Wettelijke Vakantiedagen: dit zijn de Regels voor Werkgevers

Vakantie is niet alleen leuk, maar ook wettelijk verplicht in Nederland. Als werkgever moet je je werknemers meerdere weken per jaar met vakantie sturen. In dit artikel leggen we je uitgebreid uit waar je rekening mee moet houden als het gaat om vakantiedagen.

Betekenis: wettelijke en bovenwettelijke vakantiedagen

Iedereen in loondienst heeft het recht op wettelijke vakantiedagen. Dat aantal is vastgesteld op minimaal 4 keer het aantal uur dat iemand per week werkt. Je mag iemand dus nooit minder vakantiedagen dan het wettelijke aantal geven.

Geef je je medewerkers meer dan het aantal wettelijke vakantiedagen? Dan noem je dat bovenwettelijke vakantiedagen. De afspraken hierover leg je vast in de arbeidsovereenkomst of staan in de cao.

Vakantie moet worden aangevraagd

Verlof moet altijd worden aangevraagd en kan niet zomaar worden opgenomen. Je moet binnen 2 weken reageren op de aanvraag. Doe je dat niet? Dan is de vakantie automatisch goedgekeurd.

Je mag iemands vakantie niet zomaar afwijzen, ook niet binnen 2 weken na de aanvraag. Alleen als er zwaarwegende bedrijfsbelangen gelden, mag je iemands verlofaanvraag weigeren. Je moet iemand dan wel de optie geven op een later moment vakantie te nemen.

Vakantiedagen kunnen vervallen

Vakantiedagen zijn niet eeuwig geldig. De wettelijke vakantiedagen die in een kalenderjaar worden opgebouwd, vervallen 6 maanden na het einde van het kalenderjaar. Alle vakantiedagen die in 2025 zijn opgebouwd, vervallen dus per 1 juli 2026.

Bovenwettelijke vakantiedagen zijn minimaal 5 jaar geldig. Je mag er als werkgever voor kiezen deze vervaltermijn langer te maken, maar niet korter.

Doorbetaling tijdens vakantie (ook toeslagen)

Zijn je werknemers in loondienst? Dan ben je verplicht om ze tijdens hun vakantie hun reguliere salaris door te betalen. Dat geldt ook voor werknemers die een toeslag ontvangen (onregelmatigheidstoeslag, ploegentoeslag, gevarengeld, etc.) Deze toeslagen moeten ook in de vakantie gewoon worden doorbetaald. Een werknemer mag er namelijk niet in salaris op achteruitgaan als hij op vakantie is.

Een uitspraak van de Hoge Raad oordeelde in 2023 dat de uitbetaling van onregelmatigheidstoeslag voor zowel wettelijke vakantiedagen als bovenwettelijke vakantiedagen geldt.

Vakantiedagen uitbetalen mag niet zomaar

Wettelijke vakantiedagen mogen tijdens het lopende dienstverband nooit worden uitbetaald. Bovenwettelijke vakantiedagen wel, mits dit is vastgelegd in de arbeidsovereenkomst of de cao.

Als iemand uit dienst gaat, moeten de resterende verlofdagen worden uitbetaald of voor het einde van het dienstverband worden opgenomen. Uitbetaalde verlofuren vallen onder het bijzondere tarief, dus onder aan de streep houdt je medewerker er minder aan over.

Vakantie stimuleren is financieel gunstig

Naast het feit dat vakanties goed zijn voor de ontspanning, is het ook financieel interessant om het opnemen van vakantiedagen zoveel mogelijk te stimuleren.

Omdat je vakantiedagen moet kunnen uitbetalen als iemand uit dienst gaat, moet je met deze kosten rekening houden in de begroting. Hoe meer werknemers gedurende het kalenderjaar hun vakanties niet benutten, hoe meer geld je moet reserveren. Dat is niet gunstig.

Daarnaast wil je voorkomen dat iedereen tegelijkertijd besluit met vakantie te gaan. Dan is je zaak onbemand. Wijs je werknemers er dus meerdere keren per jaar op dat ze hun vakantiedagen moeten opnemen.

Hoe zit het met verplichte vrije dagen?

In principe mag je als werkgever niet bepalen wanneer je werknemers vrij zijn. Maar er is een uitzondering: verplichte vrije dagen. In de arbeidsovereenkomst of cao kan zijn opgenomen dat er op bepaalde dagen niet gewerkt wordt. De dag na Hemelvaart bijvoorbeeld, of de dagen tussen Kerstmis en Nieuwjaar.

Deze verplichte vrije dagen worden van het vakantiesaldo van de werknemer afgetrokken. De wet schrijft geen maximum aantal verplichte vrije dagen voor. In theorie mag je dus de volledige vakanties van je werknemers inroosteren, mits je dit van tevoren afspreekt en aankondigt. Dit gebeurt in de bouw en het onderwijs bijvoorbeeld.

Het is voor de motivatie van je werknemers wel beter om hen zoveel mogelijk vrijheid te geven in het inroosteren van hun vakantie.