Conflict met een Werknemer: wat nu?

Een arbeidsconflict verpest de werksfeer en kan op termijn zelfs leiden tot verzuim of een beëindiging van het dienstverband. Dat wil je voorkomen. Juist handelen bij een conflict is dus belangrijk. Maar hoe pak je dat aan?

Het is goed om te weten welke rechten je werknemer heeft. Daarnaast heb jij als werkgever ook rechten en plichten. Verder is open communicatie de belangrijkste factor in het oplossen van een meningsverschil of arbeidsconflict. Kom je er echt niet uit samen? Dan is mediation misschien de oplossing.

Wat is een arbeidsconflict?

Een arbeidsconflict is een serieus meningsverschil op het werk. Dat kan zijn tussen twee werknemers, maar vaker is het tussen een werknemer en werkgever. Zo'n conflict begint vaak klein. Een werknemer voelt zich bijvoorbeeld niet gehoord. Of jij als werkgever vindt dat de werknemer zijn taken niet goed uitvoert.

Als je niets doet met een arbeidsconflict, wordt het erger.

Soms meldt een werknemer zich zelfs ziek door de stress die bij het meningsverschil komt kijken. Dan ontstaat er ook nog een probleem rondom verzuim.

Volgens het STECR-model (ontwikkeld door Stichting Expertisecentrum Participatie en Gezondheid) spreken we van een arbeidsconflict als de communicatie verstoord is en samenwerken niet meer gaat.

Voorbeelden van een arbeidsconflict

Er zijn veel situaties waarin een arbeidsconflict kan ontstaan. Een paar voorbeelden:

• Je werknemer voelt zich niet serieus genomen.
• Er is een meningsverschil over werktijden, roosters of pauzes.
• De werknemer is het niet eens met de uitkomst van een functioneringsgesprek.
• Jij als werkgever ervaart dat de werknemer zich niet aan afspraken houdt.

Ook een sterk verschil in jullie beeld van een situatie kan al genoeg zijn voor een serieus meningsverschil.

Een meningsverschil voorkomen

Voorkomen is beter dan genezen. Voorkom arbeidsconflicten met duidelijke afspraken en regels. Leg die regels ook vast. Als er in een arbeidscontract of bedrijfsregels duidelijke afspraken staan over bijvoorbeeld werktijden en omgangsvormen dan is er minder ruimte voor meningsverschillen.

Zorg daarnaast voor een open bedrijfscultuur. Het is belangrijk dat mensen zich durven uit te spreken. Ontstaat er toch een conflict? Wacht dan niet af. Hoe eerder je in actie komt, hoe groter de kans dat je er samen uitkomt.

Een arbeidsconflict oplossen

Stap 1: Ga in gesprek

De eerste stap is simpel, maar soms moeilijk: praat met elkaar. Ga het gesprek aan op een rustig moment. Nodig je werknemer uit en luister goed. Probeer te begrijpen wat de ander bedoelt.

Tips voor zo'n gesprek:

• Blijf rustig.
• Luister zonder te onderbreken.
• Herhaal wat je hoort om te checken of je het goed begrijpt.
• Bedenk samen oplossingen.
• Maak duidelijke afspraken en leg ze vast.

Lukt het niet om het arbeidsconflict samen op te lossen? Dan is het tijd voor stap 2.

Stap 2: schakel HR in

Lukt het gesprek niet of twijfel je over je aanpak? Vraag dan hulp van een HR-adviseur. Zeker als je een grotere organisatie hebt met een eigen HR-afdeling dan is dit een goede vervolgstap.

De HR-adviseur neemt een paar taken op zich:

• Helpt met gesprekken tussen jou en je werkgever voorbereiden.
• Is aanwezig bij het gesprek als neutrale begeleider.
• Zorgt dat afspraken worden vastgelegd.
• Denkt mee over vervolgstappen.
• Bewaakt procedures, regels en wetgeving.
• Schakelt externe hulp in als dat nodig is.

De HR-adviseur is geen partij in het conflict, maar een onafhankelijke deelnemer die zorgt dat alles eerlijk verloopt. Dat is goed voor zowel jou als je werkgever.

Stap 3: Schakel een mediator in

Kom je er nog steeds niet uit met je werknemer? Schakel dan een mediator in. Je HR-adviseur kan je daar bij helpen.

Mediation is een vorm van bemiddeling. Een mediator is een onafhankelijke professional die helpt om het gesprek in goede banen te leiden. De mediator kiest geen kant. Hij zorgt ervoor dat jullie goed naar elkaar luisteren, afspraken maken en die ook vastleggen.

Mediation is vertrouwelijk. Alles wat jullie bespreken, blijft onder jullie. Dat zorgt voor een gevoel van veiligheid bij de werknemer die een HR-afdeling misschien niet biedt.

Als je er met een mediator niet uitkomt

Soms kom je er zelfs met een mediator niet uit. Dan kun je denken aan een ontslagprocedure. Dat moet je wel zorgvuldig aanpakken. Je kan namelijk niet zomaar afscheid nemen van een werknemer.

Er zijn twee mogelijke routes voor ontslag.

• Via het UWV: als het conflict vooral gaat over langdurige ziekte of reorganisatie.
• Via de kantonrechter: als het conflict persoonlijk is en de samenwerking niet meer werkt.

De rechter of het UWV kijkt dan of:

• je genoeg hebt gedaan om het conflict zelf op te lossen (dus gesprekken, mediation, verbetertraject).
• het conflict zo ernstig is dat samenwerken niet meer gaat.
• er geen andere oplossing is dan ontslag.

Rechten en plichten bij een arbeidsconflict

Zowel jij als je werknemer hebben je aan wet- en regelgeving te houden als het gaat om arbeidsconflicten.

Jij als werkgever hebt een zorgplicht. Dat betekent dat je moet zorgen voor een veilige en gezonde werkomgeving. Daarnaast moet je serieus omgaan met conflicten. Probeer altijd meerdere dingen om het conflict op te lossen, zoals dus het gesprek aangaan of mediation. Als werkgever mag je niet zomaar iemand ontslaan. Er zijn regels over ontslag vastgelegd in het Burgerlijk Wetboek.

Ook de werknemer moet zich aan regels houden. Hij moet meewerken aan een oplossing bij een arbeidsconflict of meningsverschil. Ook mag hij zich niet zomaar ziek melden. Een bedrijfarts beoordeeld of iemand echt niet kan werken door het conflict.

Neem actie, luister, schakel hulp in

Een arbeidsconflict is lastig, maar het hoort er helaas bij. Door op tijd actie te ondernemen, goed te luisteren en de juiste hulp in te schakelen, voorkom je een hoop gedoe. Blijf vooral praten en vraag op tijd hulp als dat nodig blijkt.