Managementondersteuner

Een agenda die verandert, een overleg dat voorbereid moet worden en collega’s op posten in het buitenland die informatie nodig hebben: jij houdt het overzicht. Kom jij het team in Den Haag versterken?

Als managementondersteuner help je de Hoofddirectie Postennet (HDPN) om het werk goed te organiseren. Je ondersteunt de directeur en plaatsvervangend directeur en werkt samen met een klein team. Jij zorgt dat informatie vindbaar is, afspraken doorgaan en acties niet blijven liggen.

Jouw werkzaamheden:

• Je beheert de agenda’s van de directeur en plaatsvervangend directeur.
• Je bereidt dossiers voor hun bijeenkomsten voor.
• Je beheert de gezamenlijke mailbox en stuurt berichten gericht door.
• Je plant vergaderingen en bijeenkomsten en regelt of deze op locatie, online of telefonisch plaatsvinden.
• Je maakt de agenda en het verslag van het stafoverleg en houdt acties bij.
• Je houdt contactlijsten en de interne teampagina actueel.
• Je helpt om informatie in de systemen van het team actueel te houden.

Je werkt 36 uur per week in Den Haag. Je start zo snel mogelijk voor zes maanden, met kans op verlenging.

Jij vindt het leuk om orde te brengen in een volle agenda en een team verder te helpen. Je ziet wat aandacht nodig heeft, denkt mee en herinnert collega’s op een prettige manier aan afspraken. Verandert de planning? Dan schakel je snel.

Verder:

• Ken je de organisatie van het ministerie van Buitenlandse Zaken goed.
• Beheers je het Engels goed, omdat berichten aan de posten in het Engels worden verstuurd.
• Werk je zorgvuldig met vertrouwelijke informatie.
• Houd je overzicht en stel je prioriteiten als er meerdere verzoeken tegelijk zijn.
• Werk je graag samen en houd je rekening met wat er binnen de organisatie speelt.

Je werkt bij de Hoofddirectie Postennet van het ministerie van Buitenlandse Zaken. Het team bestaat uit ongeveer zeven medewerkers en werkt met collega’s in Den Haag en op de posten. Zo krijg je contact met veel verschillende mensen binnen de organisatie. Het team hecht waarde aan samenwerking, goede dienstverlening en werkplezier.

• Een salaris van € 3097,00 tot € 3984,00 o.b.v. 36 uur/ schaal 7, cao Rijksoverheid.
• Reiskostenvergoeding waarbij het OV volledig wordt vergoed.
• Reizen met eigen vervoer geldt een vergoeding van € 0,07 cent per km.
• Deelname aan een pensioenregeling, op te bouwen vanaf week 1.
• Je bouwt naar rato 28,89 dagen per jaar op en je ontvangt 8% vakantiegeld over je verdiende salaris.
• Een eindejaarsuitkering.
• Een gratis wisselend aanbod aan opleidingen & workshops.

• Ons team met adviseurs staat altijd voor je klaar, ook bij vragen over plezier in je werk, mantelzorg of je financiële situatie.
• Gratis opleidingen en workshops zowel online als op locatie door de beste trainers.
• Betaal minder belasting met onze reiskosten-uitruilregeling.
• Korting op je (zorg)verzekeringen en sportabonnement.

Reageer op deze vacature. Heb je een vraag over deze vacature? Neem dan telefonisch contact met Kelly of Karina via 06-21979356 of via de button "Solliciteer nu" op deze pagina..