Domein Secretaresse Samenleving

Domeinsecretaresse Domein Samenleving

Als domeinsecretaresse ondersteun je afdelingshoofden en teammanagers bij een breed pakket aan secretariële, organisatorische en administratieve werkzaamheden. Je bent een belangrijke schakel in de dagelijkse ondersteuning van het management en zorgt dat afspraken, overleggen, stukken en administratieve processen zorgvuldig en tijdig worden georganiseerd en opgevolgd. Je werkt samen met andere domeinsecretaresses binnen een ervaren secretariaat en stemt werkzaamheden nauw af.

• Beheren en prioriteren van agendas en afspraken van afdelingshoofden en teammanagers
• Voorbereiden en organiseren van overleggen en bijeenkomsten
• Opstellen en verspreiden van agendas, uitnodigingen en vergaderstukken
• Notuleren van overleggen en bewaken van acties, afspraken en termijnen
• Procesmatig voorbereiden en ondersteunen van portefeuillehoudersoverleggen, inclusief verwerken en plaatsen van stukken in iBabs
• Verwerken en coördineren van correspondentie en bestuurlijke stukken
• Ondersteunen bij de afhandeling en coördinatie van klachten
• Ondersteunen bij administratieve processen, zoals facturen en financiële verplichtingen
• Organiseren en praktisch ondersteunen van bijeenkomsten
• Bewaken van de gezamenlijke mailbox en tijdig oppakken of uitzetten van reguliere en spoedeisende verzoeken
• Onderhouden van contacten met collegas, leidinggevenden en externe partijen

• Je werkt georganiseerd, houdt overzicht en schakelt makkelijk tussen verschillende werkzaamheden en gesprekspartners
• Je stelt zelfstandig prioriteiten en functioneert goed in een dynamische omgeving met meerdere gelijktijdige zaken
• Je bent communicatief sterk, werkt accuraat en betrouwbaar met vertrouwelijke informatie
• Je kijkt vooruit, signaleert wat nodig is en weet wanneer afstemming vereist is
• Integriteit, discretie en zorgvuldigheid zijn voor jou vanzelfsprekend
• Je werkt goed samen in een team van secretaresses en deelt de verantwoordelijkheid voor continuïteit van ondersteuning

Uren: 32 tot 36 uur per week

Werkdagen: in ieder geval maandag, dinsdag, donderdag en vrijdag (bij 4x9 is woensdag vrij)

Locatie: grotendeels vanuit het Stadhuis; thuiswerken is in overleg mogelijk

Gevraagd

Aanbod

• Startdatum: zo spoedig mogelijk.
• Looptijd: 9 maanden.
• Locatie: Zoetermeer.
• Aantal uren: 36 uur per week.
• Contractvorm: Detachering.

Reageer direct!
De opdracht sluit 18-10-26.

Waar je gaat werken

BLAU Bemiddeling richt zich op de bemiddeling van professionals in het publieke domein. Wij geloven in de formule dat het zoeken naar een passende opdracht en de samenwerking tussen de professional en BLAU Bemiddeling gebaseerd moet zijn op in de basis eenvoudige en duidelijke afspraken.
Bij een match op papier stellen we gezamenlijk de documentatie op:

• Op voorhand duidelijke afspraken over tarief, afgestemd op de specifieke opdracht.
• Een opdracht niet in te vullen als zelfstandige of voorkeur voor detachering? Dan heeft BLAU Bemiddeling hier een passende oplossing voor en hanteren we de beloningsstructuur van de opdrachtgever middels de inlenersbeloning.
• Inzicht in de keten en volledige duidelijkheid in de procedure.
• Snelle betaling.
• Wij stellen je profiel op in het format voor de betreffende aanbieder. Hierbij vragen we van jou als professional verduidelijking in de eisen en wensen om zo de match op papier zo goed mogelijk aan te tonen.
• Jij als professional schrijft een motivatiebrief gericht op de opdracht.
• Wij verzorgen de aanbieding en informeren zo snel mogelijk over het vervolg in het traject.