Service Coördinator (32 uur per week) 40u/w Vervangingsfonds/Participatiefonds Rotterdam • DC Professionals

Vacature in het kort

Volledige vacaturetekst

Standplaats: ROTTERDAM
Duur: 01-10-2025 - 31-12-2025
Optie tot verlenging: Ja
Reageren voor: 18-08-2025

VfPf zoekt per direct een tijdelijke Service Coördinator binnen het Regieteam IV, afdeling Run.

In deze rol ben je verantwoordelijk voor het beheren van binnenkomende meldingen (vragen, service requests, incidenten en standaard wijzigingen) en het ondersteunen van onze collega's van Run. Je speelt een cruciale rol in het waarborgen van de kwaliteit, vastlegging en voortgang van meldingen, zowel intern als bij onze IT-leveranciers.

Belangrijkste taken:

Meldingenbeheer:

• Intake van meldingen: Je neemt binnengekomen meldingen in ontvangst en zorgt voor een correcte registratie.

• Administratie: Je houdt de administratie van meldingen nauwkeurig en continu bij, zodat alle informatie up-to-date is en betrokkenen tijdig geïnformeerd worden over de status.

• Kwaliteitsbewaking: Je bewaakt de kwaliteit van de meldingen en zorgt ervoor dat deze voldoen aan de gestelde normen.

Voortgangsbewaking:

• Monitoring: Je bewaakt de voortgang van meldingen en zorgt voor een tijdige opvolging, zowel intern als bij onze IT-leveranciers.

• Ondersteuning: Je biedt ondersteuning aan collega's van Run waar nodig, om ervoor te zorgen dat meldingen efficiënt worden afgehandeld.

Documentatie en Preventie:

• Documenteren van terugkerende meldingen: Je legt werkinstructies vast voor terugkerende meldingen in onze wiki op basis van uitleg van collega's van Run, zodat toekomstige meldingen zelfstandig kunnen worden afgehandeld.

• Proactief meedenken: Je denkt proactief mee om terugkerende meldingen te voorkomen door problemen te identificeren en oplossingen te creëren.

Deze opdracht voldoet conform wet DBA niet aan de criteria en een Zzp’er (eenmanszaak of een DGA van een BV) kan daarom niet inschrijven op deze opdracht.

In tegenstelling tot wat in de selectie- en gunningsleidraad VfPf artikel 4.6 staat, hanteren wij bij deze opdracht een standstill termijn van 5 kalenderdagen, i.p.v. een standstill termijn van 10 kalenderdagen. Dit houdt in dat u binnen 5 kalenderdagen i.p.v. 10 kalenderdagen na ontvangst van het oordeel bezwaar dient aan te tekenen via een kort geding.

Kandidaatomschrijving

Algemeen:

• Afgeronde opleiding op HBO niveau bij voorkeur in de richting bestuurlijke informatiekunde, bedrijfskunde of informatica.

• Meerjarige (> 5 jaar) werkervaring op het gebied van (business) helpdesk, service coördinator op het raakvlak tussen business en IT.

• Kennis van methoden en standaards op het gebied van ITIL.

• Kennis van de agile way of working.

• Brede kennis van het werken met businessprocessen, bij voorkeur in de onderwijs/publieke sector.

Jij bent/hebt:

• Initiatiefrijk/ondernemend en proactief.

• Doortastend en resultaatgericht.

• Conceptueel denkvermogen.

• Klantgericht.

Jouw vaardigheden:

• Samenwerken: Goed kunnen functioneren binnen multidisciplinaire teams en externe partijen.

• Stressbestendigheid: Rust bewaren in hectische situaties en prioriteiten stellen.

• Initiatief nemen: Proactief handelen bij het signaleren van knelpunten of verbeterkansen.

• Digitale vaardigheden: Werken met service management systemen en rapportagetools.

Functie-eisen:
Kandidaat is in het bezit van een afgeronde HBO opleiding. Graag arceren op het cv.
Specifieke opleidingen of behaalde certificaten
- Kandidaat is in het bezit van een (geldig) ITIL certificaat. Graag arceren op het cv.
Kandidaat heeft minimaal 5 jaar recente en relevante werkervaring op het gebied van (business) helpdesk, service coördinator op het raakvlak tussen business en IT. Graag arceren op het cv.
Kandidaat heeft recente en relevante kennis van ICT en brede recente en relevante kennis in het beheren van businessapplicaties, bij voorkeur in het onderwijs/de publieke sector. Graag arceren op het cv.
Kandidaat heeft recente en relevante kennis van de agile way of working. Graag arceren op het cv.
Kandidaat is geen Zzp'er (eenmanszaak of DGA van een BV).

Wensen:
Bij deze opdracht wordt om een motivatiebrief gevraagd. Deze weegt mee in de uiteindelijke beoordeling. Deze motivatiebrief wordt beoordeeld volgens de hieronder aangegeven criteria.
Op maximaal 1 A4 licht kandidaat toe wat hij/zij brengt aan toegevoegde waarde in relatie tot kennis en ervaring met het beheer van business applicaties.

De motivatiebrief wordt als volgt beoordeeld:

Uitstekend 15 punten
De kandidaat beschikt over de gevraagde kennis en ervaring en heeft deze met aansprekende voorbeelden onderbouwd. De kandidaat toont inlevingsvermogen en snapt wat er wordt verwacht.

Goed 10 punten
De kandidaat beschikt over de gevraagde kennis en ervaring en heeft deze met voorbeelden onderbouwd.

Voldoende 5 punten
De kandidaat beschikt over de gevraagde kennis en ervaring, echter, de onderbouwing is niet overtuigend genoeg.

Onvoldoende 0 punten
De kandidaat beschikt niet/onvoldoende over de gevraagde kennis en ervaring en de inschrijving is ongeldig.
Kandidaat heeft minimaal 5 jaar recente en relevante werkervaring op het gebied van (business) helpdesk, service coördinator op het raakvlak tussen business en IT. Graag arceren op het cv.
Kennis en ervaring
- In hoeverre heeft de kandidaat ervaring en kennis met het beheren van business applicaties in een regie organisatie, bij voorkeur in de onderwijs/publieke sector? Deze vraag wordt als volgt beoordeeld: Goed 10 punten De kandidaat beschikt over de gevraagde ervaring en kennis en heeft deze met voorbeelden onderbouwd. Voldoende 5 punten De kandidaat beschikt over de gevraagde ervaring en kennis, echter, de onderbouwing is niet overtuigend genoeg. Onvoldoende 0 punten De kandidaat beschikt niet/onvoldoende over de gevraagde ervaring en kennis en de inschrijving is ongeldig.
Competenties en vaardigheden 1
- Kandidaat herkent zich in de volgende competenties en vaardigheden:
- Initiatiefrijk/ondernemend en proactief
- Doortastend en resultaatgericht
- Conceptueel denkvermogen
- Klantgericht
Competenties en vaardigheden 2
- Kandidaat herkent zich in de volgende competenties en vaardigheden:
- Goed kunnen functioneren binnen multidisciplinaire teams en externe partijen.
- Rust bewaren in hectische situaties en prioriteiten stellen.
- Proactief handelen bij het signaleren van knelpunten of verbeterkansen.
- Werken met service management systemen en rapportagetools.
Bij deze opdracht worden na de eerste selectieronde met een aantal kandidaten verificatiegesprekken afgenomen. Deze wegen mee in de uiteindelijke beoordeling. Deze gesprekken worden beoordeeld volgens de hieronder aangegeven criteria.
Tijdens het gesprek toetsen we op de gevraagde eisen en de gunningscriteria. Er zal o.a. worden gevraagd naar praktijkvoorbeelden waaruit blijkt dat de kandidaat aan de gevraagde eisen en gunningscriteria voldoet.

De kandidaat wordt als volgt beoordeeld:

Uitstekend 15 punten
De kandidaat voldoet aan de gevraagde eisen en gunningscriteria en heeft deze met aansprekende voorbeelden onderbouwd. De kandidaat toont inlevingsvermogen en snapt wat er wordt verwacht.

Goed 10 punten
De kandidaat voldoet aan de gevraagde eisen en gunningscriteria en heeft deze met voorbeelden onderbouwd.

Voldoende 5 punten
De kandidaat voldoet aan minimale eisen en aan de meeste gunningscriteria, maar dient zich op bepaalde onderwerpen nog verder te ontwikkelen voor deze functie.

Onvoldoende 0 punten
De kandidaat beschikt niet/onvoldoende over de gevraagde ervaring en de inschrijving is ongeldig.