Feedback geven op het werk: 12 gouden regels

(Opbouwende) kritiek geven en ontvangen is niet iets gemakkelijks. Het kan pijn doen, gênant zijn, weerstand oproepen, of nieuwe problemen creëren. Niemand accepteert immers zomaar gecorrigeerd te worden in zijn of haar zelfbeeld. Hoe doe je het op een effectieve manier?

Het begrip ‘feedback' heeft betrekking op de uitwisseling van informatie en perspectieven, die kunnen helpen bij het veranderen en verbeteren van iemands gedrag. Opmerking: we gaan in dit artikel in op de communicatie tussen mensen, niet tussen elektronische componenten. Meer specifiek richten we ons op het beroepsleven.

1. Bereid je voor
Voordat je het gesprek met een werknemer aangaat, is het belangrijk om op een rij te hebben wat je gaat bespreken. Bepaal je wensen en doelstellingen. Welke punten wil je aankaarten en hoe ga je dat doen? Misschien is het prettig om wat praktijkvoorbeelden bij de hand te hebben. Hoe beter voorbereid je bent, hoe soepeler het gesprek zal verlopen.

2. Kondig het feedbackmoment aan
Er zit een dunne lijn tussen constructief en ongevraagd advies. Het laatste kan als een persoonlijke aanval of bemoeizucht worden ervaren. Kondig dus aan dat je je observaties wil communiceren en op welk moment. Vraagt een medewerkers zelf om input? Des te beter! Werknemers die vragen om jouw mening zijn waarschijnlijk bereid er daadwerkelijk iets mee doen.

3. Wacht niet, geef feedback meteen
Het is verleidelijk om repliek pas te delen tijdens een jaarlijks functioneringsgesprek, maar grijp liever eerder in. Het is prettiger om problemen direct aan te pakken, voor zowel de medewerker als jijzelf.

4. Voer het gesprek onder vier ogen
Voor de algemene werksfeer is het beter om kritiek alleen te delen met degene waar het om gaat. Zo voorkom je scheve gezichten en roddels. De werknemer heeft dan ook de tijd en ruimte om zelf met de gegeven input om te gaan, zonder invloed van collega's.

5. Wees specifiek
Vertel precies wat er goed of fout gaat. Verwijs altijd naar een specifieke situatie/gebeurtenis. Aan het eind van het gesprek moet de werknemer precies begrijpen wat er in de toekomst anders moet.

6. Beschrijf je eigen waarneming
Voer het gesprek vanuit het ik-perspectief. Benoem hoe jij bepaalde zaken ervaart en wat je zelf graag anders zou willen zien. Zo spreek je voor jezelf en vul je geen zaken voor de ander in.

7. Richt je op gedrag, niet op de persoon
Een terugkoppeling mag nooit té persoonlijk worden. Voorkom dat de werknemer zich aangevallen voelt. Richt je niet op het karakter, maar op de gedragingen van een persoon. Wat wil je veranderd zien?

8. Lever niet alleen negatief, maar ook positief commentaar
Goede, opbouwende feedback is evenwichtig. Concentreer je dus niet alleen op verbeterpunten. Benoem ook de dingen die goed gaan, geef complimenten. Zo erken je het vele werk dat wordt verzet en zorg je ervoor, dat je commentaar minder snel als harde kritiek wordt opgevat.

9. Vraag feedback
Luister naar de ervaringen van werknemers. Misschien hebben zij andere inzichten, of kunnen ze verklaren waarom iets niet helemaal soepel loopt. Als je openstaat voor een dialoog, is de kans groot dat jullie allebei tevreden uit het gesprek komen.

10. Wees een coach
Luister naar en verplaats je in de werknemer. Probeer zijn/haar beweegredenen te begrijpen. Hiermee creëer je als teamleider of projectmanager een open dialoog, waarbij de medewerker zich gehoord voelt. Bied hulp aan waar nodig en geef ook aan waarom het gesprek voor jou belangrijk is.

11. Stel duidelijke verwachtingen voor de toekomst
Leg uit hoe je verwacht een verandering in gedrag te zien. Schets wat de consequenties zijn als niet aan de verwachtingen wordt voldaan.

12. Doe het vaak
Feedback geven doe je niet eenmalig, maar doorlopend en op gezette tijden. Tijdens vervolggesprekken bespreek je welke veranderingen de werknemer heeft doorgevoerd en welke verbeteringen er merkbaar zijn (en welke misschien nog niet).