Administratieve ondersteuner

In het kort: Je gaat meldingen van inwoners verwerken, administratieve processen bewaken, overleggen organiseren en notuleren, begraafplaatsadministratie bijhouden en inwoners ondersteunen met vragen over de openbare ruimte.

Organisatie
Het is goed werken voor de inwoners, organisaties en bedrijven in de zes dorpen die samen onze gemeente vormen. We weten dat we elkaar nodig hebben om de gemeente De Bilt leefbaarder, groener, duurzamer en ondernemender te maken. Om het voor de 42.000 mensen nog fijner te maken om hier te wonen, te werken en te recreëren. Mensenwerk dus. Onze ongeveer 250 medewerkers laten zich elke dag weer inspireren door de wensen en ontwikkelingen in Bilthoven, De Bilt, Groenekan, Maartensdijk, Hollandsche Rading en Westbroek. Steeds vaker werken wij binnen een netwerk van inwoners en bedrijven, dat zelf zaken voor elkaar kan krijgen. Mensen, middelen en technieken slim aan elkaar knopen: dat is onze kracht. Door meer en betere samenwerking binnen de organisatie en met externe partners: dat is de werkelijke innovatie in onze manier van werken.

Opdracht
Als administratief ondersteuner ben je een onmisbare schakel binnen het team. Je zorgt ervoor dat processen soepel verlopen, houdt overzicht en ondersteunt collega’s bij uiteenlopende werkzaamheden. Je werkt nauwkeurig, gestructureerd en hebt oog voor detail.

Werkzaamheden

Klachten- en meldingenafhandeling
Je werkt met ons zaaksysteem waarin meldingen van inwoners over de openbare ruimte binnenkomen. Je:
- beoordeelt, sorteert en registreert meldingen
- zet meldingen uit bij de juiste beheerder of afdeling
- bewaakt de voortgang en houdt overzicht over de afhandeling
- verwerkt terugkoppelingen en meldt zaken administratief af in het systeem
- archiveert meldingen zorgvuldig en volgens de richtlijnen

Algemene administratieve ondersteuning
Je ondersteunt het team met diverse organisatorische en administratieve taken:
- plannen en coördineren van afspraken en overleggen
- opstellen en bijhouden van actie- en besluitenlijsten
- bewaken van deadlines en opvolging van acties
- notuleren tijdens overleggen en uitwerken van verslagen
- verwerken en archiveren van documenten en correspondentie

Begraafplaatsadministratie
Je draagt bij aan het beheer van de administratie rondom begraafplaatsen, een wettelijke taak van de gemeente:
- bijhouden en actualiseren van registraties
- verwerken van aanvragen en mutaties
- archiveren van gegevens conform wet- en regelgeving
- ondersteunen bij vragen van inwoners over begraafplaatsen

Aanvullende werkzaamheden
Naast bovenstaande taken kun je ook worden ingezet voor:
- ondersteunen bij (kleine) projecten en beheerswerkzaamheden
- opstellen van eenvoudige rapportages en overzichten
- signaleren van knelpunten in werkprocessen en meedenken over verbeteringen
- ondersteunen bij bewonerscommunicatie, zoals het versturen van brieven of informatie

De werkzaamheden maken integraal onderdeel uit van de reguliere bedrijfsvoering en worden verricht binnen de bestaande organisatiestructuur. De medewerker maakt deel uit van het team, neemt deel aan interne overleggen en werkt onder dagelijkse aansturing van de verantwoordelijke manager. Prioriteiten, werkzaamheden en gewenste resultaten worden vastgesteld door de organisatie. Vanwege het belang van continuïteit, kennisborging en nauwe samenwerking met interne stakeholders is sprake van een structurele rol binnen het team die volledige inbedding in de organisatie vereist.

Wat ga jij doen?
Als administratief medewerker openbare ruimte ben je een belangrijke schakel binnen ons team. Je zorgt dat meldingen van inwoners goed en snel worden opgepakt en dat de administratie op orde is.

Je verwerkt meldingen in ons zaaksysteem, zet deze uit bij de juiste collega en bewaakt de voortgang. Ook zorg je voor een goede terugkoppeling en afronding van de meldingen.

Daarnaast ondersteun je het team bij de dagelijkse werkzaamheden. Denk aan het plannen van overleggen, bijhouden van acties en besluiten, verslaglegging en het verwerken en archiveren van documenten.

Ook verzorg je de administratie rondom onze begraafplaatsen. Je houdt registraties actueel, verwerkt aanvragen en mutaties en helpt inwoners met vragen.

Je krijgt daarnaast ruimte om mee te denken over het verbeteren van onze werkprocessen en wordt ingezet bij verschillende kleine projecten en werkzaamheden binnen de openbare ruimte.

Werkdagen
De opdracht wordt vervuld op de volgende werkdagen: Ma - Di - Wo - Do - Vr
Is hybride werken mogelijk: ja (liever niet)

Eisen
-Dienstverband: Detachering
- Maximaal 5 pagina’s cv, excl. motivatiebrief (1 pgn) en excl. voorblad (1 pgn), opgesteld in het Nederlands (minimaal 2 referenties, bestaande uit naam, functie en organisatie) in pdf.
- 1. Aantoonbare afgeronde opleiding op minimaal mbo niveau 4;
- 2. Aantoonbare werkervaring met administratieve werkzaamheden binnen de openbare ruimte of een vergelijkbare gemeentelijke werkomgeving.
- 3. Aantoonbare werkervaring met planning, verslaglegging, actie- en besluitenlijsten en administratieve ondersteuning van een team.

Wensen
- 4. Aantoonbare afgerond opleiding op minimaal mbo 4 niveau in de richting van administratieve, technische of civieltechnische richting; (10 punten)
- 5. Minimaal 3 jaar aantoonbare werkervaring met administratieve werkzaamheden binnen de openbare ruimte of een vergelijkbare gemeentelijke werkomgeving; (20 punten)
- 6. Aantoonbare werkervaring met begraafplaatsadministratie of aantoonbare werkervaring met een vergelijkbare wettelijke of gemeentelijke administratie; (20 punten)
- 7. Aantoonbare werkervaring met zaaksystemen, administratieve systemen en Microsoft office, benoem dit duidelijk in het cv; (20 punten)
- 8. Aantoonbare werkervaring met het beheren en bijhouden van administraties en registraties. Geef hier een duidelijk voorbeeld van in het cv (30 punten).
- Relevante werkervaring op soortgelijke opdrachten.
- Relevante werkervaring bij soortgelijke organisaties.

Competenties
- Zowel zelfstandig als in teamverband kunnen werken
- Politiek-bestuurlijk sensitief
- Goede beheersing van de Nederlandse taal, zowel in woord als geschrift

Overige informatie
Optie tot verlenging: Ja, mogelijk maar nog niet bekend
Gespreksdatum: Vrijdag 16 oktober 2026, van 09:00 uur tot 12:00 uur
Dienstverband: Detachering

Over de opdrachtgever
Gemeente De Bilt ligt in de provincie Utrecht en heeft ongeveer 42.000 inwoners. De gemeente bestaat uit verschillende dorpen, waaronder De Bilt, Bilthoven, Groenekan, Hollandsche Rading, Maartensdijk en Westbroek. De gemeente De Bilt staat bekend om haar groene karakter met diverse parken en landgoederen. In De Bilt kun je genieten van de rust en ruimte, maar ook van de vele culturele activiteiten die er worden georganiseerd. De gemeente De Bilt zet zich in voor een prettige leefomgeving voor haar inwoners en bezoekers. Met een actieve betrokkenheid van de gemeenschap en een divers aanbod van recreatieve mogelijkheden is De Bilt een aantrekkelijke gemeente om in te wonen en te verblijven.

De sluitingsdatum van deze opdracht is de harde deadline van onze opdrachtgever.
- Om je krachtig voor te kunnen dragen hebben wij minimaal één werkdag nodig om samen met jou alle bescheiden in orde te maken.
- Wanneer je interesse hebt in deze opdracht en overtuigd bent van een sterke match, reageer dan direct!
- Naast een actueel en op de opdracht gericht CV zullen wij altijd vragen om een bondige persoonlijke motivatiebrief (inclusief een toelichting per functie-eis en -wens) en een indicatief uurtarief/maandloon.
Op basis van deze informatie kunnen wij voor je aan de slag! We nemen contact met je op om alle verdere details goed door te nemen en duidelijke afspraken met je te maken.