Vacature schrijven voor een administratief Medewerker

Zo’n vacaturetekst schrijven lijkt eenvoudig, maar vraagt om een scherpe blik. Want hoe zorg je dat jouw vacature de juiste mensen aanspreekt? En hoe voorkom je dat je wordt overspoeld door reacties van ongeschikte kandidaten?

Het antwoord ligt in duidelijkheid. Administratief medewerkers vind je in vrijwel elke organisatie. Het takenpakket kan per bedrijf ook flink verschillen. Het is daarom bij deze vacatures extra belangrijk dat je duidelijk bent over taken, maar ook het bedrijf zelf. Wie zijn jullie, wat doen jullie en wat wordt er precies van de administratief medewerker verwacht? Hoe concreter, hoe beter.

Wat is een administratief medewerker?

Een administratief medewerker ondersteunt de dagelijkse gang van zaken in je organisatie. Denk aan het verwerken van gegevens, beantwoorden van telefoontjes en mails of het beheren van agenda's. Het is een onmisbare rol in vrijwel elke organisatie, van zorg tot onderwijs en van overheid tot bedrijfsleven.

De werkzaamheden van een administratief medewerker zijn vaak veelzijdig, maar altijd gericht op het soepel laten verlopen van administratieve processen. Daarom is het belangrijk dat je in de vacaturetekst voor een administratief medewerker duidelijk maakt wat voor soort organisatie je hebt en welke administratie je precies bedoelt.

Takenpakket van een administratief medewerker

Omdat de functie van een administratief medewerker verschilt per organisatie, is ook het takenpakket divers. Meestal bestaat zo'n takenpakket uit:

• Verwerken van post en e-mails. Het is belangrijk dat je in de vacaturetekst duidelijk maakt wat voor soort post en e-mails verwerkt moeten worden.
• Invoeren en bijhouden van gegevens. Geef aan welke systemen hiervoor gebruikt worden.
• Opstellen van brieven, offertes of facturen. Noem specifieke software of methoden die je organisatie gebruikt.
• Telefonische ondersteuning bieden. Vermeld of er veel klantcontact is en in welke context.
• Beheren van agenda's en vergaderruimtes. Geef aan hoe deze taak in jouw organisatie is georganiseerd.

Wees specifiek in je vacaturetekst. Noem de systemen waar je mee werkt en geef een duidelijk beeld van de dagelijkse werkzaamheden. Zo wordt het selectieproces effectiever.

Vaardigheden en competenties administratief medewerker

Een goede administratief medewerker werkt nauwkeurig, is georganiseerd en kan snel schakelen. Daarnaast zijn computervaardigheden een must, net als goede schriftelijke en mondelinge communicatie. Noem in je vacaturetekst voor een administratief medewerker de belangrijkste competenties voor in jouw bedrijf. Denk aan stressbestendigheid als het vaak druk is of klantvriendelijkheid als er veel klantcontact is.

Dit verdient een administratief medewerker

Het gemiddelde salaris van een administratief medewerker is € 2.660 bruto per maand. Het loon voor deze functie ligt tussen de € 2.265 en € 3.060, afhankelijk van de verantwoordelijkheden die bij de functie horen en de ervaring die iemand moet hebben.

Vacature schrijven administratief medewerker

Een goede vacaturetekst voor een administratief medewerker begint met de functietitel. 'Administratief medewerker klantenservice' of 'Allround administratief medewerker HR' vertelt een kandidaat al veel meer dan alleen 'medewerker'. Beschrijf ook kort je organisatie, het team en wat iemand concreet gaat doen.

Wat een administratief medewerker zoekt in een baan

Administratief medewerkers hebben veel keuze als het gaat om werkgevers. Ze letten daarom vaak niet alleen op het takenpakket, maar ook op het bedrijf zelf. Een team met een goede werksfeer spreekt meer aan dan alleen het takenpakket. Een stabiele organisatie met goed georganiseerde processen is dan ook extra aantrekkelijk. Benadruk in de vacature wat jij te bieden hebt. De functie zelf kunnen ze immers overal vervullen. Noem bijvoorbeeld de mogelijkheden in hybride werken, vertel meer over het team of andere extra's zoals thuiswerkbudget of vakantiedagen.

Taalgebruik voor een administratief medewerker

Een administratief medewerker heeft niet per se affiniteit met je sector. Jargon kun je daarom beter vermijden. Bovendien houdt deze doelgroep van duidelijkheid. Schrijf daarom to the point. Gebruik korte zinnen, actieve taal en spreek de lezer aan met 'jij'.