Managementassistent

Krijg jij energie van organiseren en vooruitdenken? Geef het hoofd Concernstaf en de bestuurssecretaris de ruimte om hun werk goed te doen en draag bij aan de veiligheid in Gelderland-Zuid

Een complexe afspraak plannen, een bestuursvergadering voorbereiden of een nieuwe collega welkom heten: jij regelt het met aandacht. Als managementassistent bij Veiligheidsregio Gelderland-Zuid (VRGZ) ondersteun je het hoofd Concernstaf en de bestuurssecretaris. Je ziet wat er nodig is, denkt mee en neemt werk uit handen. Dankzij jou zijn agenda’s overzichtelijk, stukken compleet en afspraken duidelijk.

Jouw werkzaamheden:

• Je beheert agenda’s en vindt een passend moment voor afspraken met verschillende betrokkenen.
• Je leest mee in de mailbox van het hoofd Concernstaf en pakt taken actief op. Ook beheer je afdelingsmailboxen en handel je vragen en verzoeken af.
• Je bereidt besprekingen voor, volgt besluiten en afspraken op en maakt bij enkele vergaderingen de notulen.
• Je bereidt bestuursvergaderingen voor: je stelt agenda’s op, controleert stukken en verstuurt uitnodigingen en documenten.
• Je houdt verzendlijsten en archieven op orde en maakt samen met andere secretariaten jaarplanningen.
• Je helpt nieuwe collega’s aan een warm welkom en een goed voorbereide start.
• Je onderhoudt contact met collega’s en externe partners, zoals gemeenten.

Je werkt ongeveer 32 uur per week, van maandag tot en met donderdag. Eén dag per week thuiswerken is mogelijk, bij voorkeur op woensdag. Je start zo snel mogelijk, zodat de huidige managementassistent het werk goed aan je kan overdragen. De opdracht duurt ongeveer 3 tot 4 maanden, met kans op verlenging.

Jij wordt blij van een goed georganiseerde werkdag en helpt anderen graag vooruit. Je ziet wat aandacht nodig heeft en neemt zelf initiatief. Komen er meerdere vragen tegelijk binnen? Dan bepaal jij wat voorrang heeft en houd je overzicht. Je legt makkelijk contact, communiceert duidelijk en behandelt vertrouwelijke informatie zorgvuldig.

Verder heb je:

• Minimaal mbo-4 werk- en denkniveau.
• Ruime ervaring als managementassistent of in een vergelijkbare ondersteunende functie, bij voorkeur meer dan 5 jaar en in een bestuurlijke omgeving.
• Ervaring met Outlook, Word, Excel, Planner en OneNote.
• Ervaring met AFAS, Join en iBabs.

Je werkt bij Veiligheidsregio Gelderland-Zuid aan de Prof. Bellefroidstraat in Nijmegen. Je sluit aan bij de Concernstaf: een klein en warm team van 10 professionals die veelal zelfstandig werken. Met jouw organisatietalent help je deze collega’s verder en ondersteun je een organisatie die zich inzet voor de veiligheid in de regio.

• Een salaris van €2838,00 tot €4098,00 / schaal 7, cao CARUWO
• Een reiskostenvergoeding o.b.v. type vervoer.
• Je bouwt naar rato 28 vakantiedagen per jaar op en ontvangt 8% vakantiegeld over je verdiende salaris.
• Een eindejaarsuitkering.
• Pensioenopbouw vanaf dag 1.
• Jouw persoonlijk leerplatform met gratis e-learnings, workshops en trainingen.
• Doorbemiddeling bij einde opdracht of einde dienstverband.

• Ons team met adviseurs staat altijd voor je klaar, ook bij vragen over plezier in je werk, mantelzorg of je financiële situatie.
• Gratis opleidingen en workshops zowel online als op locatie door de beste trainers.
• Betaal minder belasting met onze reiskosten-uitruilregeling.
• Korting op je (zorg)verzekeringen en sportabonnement.

Reageer op deze vacature. Heb je een vraag over deze vacature? Neem dan telefonisch contact met Jeannah of Arsema via 0262042411 of via de button "Solliciteer nu" op deze pagina..