Directiesecretaresse

Als Bestuurs-/Directiesecretaresse ben jij de rechterhand van een bestuurder of directielid. Afhankelijk van je inzet ondersteun je bijvoorbeeld een gedeputeerde, de provinciesecretaris/algemeen directeur of een andere directiefunctie.

Je beheert complexe agenda's, beoordeelt de urgentie van afspraken en verzoeken en stelt zelfstandig prioriteiten. Daarbij kijk je verder dan de agenda van vandaag. Je denkt vooruit, signaleert mogelijke knelpunten en zorgt dat bestuurders en directie goed voorbereid aan hun werkzaamheden kunnen beginnen.

Je organiseert vergaderingen, overleggen en bijeenkomsten en zorgt dat alle benodigde stukken en informatie tijdig beschikbaar zijn. Ook bewaak je afspraken, acties en termijnen en verzorg je de inkomende en uitgaande communicatie, waaronder e-mail en post.

Daarnaast ben je een belangrijk aanspreekpunt voor collega's, bestuurders, directieleden en externe relaties. Je schakelt gemakkelijk tussen verschillende niveaus en weet hoe je zorgvuldig omgaat met vertrouwelijke informatie en bestuurlijk gevoelige onderwerpen.

Je werkt nauw samen met andere secretaresses en neemt werkzaamheden van collega's over wanneer dat nodig is. Ook denk je actief mee over het verbeteren van werkprocessen. Je ziet kansen om slimmer en efficiënter te werken en maakt daarbij graag gebruik van digitale hulpmiddelen.

Kortom: jij zorgt voor rust, structuur en overzicht in een dynamische bestuurlijke omgeving. En als de planning onverwacht verandert? Dan schakel jij moeiteloos mee.

• Inschaling: schaal 8, cao Provinciale sector.
• Opdracht voor duur van 3 maanden.
• 36 uur per week.

We zoeken een ervaren secretaresse die zelfstandig werkt, snel kan schakelen en gevoel heeft voor bestuurlijke en organisatorische verhoudingen. Je bent proactief, zorgvuldig en communicatief sterk. Je weet wanneer je moet meebewegen, maar durft ook op een prettige manier tegengas te geven als dat nodig is.

• Je beschikt over minimaal een relevante mbo+- of hbo-opleiding.
• Aantoonbare ervaring als bestuurs-, directie- of managementsecretaresse, bij voorkeur binnen een bestuurlijke of complexe organisatorische omgeving. Je hebt ervaring met agendabeheer en het organiseren van vergaderingen en bijeenkomsten.
• Je beschikt over uitstekende organisatorische en communicatieve vaardigheden, bent digitaal vaardig en hebt goede kennis van Microsoft Office.
• Ervaring met iBabs, digitale werkprocessen en moderne hulpmiddelen.

Waar je gaat werken

Voor een publieke organisatie in Friesland zoeken wij een ervaren Bestuurs-/Directiesecretaresse voor 32 tot 36 uur per week. Een veelzijdige functie waarin je bestuurders en directie ondersteunt en ervoor zorgt dat alles achter de schermen soepel verloopt.

Binnen deze organisatie wordt dagelijks gewerkt aan maatschappelijke en bestuurlijke vraagstukken die van belang zijn voor de provincie. Dat betekent volle agenda's, uiteenlopende belangen en regelmatig veranderende prioriteiten. Juist in zo'n omgeving is een goede secretaresse onmisbaar.

Door het vertrek van een collega is er ruimte ontstaan voor een zelfstandige en proactieve professional. Iemand die niet alleen afspraken plant en stukken organiseert, maar ook vooruitdenkt, overzicht houdt en precies aanvoelt wat op welk moment aandacht nodig heeft.