Locatiemanager / Hoofdbeheerder van een MFL in het centrum van Helmond

Functie: Locatiemanager/Hoofdbeheerder (LM/HB)
Doel van de functie
Het optimaal exploiteren, beheren en onderhouden van een accommodatie, de inventaris en materialen en het zorgen voor een efficiënt, veilig en klantgericht gebruik van de accommodatie/wijkhuis.
Daarnaast is de LM/HB operationeel verantwoordelijk voor het aansturen van het personeel en de groep vrijwilligers.
Organisatorische positie

• De LM/HB ontvangt hiërarchisch leiding door afgevaardigde van het stichting bestuur.
• De LM/HB geeft functionele leiding aan Beheerder 1, de Assistent Beheerder en vrijwilligers

Resultaatgebieden
Werkzaamheden coördineren

• Geeft functioneel aanwijzingen aan medewerkers door de kwaliteit en kwantiteit van de uitvoering van de dagelijkse werkzaamheden te controleren en coördineren en medewerkers te begeleiden, instrueren, coachen en motiveren, waar nodig.
• Zorgt voor de juiste kwantitatieve en kwalitatieve bezetting binnen het team; maakt zelf of delegeert het maken van de dienstroosters.
• Fungeert als eerste aanspreekpunt voor medewerkers en delegeert het aanspreekpunt van de vrijwilligers.
• Draagt samen met Beheerder 1 zorg voor het BHV beleid binnen de accommodatie

Resultaat: Medewerkers aangestuurd, zodanig dat zij de doelstellingen ten aanzien van hun werkzaamheden hebben gerealiseerd.
Accommodatie exploiteren en beheren (taken hieronder kunnen uiteraard gedelegeerd worden maar blijven eindverantwoordelijkheid van LM/HB).

• Opent een accommodatie en sluit deze overeenkomstig de vastgestelde tijdsbepalingen en het werkrooster.
• Verzorgt de planning, verhuur en reserveringen van ruimtes binnen de accommodatie, volgens daartoe geldende regels en maakt afspraken met de gebruikers. Levert de juiste gegevens aan voor de facturatie.
• Beheert de kas en zorgt voor de afdracht van inkomsten uit de exploitatie volgens daartoe geldende afspraken.
• Zorgt voor de in- en verkoop van bar-artikelen, houdt de voorraad bij en maakt afspraken met leveranciers.
• Zorgt voor de orde, rust, veiligheid en hygiëne voor een optimaal en veilig leefklimaat in en nabij de accommodatie met inachtneming van de huidige wet- en regelgeving. Spreekt bij verstoringen betrokkenen hierop aan.
• Is verantwoordelijk voor het sleutel beheer van de accommodatie.
• Houdt toezicht op en bewaakt een correct gebruik van materialen in en rondom de accommodatie en wijst gebruikers op de naleving van veiligheidsvoorschriften en huisregels.
• Fungeert als aanspreekpunt met betrekking tot klachten op het gebied van werk- en leefklimaat en het gebruik van de aanwezige voorzieningen;

Resultaat: Accommodatie geëxploiteerd en beheerd, zodanig dat ruimten conform afspraken zijn verhuurd enbetrokkenen op een veilige wijze gebruik kunnen maken van de accommodatie.
Contacten onderhouden

• Fungeert als aanspreekpunt voor intern en extern betrokkenen en medegebruikers met betrekking tot het gebruik de accommodatie en de aanwezige voorzieningen.
• Onderhoudt relevante contacten op wijkniveau.
• Vervult een intermediaire rol tussen bezoekers, deelnemers en hulp- en dienstverleners.
• Onderhoudt (telefonisch) contacten met leveranciers voor informatie uitwisseling.
• Begeleidt in voorkomende gevallen externe partijen, zoals leveranciers en de technische dienst, binnen de accommodatie.
• Onderhoud persoonlijk contact met de financieel administratief medewerker ten einde tot het goed voeren van de financiële administratie en de daarbij behorende resultaat en rapportages.

Resultaat: Contacten onderhouden, zodanig dat alle interne en externe personen bij de LM/HB terecht kunnen voor vragen, opmerkingen of klachten en hiertoe op juiste wijze geïnformeerd worden.
Het (mede) organiseren en faciliteren van activiteiten

• Daar waar de behoefte bestaat onderneemt LM/HB actie als het gaat om het organiseren van activiteiten waarbij een ondersteunende en faciliterende rol voor de activiteit noodzakelijk is.
• In bijzondere gevallen het nemen van initiatieven om tot activiteiten te komen.

Resultaat: Optimaal en maximaal aantal activiteiten georganiseerd binnen de beschikbare accommodatie.
Voorraad beheren

• Zorgt voor tijdige signalering van verbruik van bar-artikelen zodat er door LM/HB tijdig bar-artikelen kan worden ingekocht conform daartoe geldende afspraken.
• Registreert inkoop en verkoop van bar-artikelen, zodat kas in orde is.
• Is eindverantwoordelijk voor de inkoop van benodigde artikelen ten einde een succesvolle exploitatie te komen.

Resultaat: Voorraad beheerd, zodanig dat voldoende voorraad aanwezig is.
Gebouw(en) en inventaris mede onderhouden

• Signaleert beschadigingen of vernielingen aan de accommodatie, installaties en/of apparaten die niet zelf opgelost kunnen worden en rapporteert deze aan de Coördinator facilitair.
• Laat algemene, reparatie- en onderhoudswerkzaamheden (aan gebouwen en inventaris) uitvoeren en vraagt indien nodig hiervoor offertes een aanbieding aan.
• Laat storingen aan technische installaties verhelpen.

Resultaat: Gebouw(en) en inventaris zijn mede onderhouden, zodanig dat medewerkers en klanten van de organisatie
op een veilige wijze van de gebouwen en overige voorzieningen gebruik kunnen maken.
Interne werkzaamheden verrichten

• Assisteert bij voorkomende interne werkzaamheden, zoals het specifiek inrichten van een ruimte ten behoeve van een te organiseren activiteit.
• Verricht licht administratieve taken, zoals het verwerken van administratieve gegevens aangaande exploitatie van de accommodatie en het registeren van bezoekersaantallen.

Resultaat: Interne werkzaamheden verricht, zodanig dat een optimale ondersteuning is geboden bij diverse benodigde werkzaamheden.
Intermediair naar Stichting bestuur:

• Is eerste aanspreek persoon voor het stichting bestuur als het gaat om operationele zaken binnen het wijkhuis.
• Is budget verantwoordelijk voor die zaken waar de LM/HB zijn/haar verantwoordelijkheden over draagt (conform management overeenkomst).
• Pakt primair alle HRM gerelateerde zaken naar het personeel op, indien gewenst met ondersteuning van bestuurslid met HRM portefeuille.

Resultaat: Ontzorgende rol richting stichting bestuur welke zich meer en meer kan richten op controlerende taken dan uitvoerende taken.

Gevraagd

Profiel van de functie
Kennis

• MBO+ / HBO werk- en denkniveau.
• Kennis van de huidige wet- en regelgeving op het gebied van veiligheid en hygiëne.
• Basiskennis van het gebruik van een computer en relevante software.

Specifieke kenmerken

• Sociale vaardigheden voor het onderhouden van interne en externe contacten en het beheren van de accommodatie (omgang met personeel, vrijwilligers en klanten).
• Zelfstandige werkhouding in het uitvoeren van werkzaamheden binnen de gestelde richtlijnen (bestuur stelt een management overeenkomst op).
• Ordelijkheid en nauwkeurigheid voor het op de juiste wijze registreren en verwerken van kasstromen en andere financiële gegevens.
• Dienstverlenende en klantgerichte instelling.
• Representatief gedrag bij persoonlijke contacten.
• Sociaal maatschappelijke grondslag (filosofie van doelstellingen wijkhuis uitdragen in handelen en communicatie).\
• Ervaring in een leidinggevende rol binnen de Horeca is een hele grote pre !

Aanbod

Valt onder CAO zorg en Welzijn