Document Controller Middelburg

Vacature in het kort

Als Document Controller speel je een cruciale rol in het beheer van documenten binnen een boeiend project. Je zorgt voor de efficiënte opslag, registratie en verspreiding van documenten, en draagt bij aan de ontwikkeling van document control processen. Lees door en ontdek waarom wij jouw expertise nodig hebben.

Volledige vacaturetekst

Als Document Controller ben je verantwoordelijk voor het dagelijkse beheer van sharepoint binnen het project en documenten van het project en zorg je voor goede communicatie binnen het projectteam over de opslag, registratie en verspreiding van deze documenten. Locatie van het project is in Zeeland en je uitvalbasis is in Middelburg.

Omschrijving

Het takenpakket van de Document Controller ziet er als volgt uit:

• Het verwerken en controleren van registers (lijsten) en het archiveren van documenten in de diverse Document Management Systemen;
• Ondersteuning bieden in vastleggen en verder ontwikkelen van processen en werkwijze voor document control
• Implementeren van document managementsystemen en processen in de organisatie, op tenders en projecten.
• Eerste lijns functioneel beheer sharepoint online;
• Het verwerken van interne en externe documenten;
• Bewaken van de gezamenlijke emailbox binnen het project;
• Bijhouden van autorisaties van sharepoint (en andere tools) voor (nieuwe en vertrekkende) projectleden
• Het controleren van de naleving en kwaliteit van de documenten, inclusief metadata en invulling geven aan “bewaken, controleren en aanspreken” van documentbeheer in de projectorganisatie
• Rapporteren van de kwaliteit van informatiemanagement middels dashoards
• Document controller taken in VISI, SharePoint, MyCorsa.

Aanbod

• Meewerken aan een tof project.
• Een competitief salaris, afgestemd op ervaring en kwalificaties.
• Opdracht tot het einde van 2024.
• Werkzaam binnen een gestructureerd team.

Gevraagd

Wat verwachten wij van jou?

* Op het moment dat je heel veel documentatie krijgt aangeleverd of dient te monitoren, houd jij je hoofd koel en weet je het overzicht te bewaren. Je kunt goed onder tijdsdruk werken.
* Jij bent iemand die altijd de puntjes op de i zet en gestructureerd te werk gaat.
* Daarnaast kijk je verder dan alleen de documenten zelf en snap je hoe en waarvoor deze gebruikt worden en geeft op basis hiervan ook adviezen/je aanbevelingen.
* Je wil graag het eerste aanspreekpunt zijn voor het projectteam en opdrachtnemer bij vragen over het documentmanagementsysteem (DMS) en de documentatie in algemene zin.
* Afgeronde opleiding op minimaal HBO niveau.
* Minimaal drie jaar aantoonbare ervaring in een vergelijkbare functie.
* Aantoonbare ervaring met Sharepoint online is vereist.
* Ervaring en/of kennis van GRIP, Visi en Corsa is een pré.
* Je kunt projectteams instrueren over het gebruik van het DMS.
* Je bent proactief en communicatief vaardig.
* Je bent analytisch en oplossingsgericht.

Bedrijfsomschrijving

Het is een Nederlands programma dat zich richt op het versterken van de waterkeringen in Nederland om het land te beschermen tegen overstromingen (Public sector and Government). Het programma is gericht op het verbeteren van de veiligheid tegen overstromingen en het waarborgen van de waterveiligheid voor de lange termijn. Dit omvat onder andere het versterken en verbeteren van dijken, duinen, sluizen en gemalen. De overheid en waterschappen werken samen binnen dit programma om ervoor te zorgen dat Nederland goed beschermd is tegen het water.