HR & Office Coördinator

Ben jij een ervaren HR-professional die graag zelfstandig werkt, overzicht bewaart en energie krijgt van een veelzijdige functie? Vind je het leuk om HR-administratie te combineren met office management, directieondersteuning en financiële administratie? Dan is dit een mooie volgende stap in jouw carrière.

Je werkzaamheden zijn breed en afwisselend. Je bent verantwoordelijk voor de dagelijkse uitvoering van HR-processen en zorgt er tegelijkertijd voor dat organisatorische en administratieve zaken goed geregeld zijn.

1. HR en personeelsadministratie (60% van je tijd)
HR vormt het belangrijkste onderdeel van je functie. Je zorgt voor een correcte personeelsadministratie en bent een toegankelijk aanspreekpunt voor medewerkers en externe HR-partners.

Je werkzaamheden bestaan onder andere uit:

• Het beheren en actualiseren van personeelsdossiers.
• Het verwerken van in- en uitdiensttredingen en het opstellen van arbeidsovereenkomsten, addenda en andere HR-documenten.
• Het registreren en opvolgen van verlof, afwezigheden en ziekteverzuim.
• Het voorbereiden en coördineren van de salarisadministratie in samenwerking met een externe payrollpartner.
• Het verzorgen en opvolgen van de Belgische loonadministratie, met inachtneming van de toepasselijke wet- en regelgeving.
• Het onderhouden van contact met externe HR-partners, verzekeraars en administratieve instanties.
• Het actualiseren van het personeelshandboek en ondersteunen bij de uitvoering van het HR-beleid.
• Het ondersteunen van recruitment, onboarding en interne communicatie.
• Je bewaakt de voortgang van HR-processen, signaleert verbeterpunten en zorgt ervoor dat afspraken en administratieve verplichtingen zorgvuldig worden opgevolgd.

2. Office management en directieondersteuning (20% van je tijd)
Je ondersteunt de directie bij de dagelijkse werkzaamheden en zorgt ervoor dat de kantoororganisatie efficiënt en professioneel functioneert.

Je werkzaamheden bestaan onder andere uit:

• Het beheren van agenda's, afspraken en vergaderingen.
• Het voorbereiden van vergaderingen, presentaties en documenten.
• Het verzorgen van correspondentie, notulen en de opvolging van actiepunten.
• Het organiseren van bedrijfsbezoeken, evenementen en interne bijeenkomsten.
• Het boeken en coördineren van zakelijke reizen en hotelovernachtingen.
• Het organiseren van praktische en facilitaire zaken binnen kantoor.
• Het ondersteunen bij administratieve en organisatorische projecten, waaronder de voorbereiding van beurzen in samenwerking met marketing.

3. Financiële administratie en debiteurenbeheer (20% van je tijd)
Naast HR en office management ondersteun je bij een aantal financiële administratieve werkzaamheden. Je werkt hierbij nauwkeurig en onderhoudt op een professionele manier contact met klanten en collega's.

Denk hierbij aan:

• Het bewaken van openstaande klantfacturen en het opvolgen van betalingstermijnen.
• Het versturen en opvolgen van betalingsherinneringen.
• Het onderhouden van klantcontact over facturen en betalingen.
• Het verwerken en controleren van financiële gegevens.
• Het verwerken en afstemmen van creditcardtransacties.
• Het controleren van betalingen en openstaande posten.
• Het signaleren van betalingsrisico's en hierover rapporteren aan de verantwoordelijke.

Gevraagd

Voor deze functie zoeken we een zelfstandige, proactieve en nauwkeurige professional die gemakkelijk schakelt tussen verschillende werkzaamheden en gesprekspartners.

Je herkent jezelf in het volgende profiel:

• Je hebt ervaring in HR-administratie, personeelszaken, office management of een vergelijkbare brede administratieve functie.
• Je beschikt over hbo-werk- en denkniveau, bijvoorbeeld door een relevante opleiding of gelijkwaardige werkervaring.
• Je hebt een goede beheersing van de Nederlandse en Engelse taal, zowel mondeling als schriftelijk.
• Je werkt gestructureerd, nauwkeurig en discreet met vertrouwelijke personeels- en financiële gegevens.
• Je bent organisatorisch sterk en weet goed prioriteiten te stellen.
• Je neemt initiatief, denkt vooruit en ziet mogelijkheden om processen te verbeteren.
• Je communiceert professioneel en bent servicegericht, klantvriendelijk en diplomatiek.

Heb je een brede administratieve achtergrond en wil je je verder ontwikkelen binnen HR en office management? Ook dan nodigen we je uit om te reageren.

Aanbod

Je komt terecht in een veelzijdige functie waarin je verantwoordelijkheid krijgt en daadwerkelijk bijdraagt aan de dagelijkse bedrijfsvoering. Je werkt nauw samen met de directie en verschillende afdelingen binnen een internationale werkomgeving.

Je kunt rekenen op:

• Een startsalaris tussen de € 3.500 tot € 4.200 bruto per maand op basis van een fulltime dienstverband van 40 uur, afhankelijk van je ervaring en geschiktheid voor de functie.
• Start met een jaarcontract direct bij onze opdrachtgever met uitzicht op een vast dienstverband na één jaar bij goed functioneren.
• Een aantrekkelijke pensioenregeling.
• Een fietsplan.
• Bedrijfsfitness.
• Een goede inwerkperiode, opleiding en begeleiding.
• Een brede functie met veel afwisseling en eigen verantwoordelijkheid.
• Korte communicatielijnen en ruimte voor eigen initiatief.
• De mogelijkheid om administratieve processen verder te professionaliseren en te verbeteren.

Waar je gaat werken

Voor een internationale organisatie in de regio Echt zoeken wij een HR & Office Coördinator. In deze brede functie ben je een belangrijke schakel binnen de organisatie.
Je zorgt ervoor dat de HR-administratie soepel verloopt, ondersteunt de directie en draagt bij aan een goed georganiseerde kantooromgeving.

De nadruk ligt op HR en personeelsadministratie. Daarnaast houd je je bezig met de dagelijkse kantoororganisatie, directieondersteuning en een aantal financiële administratieve werkzaamheden.
Je krijgt de ruimte om zelfstandig te werken, initiatief te nemen en processen verder te verbeteren.

Je rapporteert aan de financieel verantwoordelijke en werkt samen met collega's, externe partners en verschillende afdelingen.