Executive Assistant | 32 - 40 uur

Als Executive Assistant in Rijswijk ben jij de rechterhand van de Managing Director. Je kent zijn agenda, prioriteiten en manier van werken en zorgt ervoor dat hij zijn tijd kan besteden aan de zaken die er echt toe doen.

Voor deze internationale organisatie zoeken wij een ervaren Executive Assistant die verder kijkt dan afspraken plannen en vergaderingen organiseren. Je denkt vooruit, filtert wat belangrijk is, bewaakt acties en creëert rust en overzicht in een dynamische werkomgeving. Je bent minimaal 32 uur per week beschikbaar.

Ongeveer 75% van jouw tijd richt je je op de 1-op-1 ondersteuning van de Managing Director. Daarnaast ondersteun je de Finance Director bij werkzaamheden die beide directieleden raken, zoals gezamenlijke reizen, meetings en andere organisatorische zaken.

Je staat dicht bij de directie, maar midden in de organisatie. Daardoor heb je veel contact met collega's, HR, klanten, leveranciers en andere externe relaties.

Je bent verantwoordelijk voor de dagelijkse organisatie rondom de Managing Director. Je weet wat er speelt, ziet aankomen wat aandacht nodig heeft en zorgt dat afspraken, informatie en acties op het juiste moment samenkomen.

Je houdt je onder andere bezig met:

• Beheren en strategisch plannen van de complexe agenda van de Managing Director;
• Stellen en bewaken van prioriteiten en voorkomen dat de agenda onnodig volloopt;
• Voorbereiden, organiseren en opvolgen van afspraken en vergaderingen;
• Verzorgen en coördineren van correspondentie en communicatie;
• Voorbereiden en verzamelen van informatie die de Managing Director nodig heeft;
• Coördineren van nationale en internationale reizen;
• Afstemmen van gezamenlijke reizen en afspraken van directieleden;
• Organiseren van teammeetings en gezamenlijke bijeenkomsten;
• Notuleren van de maandelijkse MT-vergadering en bewaken van actiepunten;
• Bewaken van deadlines, afspraken en openstaande acties;
• Ondersteunen bij administratieve werkzaamheden, waaronder contractbeheer en facturatie;
• Structureren en beheren van documentatie;
• Afstemmen met interne afdelingen, waaronder HR;
• Professioneel onderhouden van contacten met collega's, klanten, leveranciers en andere stakeholders;
• Meedenken over efficiëntere werkprocessen en het praktisch inzetten van digitale tools en AI.

De kracht van deze functie zit in de intensieve samenwerking met de Managing Director. Naarmate je elkaar beter leert kennen, weet jij steeds vaker wat er nodig is zonder dat dit uitgebreid hoeft te worden besproken.

Je beheert zijn agenda daarom niet alleen, maar stuurt actief mee op zijn tijd en prioriteiten. Je herkent wanneer een afspraak anders georganiseerd kan worden, ziet wanneer voorbereiding nodig is en bewaakt ook de balans in een drukke agenda.

Tegelijkertijd is je blik breder dan één directielid. Door je samenwerking met de Financieel Directeur en je contacten binnen de organisatie weet je wat er speelt en kun je verbanden leggen.

Ook nieuwe manieren van werken krijgen ruimte. Er wordt gewerkt met onder andere Microsoft Teams, Loop, Office en SharePoint en de organisatie onderzoekt actief hoe AI praktisch kan worden ingezet. Je hoeft daarin geen expert te zijn. Nieuwsgierigheid en de drive om je werk steeds slimmer te organiseren zijn belangrijker.

Dit is een functie voor een ervaren Executive Assistant die niet alleen goed organiseert, maar daadwerkelijk vooruitdenkt op directieniveau.

Je krijgt het vertrouwen om zelfstandig te handelen, verantwoordelijkheid te nemen en steeds meer als vaste rechterhand van de Managing Director te functioneren.

Je bent een ervaren Executive Assistant, Personal Assistant of Directiesecretaresse die begrijpt dat ondersteuning op dit niveau draait om timing, vertrouwen en vooruitdenken.

Je wacht niet tot werkzaamheden bij je worden neergelegd. Je houdt zelf in de gaten wat eraan komt, welke informatie nog ontbreekt en waar actie nodig is. Ook wanneer prioriteiten gedurende de dag veranderen, behoud je overzicht en rust.

Daarnaast ben je toegankelijk en sociaal. Je staat dicht bij de Managing Director, maar bouwt net zo gemakkelijk een goede werkrelatie op met collega's en externe contacten. Je begrijpt dat juist die verbinding je helpt om je werk goed te doen.

• HBO werk- en denkniveau of vergelijkbaar;
• Minimaal 5 jaar relevante werkervaring als Executive Assistant, Personal Assistant, Directiesecretaresse of vergelijkbaar;
• Ervaring met intensieve 1-op-1 ondersteuning van een directielid of senior executive;
• Ervaring met complexe agenda's en snel veranderende prioriteiten;
• Ervaring met het organiseren van internationale reizen en meetings;
• Uitstekende beheersing van het Nederlands en Engels, mondeling en schriftelijk;
• Goede kennis van Microsoft Office;
• Ervaring met SharePoint is een pré;
• Affiniteit met moderne digitale tools en interesse in AI;
• Sterke organisatorische en communicatieve vaardigheden;
• Beschikbaarheid voor 32 tot 40 uur per week;
• Bereidheid om volledig vanuit het kantoor in Rijswijk te werken.

Je denkt vooruit en kijkt verder dan de afspraak die op dat moment in de agenda staat. Je begrijpt wat er voor en na een meeting nodig is, houdt rekening met voorbereiding en reistijd en durft prioriteiten ter discussie te stellen wanneer een agenda onwerkbaar dreigt te worden.

Je bent zorgvuldig zonder overal een ingewikkeld proces van te maken. Je schakelt snel, communiceert helder en weet wanneer je zelfstandig een beslissing kunt nemen en wanneer afstemming nodig is.

Discretie is vanzelfsprekend. Je werkt dicht op de directie, krijgt toegang tot vertrouwelijke informatie en gaat daar professioneel mee om. Tegelijkertijd ben je benaderbaar en verbindend en onderhoud je gemakkelijk contact met verschillende niveaus binnen en buiten de organisatie.

Je hebt je ervaring als Executive Assistant inmiddels ruimschoots opgebouwd en zoekt een rol waarin je die ervaring ook echt kunt benutten.

Hier krijg je het vertrouwen en de verantwoordelijkheid om niet alleen te ondersteunen, maar als rechterhand van de Managing Director daadwerkelijk het verschil te maken in zijn dagelijkse manier van werken.

Je gaat rechtstreeks in dienst bij een internationale organisatie met ongeveer 80 collega's. Vanuit het moderne kantoor in Rijswijk werk je in een professionele omgeving met korte lijnen tussen directie, teams en verschillende disciplines.

Je krijgt een zelfstandige positie dicht bij de besluitvorming. De Managing Director rekent op jouw inzicht en organisatievermogen en geeft je de ruimte om steeds meer vooruit te denken en zelfstandig te handelen.

Ook jouw eigen ontwikkeling krijgt aandacht. Er is ruimte om nieuwe kennis op te doen, processen slimmer te organiseren en mee te denken over het gebruik van nieuwe digitale mogelijkheden.

• Een functie voor 32 tot 40 uur per week;
• Een salaris tot maximaal € 75.000 bruto per jaar, afhankelijk van ervaring en achtergrond;
• Direct een contract bij de opdrachtgever;
• 25 vakantiedagen;
• De mogelijkheid om 10 extra vakantiedagen bij te kopen;
• Een goede pensioenregeling;
• Reiskostenvergoeding;
• Ruimte voor persoonlijke en professionele ontwikkeling;
• Een moderne werkplek in Rijswijk;
• Een internationale werkomgeving;
• Veel verantwoordelijkheid en direct contact met de directie;
• Ruimte voor eigen initiatief en ideeën;
• De mogelijkheid om mee te denken over efficiëntere processen en nieuwe digitale toepassingen.

De functie wordt volledig vanuit kantoor in Rijswijk uitgevoerd. Juist doordat je dagelijks aanwezig bent, weet je wat er binnen de organisatie speelt, zijn de lijnen met de Managing Director kort en kun je snel handelen wanneer prioriteiten veranderen.

Dit is geen Executive Assistant-rol waarin je vooral uitvoert wat in je mailbox verschijnt. Je krijgt juist de ruimte om vooruit te kijken, prioriteiten te bewaken en steeds meer zelfstandig te organiseren.

Een senior EA-positie voor iemand die rust creëert in een drukke directieomgeving, drie stappen vooruitdenkt en ervoor zorgt dat de Managing Director optimaal kan functioneren.