Strategisch Adviseur Informatiebeheer en Recordmanagement - 32 / 36 uren per week - gemeente Ede Ede

Vacature in het kort

Duik in de wereld van informatiebeheer en recordmanagement als Strategisch Adviseur in een uitdagende zzp-opdracht. Deze rol biedt de kans om een cruciale bijdrage te leveren aan het beleid en de kwaliteitsverbetering binnen een organisatie. Geniet van de vrijheid en flexibiliteit van freelance werken, met een aantrekkelijke tariefrange, inclusief alle kosten. Jouw expertise draagt bij aan een efficiënte en transparante informatiehuishouding, waarmee je echt het verschil maakt. Wil je meer weten? Lees verder voor het complete beeld!

Volledige vacaturetekst

Voor de gemeente Ede zoekt Mast Nederland een zzp Strategisch Adviseur Informatiebeheer en Recordmanagement. Reageren op deze vacature kan tot 21 mei 2024 om 15:00 uur.

freelance / zzp / interim opdracht met de volgende kenmerken:
Standplaats Ede
Startdatum 01-06-2024
Einddatum 31-12-2024
Optie tot verlenging Ja
Uren per week 32-36

Als zzp topper aan de slag via Mast Nederland? Welkom! De tariefrange voor deze opdracht is: € 62,50 – € 100,= bruto per uur, inclusief ALLE kosten, exclusief BTW, dat geldt voor de gehele opdracht duur inclusief eventuele verlengingen. De opdrachtgever weegt het tarief nadrukkelijk wel mee in de beoordeling.
Functiebeschrijving
Als Strategisch Adviseur Informatiebeheer en Recordmanagement vervul je een cruciale rol als verbindende schakel tussen tactisch en strategisch niveau binnen de organisatie gericht op de beheersbaarheid van informatie. Je bent de gesprekspartner in de samenwerking met proceseigenaren, ICT adviseurs en applicatiebeheerders. Je draagt actief bij aan de ontwikkeling van het beleid op het gebied van informatie- en recordmanagement, waarbij je relevante wetgeving vertaalt in praktisch uitvoerbare uitvoeringskaders en beleid voor de organisatie met oog voor de concernkaders op het gebied van informatisering en haalbare ambities.

Je gaat aan de slag met het ontwikkelen van een toekomstgerichte visie op informatiebeheer op strategisch niveau en zorgt vervolgens dat de resultaten worden bereikt. Je kan meekomen op het snelgroeiende en ook sterk verbreedde juridische terrein in relatie tot de Archiefwet waarop informatiebeheer zich bevindt. Je ondersteunt en adviseert over het organiseren en verbeteren van informatiebeheer en geeft invulling aan het strategische beleid en kwaliteitsmanagement voor informatie- en recordmanagement van de gemeente. Zo ondersteun en adviseer je het management over diverse scenario's voor effectief informatiemanagement en zorgt zelf voor de implementatie hiervan, in nauwe samenwerking en afstemming met jouw collega's en andere organisatieonderdelen. Dit alles met als doel een transparante informatiehuishouding te realiseren en bij te dragen aan een open overheid in de gemeente Ede. Met jouw expertise en inzet draag je bij aan een efficiënte en transparante informatiehuishouding die voldoet aan wettelijke normen en bijdraagt aan de doelstellingen van de organisatie. Zo geef je gemeente Ede nóg meer smaak. En daar ben je trots op, want je draagt echt iets bij aan onze hele gemeente met meer dan 120.000 inwoners.
Kandidaatomschrijving - Functietaken
Voor 32-36 uur per week ben je als doelgerichte Strategisch Adviseur Informatiebeheer en Recordmanagement verantwoordelijk voor:

het adviseren over beheervraagstukken op het terrein van de informatiehuishouding van de gemeente Ede, waarbij je richtlijnen opstelt en advies geeft om de toegankelijkheid en kwaliteit van informatie te waarborgen. Met jouw inzicht pas je archiving by design toe waar nodig;
het analyseren van problemen, signaleren van risico's en kansen en doet waar nodig verbetervoorstellen;
het beoordelen van de status van de informatiehuishouding, advies geven aan decentrale eenheden voor informatie- en recordmanagement;
ontwikkelen van een educatief programma voor voortdurende professionalisering op het gebied van informatie- en recordmanagement;
de implementatie van beleids- en beheersinstrumenten, kaders en programma’s ter optimalisering van organisatiesturing en bedrijfsvoering;
het vertalen van relevante ontwikkelingen en wetgeving naar (beleids)voorstellen en uitvoering, daarbij hoort ook het ontwikkelen en formuleren van beleid en het adviseren over beleidsvraagstukken en processen;
zorgdragen voor de doorontwikkeling van het recordmanagement;
het aanspreekpunt/vraagbaak voor de recordmanager, zodat hij/zij geholpen wordt met de ingewikkelde vraagstukken;
het ontwikkelen van informatiebeheerplannen (IBP) voor elke afdeling, waarbij een cyclus van voortdurende verbetering wordt toegepast;
het coördineren van de inhoudelijke werkzaamheden van de recordmanagers en inhoudelijke aan- en bijsturing;
de inrichting en uitvoering van het kwaliteitssysteem informatiebeheer. Denk o.a. aan het opstellen, optimaliseren en actueel houden van werkwijzen, procedures en procesbeschrijvingen. Daarbij hoort ook het waarborgen van de kwaliteit van informatiebeheer;
het actief meewerken aan het beschrijven van processen, procedures en rollen binnen de archiefdienst, inclusief het definiëren en implementeren van rollen zoals metadata-, service-, product- en toepassingsbeheerder. Deze rollen zijn essentieel voor het vervangingsproces en de inrichting/uitvoering van de digitale beheeromgeving;
deelname aan projecten en organisatie brede programma's, waaronder het programma Wet open overheid;
het inrichten van een beheeromgeving voor duurzaam toegankelijk en geordend bewaren van informatie.

Gevraagd

CV eisen
Onder een CV verstaan wij een overzicht van de werkervaring van de kandidaat. Dit in het Nederlands opgesteld en maximaal 5 pagina’s A4, tenzij hieronder anders aangegeven.

Toelichting op eisen en wensen: Als je 100% aan de eisen voldoet, zet dat dan ook helder in je CV om afwijzing in de papieren ronde te voorkomen. Voldoe je (op CV) niet aan de eisen, dan zal de opdrachtgever je aanbieding namelijk afwijzen. Met de wensen zijn punten te verdienen om hoger in de ranking te komen. Zorg ook hier dat deze helder in je CV terug te vinden zijn:

Eisen (Knock-Out – Vermeldt dit dus helder in je CV als je voldoet)
Jij herkent jezelf (en voldoet aan het gestelde) in de kandidaatsomschrijving en functiebeschrijving, kan deze opdracht uitvoeren en weet ons hiervan te overtuigen middels je in je CV beschreven ervaringen en opleidingen, aangevuld met je onderbouwing in je motivatiebrief.
De kandidaat is inzetbaar vanaf 1 juni 2024 tot en met 31 december 2024 voor 32-36 uur per week. De inhuuropdracht kan optioneel worden verlengd.
Tariefstelling: Een binnen de tariefrange passend (of op genoemde salarisschalen afgestemd) uurtarief.

Een afgeronde hbo-opleiding op het gebied van recordmanagement, informatiebeheer of een vergelijkbare discipline. Of een afgeronde HBO opleiding aangevuld met relevante leergangen op dit gebied.
Ervaring als recordmanager en/of adviseur informatiebeheer, waarbij je diepgaande kennis hebt van de Archiefwet en relevante wet- en regelgeving. Bij voorkeur heb je ervaring opgedaan binnen een gemeente of rijksoverheid.
Kennis van het werken met Document Management Systemen (DMS) en Record Management Applicaties (RMA).
Ervaring met projectmatig werken binnen informatiebeheer of -management, documentaire informatievoorziening, archivering of vergelijkbare domeinen.
Ervaring in het opstellen van beleidsdocumenten en het bieden van strategisch advies.

Wensen – Hoe beter je hier aan voldoet, des te hoger je kansen, zorg dus dat als je hieraan voldoet, het in je CV beschreven staat.
Beschrijf in een korte motivatie (max 1 A4) je aanpak van een opdracht van vergelijkbare aard en benoem daarin concreet behaalde resultaten. Ga in op de eisen en wensen.

Scoor jij 100% op de specifieke wensen? Dan maak je meer kans:
Tariefstelling: Een concurrerend uurtarief. Het uurtarief wordt mee gewogen in de beoordeling.

30%
Ervaring als recordmanager en/of adviseur informatiebeheer, waarbij je diepgaande kennis hebt van de Archiefwet en relevante wet- en regelgeving. Bij voorkeur heb je ervaring opgedaan binnen een gemeente of rijksoverheid.

25 %
Een afgeronde hbo-opleiding op het gebied van recordmanagement, informatiebeheer of een vergelijkbare discipline. Of een afgeronde HBO opleiding aangevuld met relevante leergangen op dit gebied.

15 %
Kennis van het werken met Document Management Systemen (DMS) en Record Management Applicaties (RMA).

15 %
Ervaring met projectmatig werken binnen informatiebeheer of -management, documentaire informatievoorziening, archivering of vergelijkbare domeinen.

15 %
Ervaring in het opstellen van beleidsdocumenten en het bieden van strategisch advies.

De volgende competenties worden gevraagd (tip: Neem mee in je CV/motivatiebrief) en getoetst in het gesprek:
Je bent het best te beschrijven als proactief en een verbinder. En om het af te maken ben je doelgericht en analytisch sterk.

In jouw rol vervul je een actieve rol als verbindende schakel tussen operationeel, tactisch en strategisch niveau binnen de organisatie. Je blinkt uit in het overbruggen van de kloof tussen beleid en uitvoering, waarbij je complexe vraagstukken vanuit verschillende perspectieven benadert en draagvlak creëert voor je visies. Je neemt het voortouw bij het ontwikkelen van beleid en weet relevante wetgeving te vertalen naar praktische uitvoering. Je fungeert als verbindende factor tussen verschillende afdelingen en niveaus binnen de organisatie en zorgt voor een nauwe samenwerking met collega's en andere organisatieonderdelen. Je weet problemen goed te analyseren, risico's en kansen te signaleren en doet waar nodig verbetervoorstellen. Bovenal ben je een pragmatische doener die voldoening haalt uit het behalen van concrete resultaten. Zo heb je een duidelijk doel voor ogen: het realiseren van een transparante informatiehuishouding die voldoet aan wettelijke normen en bijdraagt aan de doelstellingen van de organisatie. Kortom, een echte inspiratiebron als Strategisch Adviseur Informatiebeheer en Recordmanagement.

Hoe helderder bovenstaande in je CV staat, hoe groter je kansen om door de eerste, papieren selectie te komen! Vergeet de motivatie niet!

VOG:
Voor het werken bij de overheid is een VOG een vereiste.

De interviews zullen plaatsvinden op dinsdagmiddag 28 mei 2024. Gelieve hier rekening mee te houden.

Aanbod

ZZP mogelijkheden
Als zzp-er / freelancer aan de slag? We helpen je graag: zzp-ers zijn van harte welkom bij Mast Nederland. Hou rekening met de tariefrange en dat onze opdrachtgever het uurtarief mee weegt in de beoordeling. Ben je benieuwd welke berekening hiervoor gehanteerd wordt, laat het gerust weten!

Je offerte is all-in
Wij vragen je om in je offerte een all-in uur tarief te offreren. Dit betekent inclusief ALLE kosten. Het tarief dat we afspreken is ook echt voor jou! De overeengekomen uurtarieven staan vast voor de duur van de overeenkomst (inclusief alle verlengingen), zijn in euro’s, omvatten alle belastingen (maar exclusief BTW) en betreffen de overeengekomen prestatie, alsmede alle overige kosten, zoals die van training of inwerking van personeel, overuren / avond- en weekendwerkzaamheden, reis- en verblijf- en voorrijkosten, kosten voor apparatuur / hulpmiddelen en administratiekosten.
Vanzelfsprekend ben je ingeschreven met je organisatie bij de KVK en ben je afdoende verzekerd om deze opdracht uit te kunnen voeren.

LET OP HET VOLGENDE:
1. Omdat de voertaal bij deze klant Nederlands is, dienen je CV en je motivatiebrief opgesteld zijn in de Nederlandse taal (tenzij expliciet anders aangegeven). Niet-Nederlandstalige documenten worden door de opdrachtgever niet beoordeeld en leiden hierdoor tot een afwijzing. Bij een afwijzing door het ingediend hebben van niet-Nederlandstalige documenten krijg je geen bericht.
2. Laat je maar door 1 bureau voorstellen. Dit voorkomt uitsluiting van de procedure door de opdrachtgever.
3. Wij werken rechtstreeks met zzp collega’s samen. Om te voorkomen dat de keten onnodig lang wordt, werken wij niet samen met andere bemiddelaars. Met je inschrijving verklaar je als zzp collega via Mast Nederland aan de slag te willen gaan en niet gebonden te zijn aan een ander bureau of organisatie. Na je inschrijving zullen wij rechtstreeks contact met de ingeschreven kandidaat opnemen.