Managementondersteuner Ministerie van Buitenlandse Zaken

Jij ziet wat er nodig is voordat iemand erom vraagt. Gebruik jouw organisatietalent als managementondersteuner bij Buitenlandse Zaken.

Van een agenda in Den Haag tot een diplomatieke reis naar Oeganda: jij zorgt dat alles geregeld is. Als managementondersteuner bij het ministerie van Buitenlandse Zaken houd jij overzicht in een omgeving waar veel tegelijk gebeurt. Je ondersteunt de Directie Sub-Sahara Afrika en zorgt dat afspraken, informatie en praktische zaken op het juiste moment bij de juiste persoon terechtkomen. Geen dag is hetzelfde: vandaag plan je een overleg, morgen regel je de praktische zaken voor een internationale reis.

Je houdt je onder andere bezig met:

• Het beheren van de agenda van het afdelingshoofd en het plannen van afspraken.
• Het beheren van mailboxen en telefoontjes. Je beantwoordt vragen zelfstandig of zorgt dat ze bij de juiste collega terechtkomen.
• Het voorbereiden en ondersteunen van vergaderingen, inclusief het maken van verslagen en het verzamelen van de benodigde stukken.
• Het organiseren van evenementen en teamactiviteiten, van locatie en uitnodigingen tot naamkaartjes en andere praktische zaken.
• Het ondersteunen bij Note verbales, nota’s en brieven.
• Het aanmelden en ontvangen van bezoekers en hen begeleiden naar hun afspraak.
• Het regelen van praktische zaken rondom internationale reizen.

Dat laatste kan behoorlijk concreet zijn. Gaat een collega bijvoorbeeld naar Oeganda? Dan zorg jij voor de memo voor het diplomatiek paspoort, lever je de juiste documenten aan bij de Visumbalie en stem je hotel en transfer af met de ambassade. Jij hoeft niet zelf op reis, maar zorgt er wel voor dat de reis achter de schermen goed geregeld is.

Je werkt 36 uur per week, start zo snel mogelijk en de opdracht loopt tot uiterlijk 3 augustus 2026. Hybride werken is mogelijk.

Jij houdt ervan als zaken geregeld zijn. Ook wanneer er meerdere vragen, afspraken en verzoeken tegelijk binnenkomen, houd jij het overzicht. Je stelt prioriteiten, werkt nauwkeurig en ziet wat er moet gebeuren zonder dat iemand je daar steeds aan hoeft te herinneren.

Je bent daarnaast:

• Mbo werk- en denkniveau, bij voorkeur met een secretariële of administratieve opleiding.
• Minimaal 2 jaar relevante werkervaring.
• Zeer goede beheersing van de Nederlandse en Engelse taal, zowel mondeling als schriftelijk.
• Ervaren in plannen, organiseren en het beheren van een volle agenda.

Je werkt bij het Ministerie van Buitenlandse Zaken (BZ) in Den Haag. Binnen de Directie Sub-Sahara Afrika (DAF) werk je mee aan een breed scala aan internationale onderwerpen. Denk aan politieke relaties, economische diplomatie en ontwikkelingssamenwerking.

DAF bestaat uit ongeveer 35 medewerkers, verdeeld over twee afdelingen en vijf regio’s: West-Afrika, de Sahel, de Hoorn van Afrika, de Grote Meren en Zuidelijk Afrika. De directie werkt samen met onder andere ambassades, de Tweede Kamer, de Europese Unie, Afrikaanse ambassades en multilaterale organisaties.

Een internationale werkomgeving dus, waarin jouw organisatietalent ervoor zorgt dat achter de schermen alles op rolletjes loopt.

• Een salaris van € 2943,42 tot € 3660,24 o.b.v. 36 uur/ schaal 6, cao Rijksoverheid.
• Reiskostenvergoeding waarbij het OV volledig wordt vergoed.
• Reizen met eigen vervoer geldt een vergoeding van € 0,07 cent per km.
• Deelname aan een pensioenregeling, op te bouwen vanaf week 1.
• Je bouwt naar rato 28,89 dagen per jaar op en je ontvangt 8% vakantiegeld over je verdiende salaris.
• Een eindejaarsuitkering.
• Een gratis wisselend aanbod aan opleidingen & workshops.

• Ons team met adviseurs staat altijd voor je klaar, ook bij vragen over plezier in je werk, mantelzorg of je financiële situatie.
• Gratis opleidingen en workshops zowel online als op locatie door de beste trainers.
• Betaal minder belasting met onze reiskosten-uitruilregeling.
• Korting op je (zorg)verzekeringen en sportabonnement.

Reageer op deze vacature. Heb je een vraag over deze vacature? Neem dan telefonisch contact met Karina of Kelly via 06-21979356 of via de button "Solliciteer nu" op deze pagina..