Bestuursondersteuner

Over de functie
Stel je voor: een overvolle agenda, spoedverzoeken die door elkaar heen lopen en een directie die volledig op jouw planning vertrouwt. Zie jij direct de juiste puzzelstukjes op hun plek vallen waar anderen enkel chaos zien en houd je het hoofd koel? Binnen deze dynamische werkomgeving vorm je de onmisbare kracht binnen het bestuurs- en directiesecretariaat. Samen met acht ervaren collega's zorg je ervoor dat het college en de gemeentesecretaris optimaal kunnen presteren. Dankzij jouw scherpe overzicht en proactieve houding loopt alles achter de schermen soepel, waardoor het bestuur zich vol vertrouwen kan richten op maatschappelijke vraagstukken. Geen enkele werkdag is hetzelfde en de werkzaamheden binnen dit team zijn ontzettend lekker afwisselend te noemen. Je schakelt de hele dag door gemakkelijk tussen verschillende rollen en digitale systemen om de complexe dagelijkse praktijk vlekkeloos te laten verlopen voor alle betrokken partijen:

• Het beheren van complexe agenda's voor de gemeentesecretaris en het college van burgemeester en wethouders.
• Het notuleren van directievergaderingen en het nauwgezet bewaken van openstaande acties.
• Het verwerken van vertrouwelijke correspondentie en het soepel inzetten van digitale systemen zoals iBabs.

Ben jij klaar om impact te maken binnen een politiek-bestuurlijke omgeving en ervoor te zorgen dat alle belangrijke processen tot in de puntjes geregeld zijn? Duik dan vol energie in deze veelzijdige rol en solliciteer vandaag nog direct op deze mooie kans!

Wat je gaat doen

Stel je voor dat je elke ochtend binnenloopt wetende dat jouw organisatietalent direct bijdraagt aan het soepel verlopen van complexe bestuurlijke processen. Je krijgt de ruimte om jezelf continu te ontwikkelen in een dynamische omgeving waar je leert schakelen met diverse stakeholders. Door jouw proactieve houding breng je structuur in de hectiek, waardoor je niet alleen de directie ontlast, maar ook waardevolle ervaring opdoet in een politiek-bestuurlijke setting die jouw professionele groei stimuleert.

• Het beheren en optimaliseren van complexe agenda's voor het bestuur en de gemeentesecretaris, waarbij je zorgt voor logische en efficiënte planningen.
• Het verzorgen van de volledige secretariële ondersteuning en nauwkeurige notulering bij directievergaderingen.
• Het proactief bewaken van de voortgang van openstaande acties, besluiten en afspraken zodat niets aan de aandacht ontsnapt.
• Het zorgvuldig en vertrouwelijk verwerken van inkomende en uitgaande correspondentie en documenten.
• Het naadloos toepassen van digitale systemen zoals iBabs, zaaksystemen en Microsoft Teams om de samenwerking binnen het team te versterken.

Door deze veelzijdige taken met elkaar te verbinden, zorg je ervoor dat de hele organisatie achter de schermen op rolletjes loopt.

Functie-eisen

Als jij stevig in je schoenen staat en beschikt over een scherp organisatietalent, dan pas je perfect in deze rol. Je combineert bestuurlijke sensitiviteit met een proactieve en nauwkeurige werkhouding. Dankzij jouw communicatieve kracht en flexibiliteit weet je moeiteloos te schakelen binnen een dynamische omgeving. Je bent de verbindende factor die zorgt voor rust en structuur, waarbij je zorgvuldig en tactvol omgaat met vertrouwelijke informatie.

• Je beschikt over een afgeronde secretariële opleiding op minimaal bachelorniveau en hebt ten minste drie jaar relevante werkervaring.
• Je hebt aantoonbare en concrete ervaring met directieondersteuning en het nauwkeurig opstellen van directieverslaglegging.
• Je hebt werkervaring opgedaan binnen een bestuurlijke of politiek-bestuurlijke omgeving, bij voorkeur binnen een gemeentelijke organisatie.
• Je bent uitstekend digitaal vaardig en hebt aantoonbare ervaring met systemen zoals iBabs, geavanceerde zaaksystemen en Microsoft Teams.
• Je beheerst de Nederlandse taal uitstekend in woord en geschrift, waardoor je moeiteloos heldere correspondentie verzorgt.

Met jouw scherpe oog voor detail en hands-on mentaliteit ben je direct instapklaar om het bestuur optimaal te ondersteunen en te ontlasten. Grijp deze unieke kans om jouw talenten in te zetten binnen een uitdagende en maatschappelijk relevante omgeving. Ben jij klaar om deze verantwoordelijkheid te pakken en impact te maken? Solliciteer dan vandaag nog direct en laat je waarde zien!

Bij Maandag® Rotterdam draait het om werk dat ertoe doet. Wij verbinden professionals met uitdagende projecten binnen het ruimtelijke en bestuurlijke domein, waar jouw kennis en ideeën echt het verschil maken. Je komt terecht in een omgeving waar ontwikkeling, samenwerking en plezier centraal staan. We geloven dat elke maandag een nieuwe start is: een kans om jezelf te laten groeien, nieuwe uitdagingen aan te gaan en samen te bouwen aan een toekomstbestendige leefomgeving. Als werkgever zorgen we voor een stevig fundament: persoonlijke begeleiding, een sterk netwerk en opdrachten die passen bij jouw talenten.
Bij Maandag® Rotterdam werk je niet alleen voor vandaag, maar vooral aan de oplossingen van morgen.

Werken bij Maandag
Maandag® is dé verbinder in werk waar mensen zin in hebben en zin in houden. Met 48 vestigingen in 15 steden zijn we al meer dan 30 jaar leidend binnen het publieke domein en groeien we hard binnen de commerciële sector. Dit doen we samen met 5.200 professionals in de zorg, het onderwijs, de overheid, IT, engineering, finance, HR en communicatie.

Solliciteer op deze vacature!

Solliciteer

Herken jij jezelf helemaal hierin? Dan ben jij de Bestuursondersteuner die past bij Maandag®. Wij kijken uit naar jouw sollicitatie. Wie weet ziet jouw maandag er binnenkort net zo tof uit als die van ons.