Inkoopadministrateur - Cluster BCO

In het kort: Je gaat bestelaanvragen controleren, omzetten naar inkooporders, collega’s adviseren over aanbestedingen en bestelprocessen, contract- en dossieradministratie in Oracle bijhouden en fungeren als aanspreekpunt voor inkoopvragen van interne klanten en leveranciers.

Jij bent bekend met het motto van Rotterdam ‘geen woorden, maar daden’. Een ideale functie voor iemand die graag de handen uit de mouwen steekt. Naast het maken van de nodige meters ben jij het gezicht van de afdeling Frontoffice Inkoop. Je schakelt met interne klanten, leveranciers en collega’s. Jij weet ze allemaal te voorzien van de juiste informatie als het gaat om inkoopzaken en inkoopprocedures.

Jouw functie
Na een heerlijk kopje Rotterdamse koffie ga je aan de slag met een aantal bestelaanvragen. Je controleert ze op volledigheid en juistheid, zet ze om in een inkooporder en stuurt ze door naar de leverancier. In de middag heb je een afspraak met één van je interne collega’s die advies nodig heeft voor een aanbesteding. Je levert input en adviseert over het bestelproces.

Vervolgens pak je met je collega’s de onvolledige dossiers op en zorg je ervoor dat alle gegevens juist verwerkt worden in het systeem Oracle. Je checkt of alle gegevens juist zijn aangeleverd door de inkopers en stuurt de contracten door naar de aanbestedingsspecialisten voor een laatste check. Verder ben je ook verantwoordelijk voor contracten die administratief verlengd moeten worden. Tegen het eind van het jaar sluiten we aan de hand van lijstwerk de inkoopordernummers af en helpen we elkaar in deze drukke periode waar nodig is.

Jouw Profiel
Je bent dé inkoopadministrateur met een hands-on mentaliteit en durft in ons frisse jonge team in elk gat te springen. Met jouw leervermogen laat jij zien dat je aan de hand van informatie, handleidingen en instructies het werk snel kunt oppakken. Je gaat daarbij integer en proactief te werk. Daarnaast ben je communicatief zeer vaardig en weet jij sterk maar dienstverlenend op te treden naar interne klanten, leveranciers en collega’s. Je bent resultaatgericht en laat dit terugzien in de opgeleverde dossiers. Goed samenwerken en flexibiliteit vind je belangrijk. Daarentegen kun je ook goed zelfstandig werken en krijg je met regelmaat complimenten terug uit je team over jouw probleemoplossend vermogen. Je werkt accuraat en planmatig, daarnaast ben je ondernemend en kom je tijdens een teamvergadering geregeld met goede ideeën om de klanttevredenheid nog meer te verhogen.

De afdeling
De afdeling Inkoop en Aanbestedingszaken van het cluster Bestuurs- en Concernondersteuning (BCO) van de gemeente Rotterdam draagt zorg voor de steeds verdere professionalisering van de inkoopfunctie binnen de gemeente en draagt zorg voor het efficiënt, doelmatig en rechtmatig inkopen van leveringen, diensten en werken ten behoeve van het concern. Uitgangspunt is dat inkoop ingezet wordt om via de externe markt ‘het beste voor Rotterdam’ te verkrijgen. Dit impliceert dat middels inkoop een bijdrage wordt geleverd aan het verwezenlijken van concerndoelstellingen, zoals het realiseren van besparingen, het optimaliseren van bedrijfsprocessen, kansen bieden voor mensen met een afstand tot de arbeidsmarkt en het verwezenlijken van duurzaamheidsdoelstellingen.

Om tot deze doelstellingen te komen is een goed ingerichte en efficiënte inkoopadministratie van belang. De afdeling Inkoop en Aanbestedingszaken bestaat uit meerdere backoffice teams (inkopers) en de Frontoffice Inkoop. Als inkoopadministrateur ben je werkzaam bij de Frontoffice van de afdeling Inkoop en Aanbestedingszaken en is het eerste ingangspunt voor de clusters en leveranciers bij vragen over inkoop.

Onze organisatie
Werken voor de gemeente Rotterdam is werken voor een stad die zichzelf steeds opnieuw uitvindt. Die bekend staat als innovatief en internationaal. Een stad met complexe vraagstukken en grote maatschappelijke opgaven, in deze voorhoede werk jij. Met de stad als leerschool kun je aan de slag met onderwerpen waar jij van bent en van wilt zijn. Voor en samen met meer dan 630.000 Rotterdammers. Bij zo’n stad hoort een eigentijdse overheid. Een organisatie die jou de ruimte geeft om te groeien, die je de vrijheid en verantwoordelijkheid biedt om Rotterdam en jezelf vooruit te helpen.

Eisen
-Dienstverband: Detachering
- De CV dient opgesteld te zijn in het Nederlands.
- maximaal 5 A4 enkelzijdig groot.
- Kandidaat is afgelopen 2 jaar niet in dienst geweest van de gemeente Rotterdam.
- Je hebt minimaal een afgeronde Hbo-opleiding;
- Je hebt werkervaring, opgedaan in de afgelopen twee jaar, als inkoopadministrateur met hierbij de volgende werkzaamheden:
- Het toetsen van binnenkomende bestelaanvragen op rechtmatigheid en doelmatigheid. De uitkomsten op een nauwkeurige wijze vastleggen;
- Het verstrekken van inkoopopdrachten aan leveranciers;
- Aanspreekpunt voor inkoopvraagstukken;
- Adviseren van collega’s tbv inrichting van bestelprocessen;
- Je hebt kennis van en werkervaring met het systeem Oracle Cloud opgedaan in de afgelopen twee jaar.

Wensen
- Geef aan of de kandidaat beschikt over een afgeronde inkoopopleiding: Nevi 1, Nevi 2 of een afgeronde minor inkoop. Yes (10 punten)
- Werkervaring opgedaan als medewerker debiteuren of medewerker crediteuren. (25 punten)
- Werkervaring opgedaan als inkoopadministrateur/operationeel inkoper binnen een gemeente. (30 punten)
- Geef aan of de kandidaat kennis heeft van en werkervaring heeft met een contractbeheersysteem. Yes (15 punten)
- Je hebt een afgeronde inkoopopleiding: Nevi 1, Nevi 2 of een minor inkoop afgerond;
- Je hebt werkervaring opgedaan als medewerker debiteuren of medewerker crediteuren;
- Je hebt werkervaring opgedaan als inkoopadministrateur/operationeel inkoper binnen een gemeente;
- Je hebt kennis van en werkervaring met een contractbeheersysteem.

Overige informatie
Optie tot verlenging: Ja, 2 x 4 maanden
Gespreksdatum: Week 41/42
Dienstverband: Detachering

Over de opdrachtgever
De gemeente Rotterdam is een grote gemeente in Zuid-Holland met ongeveer 650.000 inwoners. Het is een dynamische stad met een rijke geschiedenis en diverse culturele en recreatieve mogelijkheden. Rotterdam staat bekend om zijn moderne architectuur, zoals de Erasmusbrug en de Markthal. Daarnaast is de stad een belangrijke havenstad en een knooppunt van internationale handel. Rotterdam heeft een levendig stadscentrum met veel winkels, restaurants en uitgaansgelegenheden. De gemeente Rotterdam zet zich in voor de ontwikkeling en het welzijn van haar inwoners, en biedt een breed scala aan diensten en voorzieningen.

De sluitingsdatum van deze opdracht is de harde deadline van onze opdrachtgever.
- Om je krachtig voor te kunnen dragen hebben wij minimaal één werkdag nodig om samen met jou alle bescheiden in orde te maken.
- Wanneer je interesse hebt in deze opdracht en overtuigd bent van een sterke match, reageer dan direct!
- Naast een actueel en op de opdracht gericht CV zullen wij altijd vragen om een bondige persoonlijke motivatiebrief (inclusief een toelichting per functie-eis en -wens) en een indicatief uurtarief/maandloon.
Op basis van deze informatie kunnen wij voor je aan de slag! We nemen contact met je op om alle verdere details goed door te nemen en duidelijke afspraken met je te maken.