Coördinerend adviseur informatiemanagement en documentbeheer

Voor de Gemeente Amsterdam zijn wij voor 32 uur per week op zoek naar een Coördinerend adviseur informatiemanagement en documentbeheer. Interesse gewekt? Lees dan snel verder.

Als Coördinerend Adviseur Informatiemanagement en Documentbeheer ben je de rechterhand van de Manager Projectbeheersing Programma voor de dagelijkse aansturing van het team Informatiemanagement. Je bent een meewerkend voorman: je geeft richting aan de uitvoering, verdeelt en bewaakt werkzaamheden, signaleert knelpunten en rapporteert over voortgang, kwaliteit en risico's. Tegelijkertijd werk je inhoudelijk mee aan de inrichting, optimalisatie en borging van informatie- en archiefprocessen. Je verbindt techniek, gebruikers en processen en vertaalt complexe informatievraagstukken naar praktische en duurzame oplossingen binnen SharePoint Online en de bredere Microsoft 365-omgeving.

Werkzaamheden

Resultaten in de eerste drie maanden

• Je hebt inzicht in de werkzaamheden, prioriteiten, knelpunten en verantwoordelijkheden binnen het team.
• Je hebt een heldere overleg-, werkverdelings- en voortgangsstructuur ingericht.
• Je hebt de belangrijkste risico's en verbeterkansen binnen de informatie- en archiefprocessen in kaart gebracht.

Resultaten in het eerste jaar

• De dagelijkse aansturing en samenwerking binnen het team verlopen aantoonbaar gestructureerd.
• Informatie- en archiefprocessen zijn verbeterd, vastgelegd en waar mogelijk geautomatiseerd.
• SharePoint Online-omgevingen, metadata en archiefstructuren zijn verder geoptimaliseerd en duurzaam geborgd.
• Managementinformatie over voortgang, kwaliteit en risico's is periodiek beschikbaar.
• Interessante en onderscheidende projecten
• Het optimaliseren en toekomstbestendig inrichten van SharePoint Online en de bredere Microsoft 365-omgeving.
• Het begeleiden van archiefmigraties en implementatie- en verandertrajecten.
• Het analyseren en verbeteren van informatieprocessen binnen de complexe en langlopende projecten van Zuidasdok.

Dit doe je op een gemiddelde dag

• Je stuurt het team Informatiemanagement operationeel aan, verdeelt werkzaamheden, stelt prioriteiten en bewaakt voortgang, kwaliteit en samenhang;
• Je adviseert de Manager Projectbeheersing Programma over informatiebeheer, verbetermaatregelen, risico's en de inrichting van werkprocessen;
• Je richt SharePoint Online-omgevingen, bibliotheken, metadata en archiefstructuren in en beheert deze, voor zover passend binnen de toegekende bevoegdheden;
• Je analyseert informatie- en werkprocessen, ondersteunt migratie- en implementatietrajecten en doet concrete voorstellen voor optimalisatie en automatisering.

Gevraagd

• Je hebt minimaal een afgeronde hbo-opleiding, of aantoonbaar hbo-werk- en denkniveau, op het gebied van informatiemanagement, informatiebeheer, bedrijfskunde of een vergelijkbare richting;
• Je beschikt minimaal over een hbo werk- en denkniveau;
• Je beschikt aantoonbaar over minimaal 2 jaar werkervaring met informatiemanagement, informatiebeheer of digitale transformatie binnen een publieke of complexe projectorganisatie;
• Je beschikt aantoonbaar over ervaring met SharePoint Online en met het inrichten, optimaliseren of migreren van informatie- en archiefprocessen;
• (Werkgever van) jij verklaart dat er vanuit de onderneming geen sprake is van belangenverstrengeling met Zuidasdok;

Wensen

• Je hebt aantoonbare ervaring als coördinator of meewerkend voorman en met het operationeel aansturen van een team of uitvoerende werkzaamheden;
• Je hebt aantoonbaar uitgebreide kennis van Microsoft 365, in het bijzonder SharePoint Online, en kunt bibliotheken, metadata en archiefstructuren beheren;
• Je hebt aantoonbare ervaring met archiefmigraties, implementatie- en verandertrajecten en het verbeteren van informatieprocessen;
• Je combineert een hands-on instelling met ervaring in data- en procesanalyse, dashboards of automatisering en in het trainen en ondersteunen van gebruikers.

Aanbod

Als Coördinerend adviseur informatiemanagement en documentbeheer voor Gemeente Amsterdam Ingenieursbureau werk je binnen een gedreven team. Daarnaast bieden wij:

• Interessante en complexe projecten bij toonaangevende opdrachtgevers;
• Doorgroei- en ontwikkelingsmogelijkheden;
• Een baan van max 32 uur per week;
• Salarisschaal 10A: €5303 - €5947.

Op deze vacature kunnen geen ZZP'ers reageren. U kunt reageren tot 14 oktober.