Secretaresse gedeputeerde staten

In het kort: Je gaat een gedeputeerde secretarieel ondersteunen, complexe agenda’s beheren, vergaderdossiers voorbereiden, voortgang bewaken en als professioneel aanspreekpunt samenwerken met bestuursadviseur, woordvoerder en collega-secretaresses.

Organisatie
Utrecht is een provincie om trots op te zijn. Gevarieerd, bruisend en met een rijke historie. Met veel verschillende levensstijlen, culturen en persoonlijke voorkeuren. Onze regio is een topregio met een innovatieve kenniseconomie.

Het is onze opgave om de aantrekkelijkheid van onze provincie te vergroten en groei zo te faciliteren dat de kwaliteit van onze ruimte behouden blijft. Samen met inwoners, bedrijven, organisaties en andere overheden werken het provinciebestuur en medewerkers met enthousiasme en daadkracht aan een gezonde en duurzame leefomgeving. Wij willen dat iedereen in de provincie Utrecht fantastisch woont, werkt en leeft. Daarom zorgen wij voor een goede balans tussen groen en groei.

Opdracht
Jij bent verantwoordelijk voor het professioneel ondersteunen van jouw gedeputeerde op secretarieel gebied. Je werkt nauw samen met de bestuursadviseur en de woordvoerder van jouw gedeputeerde. Samen vormen jullie een sterk team dat de gedeputeerde optimaal ondersteunt. Jij houdt de complexe agenda actueel en zorgt voor een duidelijke planning. Je bereidt vergaderdossiers voor en bewaakt de voortgang van afspraken. Als eerste aanspreekpunt communiceer je professioneel en vriendelijk, zowel met interne collega’s als externe relaties.

Je kunt snel schakelen en zelfstandig beslissingen nemen ben je wel gewend. Als er een stapje extra wordt gevraagd qua inzet dan ben je daartoe bereid! Het complexe agendabeheer vereist een nauw en zorgvuldig contact met zowel externe relaties als interne collega’s. Je draagt zorg voor een adequate agendaplanning en kunt hierover indien nodig adviseren. Jij weet mensen te vinden, en zij jou als het gaat om contact met de gedeputeerde. Je bent het visitekaartje van de gedeputeerde, wat zich uit in een zorgvuldige manier van communiceren (telefonisch, per mail en overige correspondentie). Daarnaast houd je je bezig met het voorbereiden en samenstellen van dossiers voor vergaderingen.

Met jouw gedeputeerde (gedeputeerde Leefomgeving) maak je afspraken over de ondersteuningsbehoefte, zodat je de voor hem passende kwaliteit van ondersteuning kunt leveren.

Provincie Utrecht kent 5 gedeputeerden met elk een secretaresse. Dit zijn je naaste collega's. Bij ziekte en verlof nemen jullie elkaar waar.

Toevoeging
De werkzaamheden behoren tot de reguliere taken van de functie medewerker secretariaat gedeputeerde staten. Dit betreft een bestaande functie binnen het functiehuis van de provincie. Je werkt zij aan zij met collega’s van provincie Utrecht.

De opdracht wordt uitgevoerd onder leiding en toezicht. U valt onder aansturing van de manager M. Hartmans.

Eisen
-Dienstverband: Detachering
- Maximaal 5 pagina’s cv, excl. motivatiebrief (1 pgn) en excl. voorblad (1 pgn), opgesteld in het Nederlands (minimaal 2 referenties, bestaande uit naam, functie en organisatie) in pdf.
- 2. Aantoonbaar afgeronde opleiding op minimaal mbo niveau 4;
- 3. Minimaal 2 jaar aantoonbare werkervaring als directie- of bestuur secretaresse/assistent (C-level).

Wensen
- 4. Aantoonbaar afgeronde secretariële opleiding op minimaal mbo niveau 4 (40 punten);
- 5. Minimaal 2 jaar aantoonbare werkervaring als secretaresse bij een overheidsorganisatie (40 punten);
- 6. Minimaal 2 jaar aantoonbare werkervaring in een bestuurlijke omgeving, bijvoorbeeld bij een college van Gedeputeerde Staten, college van burgemeesters en wethouders, gemeenteraad of vergelijkbare bestuurlijke organisatie. Geef hiervan een duidelijk voorbeeld in het CV (20 punten).
- Relevante werkervaring op soortgelijke opdrachten.
- Relevante werkervaring bij soortgelijke organisaties.

Competenties
- Zelfstandigheid;
- Proactief;
- Communicatief vaardig;
- Flexibel.

Overige informatie
Optie tot verlenging: Ja, 2x 6 maanden
Gespreksdatum: 26/10/2026
Dienstverband: Detachering

Over de opdrachtgever
De Provincie Utrecht is een Nederlandse provincie gelegen in het midden van Nederland. De provincie heeft ongeveer 1,3 miljoen inwoners en bestaat uit verschillende steden zoals Utrecht, Amersfoort en Nieuwegein. De Provincie Utrecht staat bekend om zijn centrale ligging en zijn historische steden. In de provincie zijn diverse natuurgebieden te vinden, zoals de Utrechtse Heuvelrug en de Vinkeveense Plassen, die populair zijn onder natuurliefhebbers. De Provincie Utrecht zet zich in voor een duurzame ontwikkeling van de regio, waarbij aandacht wordt besteed aan onder andere mobiliteit, natuur en cultuur.

De sluitingsdatum van deze opdracht is de harde deadline van onze opdrachtgever.
- Om je krachtig voor te kunnen dragen hebben wij minimaal één werkdag nodig om samen met jou alle bescheiden in orde te maken.
- Wanneer je interesse hebt in deze opdracht en overtuigd bent van een sterke match, reageer dan direct!
- Naast een actueel en op de opdracht gericht CV zullen wij altijd vragen om een bondige persoonlijke motivatiebrief (inclusief een toelichting per functie-eis en -wens) en een indicatief uurtarief/maandloon.
Op basis van deze informatie kunnen wij voor je aan de slag! We nemen contact met je op om alle verdere details goed door te nemen en duidelijke afspraken met je te maken.