Managementondersteuner Utrecht

Vacature in het kort

Als managementondersteuner werk je nauw samen met managers of teamleiders. Je belangrijkste taak is het beheren van de agenda, zodat alles soepel verloopt. Je houdt ook de e-mails en post bij, vaak met vertrouwelijke informatie. Daarnaast zorg je voor de lay-out en ondertekening van documenten. Je werkt aan verschillende taken zoals het maken van dossiers en notuleren tijdens vergaderingen. Dit is een kans om je organisatorische en communicatieve vaardigheden te laten zien. Intrigeert wat je hebt gehoord? Ontdek nu meer!

Volledige vacaturetekst

Als managementondersteuner ga je aan de slag voor een of meerdere managers of teamleiders. Een van jouw grootste uitdagingen is een soepel agendabeheer. Je zorgt dat afspraken efficiënt op elkaar aansluiten, houdt overzicht en schakelt snel wanneer er onverwachts dingen veranderen. Daarbij heb je een belangrijke signalerende functie: jij ziet als eerste wat beter kan en denkt mee met de leidinggevende. Tegelijkertijd bewaak je de voortgang van afspraken.

Daarnaast verwerk je e-mails en de post. Vaak zitten daar vertrouwelijke stukken bij. Verzenden van brieven of andere stukken? Dan doe jij de eindredactie en check je de lay-out en ondertekening. Zo is alles dankzij jou tiptop in orde. Ook waar het gaat om andere organisatorische, secretariële en administratieve werkzaamheden. Denk aan het aanleggen van werkdossiers en managementoverzichten. En het notuleren tijdens het werkoverleg, wat jij en je collega-managementondersteuners om de beurt op je nemen.

Je draagt zorg over de volgende taken:

• (complex) agendabeheer
• e-mail- en postverwerking
• Je verwerkt vertrouwelijke stukken en verzorgt de lay-out en ondertekening
• Je stelt werkdossiers en managementoverzicht op 
• Je notuleert tijdens het werkoverleg, wat je afwisselt met je collega-managementondersteuner

Gevraagd

• Je hebt een havo- of mbo-diploma
• Je bent 32-36 uur per week beschikbaar
• Je beschikt over werkervaring als secretarieel ondersteuner
• Proactief taken oppakken typeert jou 
• Verder ben je betrokken en stel je jezelf flexibel op wanneer een andere manager je nodig heeft
• Ervaring met werken binnen de overheid is een pré

Omdat je in deze functie met vertrouwelijke informatie werkt, vragen we tijdens de sollicitatieprocedure om referenties. Ook heb je een Verklaring Omtrent het Gedrag nodig.

Aanbod

• Een bruto fulltime (=36uur p/w) salaris tussen €2600 en €3238 (schaal 6) 
• Je krijgt een tijdelijke arbeidsovereenkomst van een jaar met uitzicht op een vast dienstverband.
• Een individueel keuzebudget (IKB) van 16,37% van je salaris
• Volledige OV vergoeding voor woon-werkverkeer
• De mogelijkheid om je thuiswerkplek in te richten om hybride te kunnen werken
• 144 wettelijke vakantie-uren en 64 IKB-uren
• 13 weken betaald ouderschapsverlof, waarvan 9 weken 100% van je maandinkomen en de resterende periode 75%;

Bedrijfsomschrijving

Deze organisatie houdt toezicht op de kwaliteit, veiligheid en toegankelijkheid van de zorg. Dit instituut voert haar taak onpartijdig en deskundig uit. Daarnaast bewaakt zij de rechten van patiënten en cliënten. De organisatie bevindt zich in hartje Utrecht en behoeft een diversiteit aan perspectieven, achtergronden, talenten en kennis. Niet ondanks, maar dankzij verschillen zijn zij op hun best. Binnen de groep bevlogen collega's van deze organisatie, die toeziet op de gezondheid van de mens, heb je een betekenisvolle baan met maatschappelijke waarde. 

Dagdagelijks ben jij specifiek toegewijd aan het ondersteunen van twee managers. Je werkt in een groep van management assistenten, die elk voor hun eigen afdeling verantwoordelijk zijn, echter bij vakantie en ziekte neem je elkaar waar. Ook help je elkaar en informeer je elkaar. . Jullie zoeken elkaar op om elkaars sterktes te benutten en zorg te dragen voor een gestructureerde agenda van de managers. Je wordt onderdeel van hechte club. De sfeer is zeer collegiaal, gezellig en er is alle ruimte voor persoonlijk aandacht, dit naast dat er erg hard wordt gewerkt.