Managementassistent huisvesting

Als Managementassistent huisvesting in de regio Den Haag ondersteun je meerdere huisvestingstrajecten door structuur aan te brengen en processen te verbeteren. Je creëert overzicht in lopende projecten zodat de projectsecretaris en het team efficiënt kunnen werken. Met jouw proactieve aanpak voorkom je knelpunten, beheer je documentatie zorgvuldig en zorg je dat afspraken en overleggen soepel verlopen.

Je hebt een projectmatige rol waarin je meerdere huisvestingstrajecten ondersteunt en structuur brengt in uiteenlopende werkzaamheden. Als Managementassistent huisvesting werk je nauw samen met de projectsecretaris huisvesting en met projectteams om documenten, planning en voortgang overzichtelijk te houden. Een typische werkdag bestaat uit het prioriteren van taken, het voorbereiden van overlegmomenten en het bewaken van processen, zodat projecten efficiënt doorlopen en knelpunten vroegtijdig zichtbaar worden.

Je opereert zelfstandig in een omgeving die nog niet volledig is ingericht en neemt initiatief om processen en procedures te verbeteren. Daarbij maak je je snel nieuwe materie eigen en schakel je vloeiend tussen interne collega’s en externe partijen. Als Managementassistent huisvesting signaleer je risico's, draag je oplossingen aan en ondersteun je op uitvoerend en operationeel niveau, zodat het projectteam effectief door kan werken.

• Je ondersteunt huisvestingstrajecten op operationeel niveau.
• Je ondersteunt de projectsecretaris huisvesting.
• Je beheert agenda's en bereidt overleggen voor.
• Je ontvangt en meldt bezoekers aan.
• Je ordent, beheert en structureert documentatie.
• Je schakelt tussen meerdere projecten tegelijk.
• Je signaleert knelpunten en doet verbetervoorstellen.
• Je stemt af met interne collega’s en externe partijen.
• Je vangt proactief signalen op, duidt ze en speelt ze door.

Gevraagd

• Je bent een zeer ervaren (min. 7 jaar) managementassistent met een can-do mentaliteit.
• Je maakt je snel nieuwe materie eigen.
• Je verbetert processen en procedures en voert ze door waar mogelijk.
• Je hebt ervaring met projectmatige ondersteuning (geen directieondersteuning).
• Je schakelt goed tussen verschillende projecten.
• Je beheerst het Microsoft Office-pakket uitstekend.