Officemanager Leiden • MATCHT

Vacature in het kort

Volledige vacaturetekst

Je gaat werken als Officemanager voor het Directoraat Research en Valorisation en het team LUMC Global. Een leuke en uitdagende functie waar zelfstandigheid en inzicht van je wordt verwacht.

Wat ga je doen:
Directoraat Research en Valorisationbestaat uit 6 teams, allen aangestuurd door een MT lid en Directeur.

• Complexe afspraken inplannen
• Project ondersteuning
• Organiseren van het MT overleg en actiepunten bijhouden en chasen
• Bijhouden en zorgen voor goede filing in een Teams omgeving
• Bijhouden intranet
• Zorgen voor verbinding van de diverse teams door het organisatie van interne bijeenkomsten

LUMC Global

• Afspraken en logistieke ondersteuning van het Hoofd van LUMC Global
• Ontwikkeling handboek
• Bijwonen van het international community overleg (1x per maand)
• Netwerken binnen het LUMC om Global zichtbaar te maken
• Ontvangst internationale delegaties en organiseren van rondleidingen
• Nieuwsbrieven schrijven
• Ontwikkelen website

Kerncompetenties

• Project- en procesondersteuning: kan overzicht houden over meerdere initiatieven en agenda's en voortgang bewaken
• Samenwerkingsgericht: werkt soepel samen met verschillende interne en externe stakeholders (onderwijs, onderzoek, bedrijfsvoering, internationale partners)
• Analytisch en resultaatgericht: kan bijdragen aan monitoring van internationale samenwerking en het zichtbaar maken van impact
• Communicatieve vaardigheden: weet helder te schrijven (verslagen, notities) en professioneel te schakelen met uiteenlopende stakeholders, ook internationaal
• Organisatorisch vermogen: gestructureerd, zorgvuldig en in staat om informatie en processen te verbeteren (zoals handbooks, workflows, documentatie)
• Proactief en leergierig: Leergierig en nieuwsgierig naar internationale context. Ziet wat er nodig is en pakt taken op zonder voortdurende aansturing
• Flexibiliteit: kan schakelen tussen inhoud en praktische organisatie
• Digitale vaardigheid: goed in het gebruik van systemen (SharePoint, Teams, Excel, vergaderplanningstools, projectmanagementsystemen)

Je gaat 2 afdelingen ondersteunen, dat vraagt om inzicht, flexibiliteit en goed timemanagement. Je hebt de volgende persoonlijke eigenschappen:

• Positieve en verbindende houding in een dynamische werkomgeving
• Servicegericht
• Flexibel en stressbestendig; kan omgaan met wisselende prioriteiten
• Nauwkeurig, betrouwbaar en hands-on
• Meedenken over verbeteringen binnen processen en samenwerking
• Goed in samenwerken
• Een goed gevoel voor humor

Gevraagd

Je gaat 2 afdelingen ondersteunen, dat vraagt om inzicht, flexibiliteit en goed timemanagement. Je hebt de volgende persoonlijke eigenschappen:

• Positieve en verbindende houding in een dynamische werkomgeving
• Servicegericht
• Flexibel en stressbestendig; kan omgaan met wisselende prioriteiten
• Nauwkeurig, betrouwbaar en hands-on
• Meedenken over verbeteringen binnen processen en samenwerking
• Goed in samenwerken
• Een goed gevoel voor humor

• Minimaal 5 jaar werkervaring als Officemanager of Project Assistant
• Hbo+ werk- en denkniveau
• Uitstekende kennis Nederlandse en Engelse taal

Aanbod

• Een contract in dienst bij het LUMC
• Salaris schaal 9 - maximaal € 4.500,- obv een fulltime werkweek
• 36-urige werkweek
• Uitstekende arbeidsvoorwaarden