Overkom de Waan van de Dag (en krijg meer voor elkaar)

Aan het eind van de dag heb je maar heel weinig voor elkaar gekregen van wat je van plan was. Als dat je regelmatig overkomt blijft er veel belangrijk werk liggen. Wat is de waan van de dag en waarom is het zo lastig om eraan te ontkomen? Wij zochten het voor je uit. En goed nieuws: je kunt dat voorkomen. Wij delen praktische tips waarmee je de waan van de dag even laat voor wat die is.

Wat is de waan van de dag?

De waan van de dag is al het dagelijkse dat urgent lijkt en je aandacht vraagt, ten koste van belangrijke of strategische doelen waar je aan wilt werken.

Je krijgt te maken met allerlei onvoorziene problemen, onderbrekingen of een constante stroom e-mails, app-berichten en andere notificaties. Daardoor kom je niet toe aan wat je eigenlijk wilde doen.

De waan van de dag is schadelijk als je hier regelmatig in wordt opgezogen, waardoor er belangrijke taken blijven liggen. Zorg daarom dat je de focus houdt op strategische plannen, jouw carrièredoelen en andere belangrijke taken die eigenlijk niet mogen blijven liggen.

Waarom wordt je opgezogen in die waan?

Dat je wordt opgezogen in de waan van de dag is eigenlijk heel menselijk.
Het komt door de wijze waarop ons brein werkt en hoe we onze (werk)omgeving inrichten:

• Urgentie boven belangrijkheid
  Het brein beoordeelt urgentie als belangrijker dan belangrijkheid. Dus taken dus urgent zijn (of lijken) krijgen onbewust voorrang. Het niet afronden ervan heeft direct consequenties, dus dat wil het brein voorkomen. Toch is dat onverstandig, omdat zelfs die directe consequenties soms maar klein zijn en dus geen probleem vormen.
• Notificaties trekken de aandacht
  Smartphones, computers en andere apparaten leiden ons af, met notificaties. Ze trekken onze aandacht, wat het moeilijker maakt om gefocust te blijven op een langdurige en strategische taak. Alleen door notificaties uit te zetten lukt het om daar niet steeds op te reageren.
• Moeite met tijdmanagement
  Tijdmanagement vormt voor veel mensen een uitdaging. Veel mensen onderschatten de hoeveelheid tijd die ze nodig hebben om iets ‘even’ te doen. Daardoor blijft er weinig tijd over voor de taken die grotere doelen dienen.
• Motivatie uit afronden van kleine taken
  Het afronden van taken levert een fijn gevoel op, dus motiveert om het volgende op te pakken. Dat gevoel volgt uit zowel kleine als grote taken. Daarom is het verleidelijk om eerst de kleine(re) taken op te pakken.
• Werkdruk en stress
  Bij een oplopende werkdruk en stress wordt het moeilijker om weerstand te bieden aan de waan van de dag. Het vermogen om helder te denken en prioriteiten te stellen neemt af. Daardoor krijgen kleine taken nog meer voorrang op het strategische werk.

Hoe ontkom je aan de waan van de dag?

Je wilt ontkomen aan de waan van de dag. Deze manieren kunnen je helpen:

• Stel duidelijke doelen
  Begin met duidelijke doelen, om richting te geven aan je werk(dag). Maak doelen voor de lange termijn, die meetbaar zijn om gaandeweg bij te houden hoe het gaat. Stel de doelen SMART op. Concretiseer de doelen, bijvoorbeeld door ze zichtbaar te maken in je werkomgeving. Print een afbeelding, leg de benodigde materialen voor je neer of zorg voor andere visuele herinneringspunten. Zo blijf je herinnerd aan waar je mee aan de slag wil.
• Plan je tijd
  Maak een dagelijkse en een wekelijkse planning. Blok daarin tijd voor zowel de urgente als de belangrijke taken. Houd bijvoorbeeld 20% van de tijd vrij voor wat er eventueel tussendoor komt (of meer, afhankelijk van jouw type werk). Komt er niets tussendoor? Dan kun je langer aan de structurele zaken en taken blijven werken.
• Voorkom afleidingen
  Schakel notificaties uit voor app-berichten, e-mails en social media, als je die niet nodig hebt tijdens je werk. Stel specifieke tijden in, waarop je jouw inbox en bijvoorbeeld social media-accounts checkt. Onderschat de verleiding van een notificatie niet, omdat het heel menselijk is om er nieuwsgierig naar te worden en even te kijken.
• Delegeer taken (of leer ‘nee’ zeggen)
  Werk je in een team? Vraag anderen om bepaalde taken van je over te nemen. Kunnen zij de brandjes van de waan van de dag voor je blussen? Houd je ondertussen bezig met het strategische werk, waarvoor jouw specifieke vaardigheden en kennis relevant zijn.
• Stel routines in tijdens je werk
  Bedenk routines, die je ontwikkelt tot een gewoonte. Begin de dag bijvoorbeeld met het opstellen van een planning, met de taken die je zal doen. Of start de dag door de taken in te plannen op specifieke momenten van de dag. Plan ook alvast de pauzes en bijvoorbeeld de momenten waarop je urgente zaken kunt oppakken, zoals net voor de pauze.

Wat is belangrijk om rekening mee te houden?

Zelfs met de bovenstaande tactieken om te ontkomen aan de waan van de dag kan dat lastig zijn. Houd daarom rekening met deze uitdagingen:

• Gewoontes veranderen kost tijd
  Lekker meegaan in de waan van de dag voelt voor veel mensen op het moment zelf prettig, omdat ze dat gewend zijn. Gewoontes veranderen kost tijd, moeite en inzet. Neem er de tijd voor en accepteer dat het niet vanzelf gaat. En dat het misschien niet meteen lukt.
• Neem de tijd voor planning en reflectie
  Plan tijd in om een planning te maken voor de dag. En om te reflecteren, aan het einde van die dag. Dat voelt misschien zinloos en als tijdverspilling, maar het maakt je veel effectiever. Door even de tijd te nemen krijg je de rest van de dag veel meer voor elkaar.
• Balanceer urgentie en belangrijkheid
  Probeer bij taken te bepalen wat er werkelijk urgent is en hoe belangrijk iets is. Kan de business niet verder als je iets nu niet oppakt? Of valt dat wel mee? Stel prioriteiten op basis van meer dan urgentie alleen. Beoordeel ook de belangrijkheid, om de waan van de dag verder los te laten.
• Ervaar dat delegeren werkt
  Het voelt voor veel mensen prettiger om het zelf te doen, in plaats van het aan anderen over te laten. Tenminste, totdat je het een keer delegeert. Probeer het eens uit. En nog een paar keer. Pas dan zal je merken hoeveel tijd dat scheelt, waardoor jij aan de slag kunt met wat er echt belangrijk is.

Hoe kun je beginnen om aan de waan te ontkomen?

Een aantal handige tools kunnen je helpen om makkelijker te ontkomen aan de waan van de dag.

De to-do-lijsten en bijvoorbeeld taakbeheer van tools zoals Trello, Asana en Todoist kunnen je helpen. Of gebruik de Google Calendar en Microsoft Outlook Calendar om je dagen te plannen.

Verder kun je denken aan TomatoTimer en Forest voor focus of aan Evernote en Microsoft OneNote om notities te maken van waar je aan wilt werken.