Managementassistent

Referentie: HLS-V19625

Werken voor de gemeente Rotterdam is werken voor een stad die zichzelf steeds opnieuw uitvindt. Die bekend staat als innovatief en internationaal. Een stad met complexe vraagstukken en grote maatschappelijke opgaven, in deze voorhoede werk jij. Met de stad als leerschool kun je aan de slag met onderwerpen waar jij van bent en van wilt zijn. Voor en samen met meer dan 630.000 Rotterdammers. Bij zo’n stad hoort een eigentijdse overheid. Een organisatie die jou de ruimte geeft om te groeien, die je de vrijheid en verantwoordelijkheid biedt om Rotterdam en jezelf vooruit te helpen.

Je bent in deze rol verantwoordelijk voor het agendabeheer van het MT-onderzoek en business intelligence (OBI) waarbij afstemming en timing met de afdelingsmanager en teamleiders van belang is, telefoonverkeer, correspondentie en je plant activiteiten. Je beheert de mailbox en agenda van het afdelingshoofd en teamleiders en werkt in een bestuurlijke/politieke omgeving. Verder bereid je vergaderingen en bijeenkomsten voor, je zorgt voor verslaglegging en archivering van dossiers/documenten. Daarnaast zorg je dat alle ondersteunende faciliteiten op orde zijn en blijven. Ook kun je presentaties voorbereiden op basis van geleverde input en ben je in staat van diverse aangeleverde teksten één document te maken. Je verzamelt op tijd en op juiste wijze uitgevraagde informatie en je bent in staat korte brieven en teksten te redigeren en deze in goed Nederlands op te stellen.

Dit ga je doen:
•Proactief beheren van dynamische en veranderlijke agenda’s,
•Je beheert de mailboxen van de teammanagers waarbij je proactief de teammanagers attendeert op mails en zorgt voor opvolging,
•Je plant overleggen en bijeenkomsten van het begin tot eind in en zorgt voor vergaderruimtes/locaties en alle faciliteiten die hierbij nodig zijn,
•Indien nodig stel je in samenwerking met de teammanager(s) de agenda op, verstuur je deze en draag je zorg voor een goede en volledige verslaglegging,
•Notuleren
Uiteraard bieden we je de mogelijkheid, indien er ruimte is, voor extra taken die jouw werk nog leuker kunnen maken.

Jouw profiel
Als managementassistent is het essentieel om je werk integer, zorgvuldig en accuraat uit te voeren. Het is van belang dat jij zowel schriftelijk als mondeling communicatief vaardig bent. Je hebt politiek-bestuurlijke sensitiviteit. Daarnaast neem jij een proactieve en professionele houding aan, wat bijvoorbeeld naar voren komt bij het ontzorgen van de afdelingshoofd/teamleiders en weet je zaken om te zetten naar acties. Je bent doortastend, analytisch en ondernemend ingesteld. Daarnaast ben je een goede sparringpartner voor collega’s. Je bent in staat om overzicht te maken en te houden. Je bent pragmatisch, oplossingsgericht en kan snel handelen als de situatie dat vereist. Je beschikt over een gezonde dosis drive, enthousiasme en leergierigheid. Je werkt goed en graag samen. Verder ben jij een positieve, energieke en flexibele managementassistent en kan je goed doorpakken.

Eisen
•Je hebt minimaal een afgeronde Mbo-opleiding, niveau 4 in de richting van secretaresse- of een administratieve opleiding;
•Je hebt minimaal drie jaar werkervaring opgedaan als Managementassistente of in de functie, projectmedewerker, data-entry of officemedewerker op een ICT en/of BI- afdeling bij een gemeente opgedaan in de afgelopen vijf jaar;
•Je hebt minimaal drie jaar kennis van en werkervaring met Microsoft Office (Word, Excel, Outlook) opgedaan in de afgelopen vier jaar;
•Je hebt een goede beheersing van de Nederlandse en Engelse taal, zowel mondeling als in schrift;
•Je hebt affiniteit met ICT, dit blijkt uit jouw CV en het verificatiegesprek.

Wensen
•Je hebt een afgeronde Hbo-opleiding;
•Je hebt minimaal drie jaar werkervaring met agenda beheer;
•Je hebt minimaal drie jaar werkervaring met bijeenkomsten plannen;
•Je hebt minimaal drie jaar werkervaring met notuleren.