Management Assistent & Communications in Maastricht Maastricht

Vacatureomschrijving

Taken en verantwoordelijkheden
De functie-inhoud omvat ondersteuning op secretarieel en operationeel gebied aan verschillende MT leden zoals:

• Verzorgen van de overwegend vertrouwelijke (e-mail) correspondentie (proactief signaleren en uitvoering geven aan actiepunten en bewaken van deadlines), zodanig dat een adequate behandeling van de correspondentie verzekerd is.
• Postverzorging.
• Complex agendabeheer om een doelmatige tijds- (dag/week/maand) indeling te bevorderen.
• Afstemmen van agendapunten t.b.v. vergaderingen, het notuleren van vergaderingen en het voorbereiden van vergaderdocumenten en het bewaken van gemaakte afspraken.
• Screenen van inkomende telefoongesprekken en beslissen over al dan niet doorverbinden afhankelijk van aard, doel en verzoek van het gesprek.
• Invoer van gegevens in standaarddatabases / spreadsheets.
• Afhandeling van administratieve taken (o.a. facturatie).
• Regelen van facilitaire zaken (denk aan bijvoorbeeld voorraadbeheer van kantoorartikelen).
• Aanvoelen en afstemmen van prioriteiten t.b.v. een tijdige beschikbaarheid van bescheiden voor superieur en het door hem nakomen van afspraken.
• Organiseren en verzorgen van de administratie van werkbezoeken, klantbezoeken en dienstreizen (boeken van lunches, diners, reizen, hotels etc.).

Daarnaast zullen de taken ook bestaan uit een aantal communicatie zaken zoals:

• Het bewaken en het uitdragen van de Sappi huisstijl.
• Verantwoordelijk voor het intranet / Sappi net door o.a. het vervullen van de rol van Superuser.
• Verantwoordelijk voor Social Media.
• Het opzetten en beheren van Linked Community Platform.
• Interne communicatie; Flash (nieuwsbrief), mededelingen, lichtkrant.
• Events: organisatie en communicatie rondom interne- en externe evenementen.
• Contacten met externe partijen.

Gevraagd

Kwalificaties & Ervaring
We zijn op zoek naar een enthousiaste, flexibele en goed georganiseerde persoon om het team te versterken.

De ideale kandidaat:

• MBO+ / HBO- niveau.
• Heeft ervaring als management assistant met aantoonbare affiniteit op het gebied van communicatie.
• Heeft uitstekende mondelinge vaardigheden en heeft een goed gevoel voor taal, een vlotte pen.
• Heeft een professionele beheersing in woord en geschrift van het Nederlands en Engels.
• Is servicegericht.
• Heeft zeer veel tact en integriteit vanwege de regelmatige in- en externe contacten op hoog niveau en de grote mate waarin functiehouder in aanraking komt met vertrouwelijke info.
• Is een proactieve en daadkrachtige collega. Stelt prioriteiten, weet hoofd- en bijzaken van elkaar te onderscheiden en weet ook in hectische perioden het overzicht te behouden.
• Is representatief en gastvrij.
• Heeft een no nonsense en hands on mentaliteit.
• Is stressbestendig.
• Is innovatief en creatief.
• Heeft professionele ervaring met het gebruik van standaard Microsoft Office-software (Word, PowerPoint, Excel). Kennis van grafisch ontwerpsoftware (bv Photoshop) is een pluspunt. Is vlot in eigen maken en werken met digitale systemen.

Aanbod

Wij bieden

• Naast een contract voor (on)bepaalde tijd en een marktconform salaris, leuke extra’s zoals 25 verlofdagen, 12 ADV, vakantiegeld, 13e maand, GBS bonus, reiskostenvergoeding en een premievrij pensioen.