betekent dat jouw arbeidsvoorwaarden als Dosign-professional volledig gelijkwaardig zijn aan die van een collega die rechtstreeks bij onze opdrachtgever in dienst is. Afhankelijk van de opdrachtgever en jouw profiel kun je rekenen op arbeidsvoorwaarden zoals:
- Een passend salaris op basis van opleiding, ervaring en functie-inhoud
- Verlofregelingen zoals vakantiedagen en ADV
- Eventuele extra’s zoals een dertiende maand, bonus- of winstdelingsregeling
- Een pensioenregeling en toegang tot collectieve verzekeringen
- Opleidings- en ontwikkelbudgetten, inclusief trainingen via onze eigen Dosign Academy
- Thuiswerkvergoeding, Overwerktoeslag en overige vergoedingen.
Over de werkgever
Zo werkt solliciteren
- Snel en eenvoudig via je mobiel
- Solliciteer in 1 minuut
- Reactie via mail, telefoon of appje
