Secretarieel Medewerker Onderwijs Neurologie

Een belangrijk onderdeel van jouw functie is het ondersteunen en organiseren van het onderwijs dat de stafleden van Neurologie verzorgen. Dit onderwijs is bedoeld voor bachelorstudenten Geneeskunde, Klinische Technologie en Biomedische Wetenschappen. Het gaat om verschillende onderwijsvormen, zoals hoorcolleges, werkgroepen, practica en digitaal onderwijs.

Jij ondersteunt de organisatie hiervan. Je stemt planningen en afspraken af, verwerkt wijzigingen en houdt overzicht over wat er geregeld moet worden. Daarbij werk je met verschillende roosters en systemen. Je vindt het leuk om uit te zoeken hoe alles op elkaar kan aansluiten en denkt mee wanneer een planning moet worden aangepast. De inhoud van het onderwijs ligt bij de stafleden; jij helpt ervoor te zorgen dat zij dit goed kunnen verzorgen.

Naast de onderwijsondersteuning maak je deel uit van het stafsecretariaat. Samen met drie collega’s verzorg je de administratieve en secretariële ondersteuning van de medisch specialisten en onderzoekers. Je ondersteunt hen bij werkzaamheden die buiten de directe patiëntenzorg vallen. Voor een aantal stafleden ben jij het vaste aanspreekpunt, waardoor je goed weet wat er speelt en welke ondersteuning zij nodig hebben.

Je werkzaamheden bestaan onder andere uit:

• Onderwijs organiseren en ondersteunen: je helpt bij de planning en administratieve voorbereiding van verschillende onderwijsactiviteiten en stemt praktische zaken af met de betrokken stafleden.
• Agenda’s en afspraken beheren: je plant afspraken waarbij meerdere agenda’s op elkaar moeten aansluiten, verwerkt wijzigingen en bewaakt het overzicht.
• Vergaderdossiers bijhouden: je zorgt dat de bijbehorende documenten overzichtelijk en actueel zijn.
• Correspondentie afhandelen: je behandelt Nederlandstalige en Engelstalige e-mails en zorgt dat vragen bij de juiste persoon terechtkomen.
• Stafleden en projecten ondersteunen: je pakt uiteenlopende administratieve en organisatorische werkzaamheden op en helpt bij de voortgang van praktische zaken.
• Ondersteunen bij HR-administratie: je helpt bij administratieve werkzaamheden rondom bijvoorbeeld de komst, doorstroom of het vertrek van medewerkers.
• Congresbezoeken en dienstreizen plannen: je ondersteunt stafleden bij de organisatie en de bijbehorende afspraken.
• Bestellingen plaatsen: je bestelt onder andere kantoorartikelen en onderzoeksbenodigdheden voor de afdeling.

Binnen het secretariaat heeft iedereen eigen werkzaamheden, maar jullie helpen elkaar waar nodig. Bij drukte of afwezigheid neem je taken van collega’s over. Dat vraagt om flexibiliteit en een goede onderlinge afstemming.

Je haalt er voldoening uit wanneer zaken goed geregeld zijn en collega’s op jouw ondersteuning kunnen vertrouwen. Je werkt nauwkeurig, komt afspraken na en gaat zorgvuldig om met vertrouwelijke informatie. Je wacht niet altijd op een vraag, maar ziet zelf wat er moet gebeuren en neemt daarin initiatief.

Omdat je verschillende stafleden ondersteunt en meerdere werkzaamheden naast elkaar uitvoert, is het belangrijk dat je overzicht houdt en prioriteiten kunt stellen. Je blijft rustig wanneer een agenda verandert of een verzoek tussendoor komt. Je communiceert duidelijk over wat mogelijk is en zoekt samen met collega’s naar een passende oplossing.

Daarnaast breng je het volgende mee:

• Mbo- of hbo-werk- en -denkniveau.
• Een goede beheersing van de Nederlandse en Engelse taal, zowel mondeling als schriftelijk.
• Ervaring met MS Office, met name Excel en Outlook.
• Affiniteit met het afstemmen van roosters en het werken met verschillende systemen.
• Een servicegerichte instelling en oog voor detail.
• Het vermogen om zelfstandig te werken en tegelijkertijd de samenwerking met collega’s op te zoeken.
• Voorkeur beschikbaarheid op dinsdag, woensdag en donderdag.

Ervaring met het maken van onderwijsroosters is een sterke pré. Heb je daarnaast ervaring met de administratie rondom HR-processen, zoals de in-, door- en uitstroom van medewerkers? Dan komt dat in deze functie goed van pas.

• Een functie voor 24 tot 28 uur per week.
• Een salaris tussen € 2.677,- en € 3.678,- bruto per maand op basis van een fulltime dienstverband, conform schaal 6 van de cao UMC.
• Een tijdelijk dienstverband met uitzicht op vast.
• Een afwisselende combinatie van onderwijsondersteuning, planning en secretariële werkzaamheden.
• Een plek binnen een hecht secretariaatsteam van vier collega’s, waarin jullie elkaar helpen en werkzaamheden samen afstemmen.
• Een inhoudelijk interessante werkomgeving waarin je samenwerkt met medisch specialisten en onderzoekers.
• Ruimte om mee te denken over de organisatie van werkzaamheden binnen het secretariaat.

Je gaat aan de slag bij een academisch ziekenhuis in Leiden. Hier komen specialistische patiëntenzorg, wetenschappelijk onderzoek en onderwijs samen. Medewerkers werken dagelijks aan het verbeteren van de zorg en het opleiden van toekomstige zorgprofessionals en onderzoekers.

De afdeling Neurologie is een grote en dynamische afdeling met 22 neurologen en meerdere wetenschappelijk onderzoekers. Zij houden zich bezig met uiteenlopende neurologische aandoeningen, waaronder beroertes, de ziekte van Parkinson en Huntington, epilepsie, hoofdpijn en spierziekten. Door de combinatie van zorg, onderzoek en onderwijs lopen er veel verschillende werkzaamheden naast elkaar.

Het stafsecretariaat zorgt voor de administratieve en organisatorische ondersteuning die daarbij nodig is. Je komt terecht in een collegiaal team waarin jullie veel met elkaar afstemmen en op elkaar kunnen rekenen. Vanuit jouw rol draag je bij aan goed georganiseerd onderwijs en help je stafleden hun werkzaamheden soepel te laten verlopen.