Officemanager v/m

• DienstverbandFulltime
• Uren per week24 - 40 in overleg
• StandplaatsOmgeving Nibbixwoud
• OpleidingsniveauHBO

Office Manager Mbo+, Hbo werk- en denkniveau

De Office manager is verantwoordelijk voor het efficiënt ondersteunen van de organisatie op administratief en facilitair gebied. De functie draagt zorg voor een goed georganiseerde kantooromgeving, ondersteunt de financiële administratie en zorgt ervoor dat administratieve informatie volledig, digitaal en toegankelijk wordt vastgesteld. Daarnaast ondersteunt de Office manager de dagelijkse bedrijfsvoering door facilitaire werkzaamheden te coördineren.

Wat ga je doen:

1. Documentbeheer en digitalisering

*. Zorgdragen voor logische en uniforme digitale archiefstructuur

*. Bewaken van de kwaliteit, volledigheid en vindbaarheid van documenten

1. Administratieve ondersteuning

*. Ondersteunen van de financiële administratie van zowel Admiraal als het Shared Service Center.

*. Verwerken en controleren van administratieve gegevens

*. Ondersteunen bij factuurverwerking en administratieve controles

*. Ondersteunen bij rapportages en overzichten

1. Facilitaire coördinatie

*. Coördineren van facilitaire zaken binnen de vestiging

*. Bestellen van kantoorartikelen en overige benodigdheden

*. Verzorgen van inkoop keuken artikelen, bedrijfsborrels en tuinonderhoud

*. Eerste aanspreekpunt voor facilitaire leveranciers

1. Kantoor organisatie

* zorgdragen voor een representatieve en goed georganiseerde werkomgeving

*. Signaleren van verbeterpunten binnen administratieve en facilitaire processen

*. Ontvangen van bezoekers en ondersteunen van collega’s waar nodig

1. Procesverbetering

*. Actief meedenken over digitalisering en verdere professionalisering van administratieve processen

*. Initiëren van verbeterpunten in documentbeheer en kantoororganisatie

*. Ondersteunen bij de implementatie van nieuwe werkwijzen en systemen

Wie Zoeken wij

Wij zoeken een spil van onze kantoor organisatie. Je ziet werk liggen, neemt initiatief en zorgt ervoor dat collega’s worden ontzorgd. Je vindt het leuk om afwisseling te hebben tussen administratieve werkzaamheden, facilitaire coördinatie en het verder professionaliseren van de organisatie. Dankzij jouw gestructureerde manier van werken zijn documenten snel terug te vinden, verlopen administratieve processen soepel en is het kantoor goed georganiseerd.

Opleiding en vaardigheden,

*. Mbo+, Hbo werk en denk niveau.

*. Ervaring in een administratieve of Office managementniveau.

*. Ervaring met Microsoft Office (Word, Excel en outlook).

*. Ervaring met digitale documentverwerking en archivering.

*. Affiniteit met een technische bouwkundige organisatie is een pré!

Werving Herken jij je in deze vacature dan nodigen wij je alvast uit voor deze sollicitatie en mocht je toch nog vragen hebben dan bel je met ons Tel: of stuur ons je mail met een volledig CV en wij nemen zo spoedig mogelijk contact met je om de functie te bespreken. Welkom