Office Manager notariskantoor, 4-5 dagen, VAST, Amsterdam

Voor een professioneel en gespecialiseerd notariskantoor in Amsterdam zoeken wij een Office Manager die overzicht brengt in een omgeving waar altijd iets gebeurt.

Op kantoor werken ongeveer 50 professionals. De sfeer is informeel en betrokken, het inhoudelijke niveau is hoog en gedurende de dag is er volop reuring. Collega’s lopen binnen met vragen, leveranciers staan voor de deur, er moet iets worden geregeld voor een borrel en ondertussen vraagt ook de dagelijkse kantoororganisatie om aandacht.

Precies daar kom jij in beeld.

ââââââ

Je komt terecht in een professioneel notariskantoor in Amsterdam waar circa 50 mensen werken. Er wordt op hoog niveau gewerkt voor ondernemingen en organisaties, maar intern zijn de lijnen kort en is de sfeer open en informeel.

Het is een kantoor waar mensen veel met elkaar samenwerken en waar gedurende de dag behoorlijk wat gebeurt. Voor deze functie is dat belangrijk: dit is geen plek waar je acht uur achter elkaar ongestoord één taak uitvoert. Juist de combinatie van mensen, organisatie, ad-hocvragen en praktische zaken maakt de rol.

Als Office Manager zorg jij ervoor dat het kantoor achter de schermen soepel draait. Je wacht niet af tot iemand je vertelt wat er moet gebeuren, maar ziet het werk liggen, bepaalt wat prioriteit heeft en pakt het op.

De ene dag organiseer je een kantoorborrel of overleg, de andere dag schakel je met een leveranciers over bureaus en printers.Tussendoor houd je de receptiemailbox in de gaten, regel je de lunch en zorg je dat praktische en administratieve zaken worden afgerond.

Je hebt veel verschillende lijntjes tegelijk lopen en juist dat vind je leuk. Je houdt overzicht, ook wanneer meerdere mensen tegelijkertijd iets van je nodig hebben.

Wat ga je onder andere doen?

Je bent verantwoordelijk voor een breed pakket aan organisatorische, facilitaire en administratieve werkzaamheden. Denk aan:

• beheren van de algemene/receptiemailbox en beantwoorden van de telefoon;
• organiseren van lunches en bestellen van boodschappen;
• bestellen van bloemen en kantoorbenodigdheden;
• voorraadbeheer;
• verwerken en sorteren van de post;
• contact onderhouden met leveranciers;
• printermanagement en andere facilitaire zaken;
• schakelen over bijvoorbeeld airconditioning en onderhoud van het pand;
• organiseren van borrels, bijeenkomsten en andere events;
• voorbereiden en organiseren van huurdersoverleggen;
• oppakken en afronden van uiteenlopende administratieve werkzaamheden;
• inspringen waar dat op dat moment nodig is.

Het takenpakket is breed en niet iedere dag laat zich vooraf plannen. Daarom zoeken we iemand die gemakkelijk schakelt en tegelijkertijd structuur weet aan te brengen.

Je bent iemand die van nature overzicht houdt. Je hoeft niet voor iedere stap instructies te krijgen, maar denkt zelf na: wat moet nu, wat kan straks en wat mag vooral niet blijven liggen?

Je bent servicegericht, maar ook zelfstandig. Mensen kunnen op je bouwen en je vindt het prettig om een centrale rol binnen een organisatie te hebben.

Daarnaast:

• beschik je bij voorkeur over hbo werk- en denkniveau;
• ben je gestructureerd en organisatorisch sterk;
• ben je flexibel en kun je snel schakelen;
• ben je zelfredzaam en neem je gemakkelijk initiatief;
• zie je werk liggen en wacht je niet af;
• kun je goed prioriteiten stellen;
• vind je het leuk om veel verschillende mensen gedurende de dag te spreken;
• ben je praktisch ingesteld: regelen, oplossen en door;
• ben je 4 of 5 dagen per week op kantoor beschikbaar.ââââââ
• Waarom deze functie?

• Omdat je hier een functie krijgt waarin je echt het verschil merkt als jij er bent.

  Jij bent degene die zorgt dat dingen geregeld zijn voordat anderen erom hoeven te vragen. Je brengt rust en structuur, houdt de dagelijkse kantoororganisatie bij elkaar en bent voor veel collega’s een belangrijk aanspreekpunt.

  Een mooie rol voor een ervaren Office Manager, maar óók voor iemand met een stevige organisatorische achtergrond die toe is aan meer eigen verantwoordelijkheid en graag het middelpunt van een dynamisch kantoor vormt.