Administrative Assistant Amsterdam

Vacatureomschrijving

Wij zijn op zoek naar een hooggekwalificeerde Administratief Medewerker met een passie voor klantenservice en operationele uitmuntendheid. De Administratief Assistent zal aan de frontlinie werken en een belangrijke rol vervullen als contactpersoon voor meer dan 3.500 van onze leden in heel Nederland en Vlaams België. De administratief assistent is verantwoordelijk voor het onderhouden van de lidmaatschapscyclus van onze leden, en zorgt er onder meer voor dat de leden trainingen bijwonen en de nodige middelen ontvangen om hun lidmaatschapsdoelen te bereiken. De Administratief Medewerker rapporteert rechtstreeks aan de Directeur Operations.

Lidmaatschapsregistraties

• Zorg ervoor dat lidmaatschapsregistraties bijgewerkt zijn voor huidige leden, inclusief het verwerken van aanvragen, verlengingen en beëindigingen.
• Verdeel lidmaatschapspakketten onder nieuwe leden

Betrokkenheid

• Relaties met onze leden opbouwen en handelt vragen en informatieverzoeken af (via Zendesk, de telefoon of persoonlijk)
• Voorzie leden van hulpmiddelen voor gebruik in het veld
• Zorg ervoor dat leden gevierd worden door hen hun ledenjubileumcadeau en/of -certificaten te sturen
• Ledenbadges maken voor distributie
• Ondersteuning bij lidmaatschapscampagnes op sociale media

Professionele ontwikkeling (voor Leden)

• Zorg ervoor dat trainingssessies worden opgenomen en gearchiveerd
• Leiderschapsteams voorzien van het nodige materiaal om hun rol binnen de ruim 150 Chapters in Nederland en Vlaams-België te vergemakkelijken
• Ondersteuning bij de voorbereiding van en beschikbaar zijn op locatie tijdens onze jaarlijkse conferentie (volgende conferentie zal plaatsvinden in mei 2024 in Gent, België)

Gegevensondersteuning

• Rapporten met lidmaatschapsgegevens maken en verspreiden onder belanghebbenden
• Ledenenquêtes maken en verspreiden onder belanghebbenden

Financiën

• Verwerken facturen, credit en annuleringen
• Fungeren als contactpersoon met het incassobureau

Algemeen

• Beantwoorden van de telefoon en ontvangen van bezoekers op locatie
• Organiseert zakenreizen, conferenties en informele bijeenkomsten. Zowel in binnen als buitenland. Zowel online als offline
• Agenda afspraken bijhouden
• Voorraadinventaris bijhouden
• Sorteren van inkomende/uitgaande post
• Maak indien nodig notulen tijdens leiderschapsvergaderingen

Gevraagd

Minimale vereisten

• Zowel schriftelijke als mondeling sterk in Nederlands. Engels is een pre.
• Analytisch en gestructureerd werken en het overzicht kunnen houden.
• Klantgericht en wil langdurige relaties opbouwen
• Vermogen om oplossingen te vinden en resultaten te leveren binnen een snel veranderende, ondernemende, technologie gedreven cultuur
• Mogelijkheid om kernvragen te stellen om problemen op te lossen, te onderzoeken en oplossingen te creëren
• Benut de beschikbare middelen, pas een gezond oordeel toe en interpreteer het beleid
• Beschikken over een houding van flexibiliteit en aanpassingsvermogen die past bij ons groeitempo
• Zowel zelfstandig als in teamverband goed kunnen functioneren om de bedrijfsdoelstellingen succesvol te realiseren
• Mogelijkheid om indien nodig prioriteiten te verleggen om alle openstaande problemen op te lossen of te escaleren
• Vaardige kennis en vaardigheden op het gebied van computers/mobiele apps, waaronder Microsoft Office 365 (Word, Excel, PowerPoint, Outlook)
• Mogelijkheid om, indien nodig, naar Chapters en conferenties te reizen

Minimale ervaring en opleiding

• Bachelorsdiploma is een pré
• 2-5 jaar relevante professionele administratieve ervaring
• Ervaring binnen een internationale multiculturele organisatieomgeving

Het betreft een fulltime vrijgestelde functie. Deze functiebeschrijving is niet bedoeld om een alomvattende opsomming te geven van de activiteiten, taken of verantwoordelijkheden die van de werknemer voor deze functie worden verwacht. Taken, verantwoordelijkheden en activiteiten kunnen op elk moment, met of zonder voorafgaande kennisgeving, veranderen.

De prachtige cultuur van BNI is gebaseerd op Givers Gain® en wordt elke dag door ons team en meer dan 300.000 leden wereldwijd beleefd. Meer informatie vindt u op .

Een werkgever die gelijke kansen biedt