Project Secretaresse

Als Prjoject Secretaresse ondersteun je zowel de programma’s als het algemene secretariaat van OZJ. Het OZJ is een netwerkorganisatie en daarom zoeken we een enthousiaste en zelfstandige collega die graag overzicht houdt, proactief ondersteunt en overlappende paden ziet.

Je draagt bij aan een soepel verlopend proces binnen de programmateams en het secretariaat, zodat anderen zich kunnen richten op inhoudelijke en strategische vraagstukken. Je voelt goed aan wat collega’s nodig hebben, communiceert helder en werkt zorgvuldig. Dankzij jouw inzet functioneren de teams efficiënter en effectiever.

Jouw rol:
Als secretaresse zorg je voor overzicht, bewaakt de voortgang van afspraken en ondersteunt de programmateamleden. Het team bestaat uit 23 medewerkers. Jouw ondersteuning richt zich op 4 personen (programmamanager en projectleiders).
Dankzij jou kunnen anderen zich richten op inhoud en strategie. Je bent op je best als je kan ontzorgen.

Werkzaamheden:

• Opstellen en bijhouden van actie- en besluitenlijsten, opvolgen van acties en waar nodig notuleren.
• Bijhouden en actualiseren van het overzicht van contactpersonen en relaties
• Archiveren van documenten en correspondentie van het programmateam
• Beheren van toegangsrechten in Microsoft Teams
• Zorgen voor een uniforme, professionele uitstraling van documenten (volgens huisstijl)
• Regelen van facilitaire en praktische zaken voor de teams
• Agendabeheer van verschillende complexe agenda’s

Je bent een ervaren professional die energie haalt uit organiseren, structureren en samenwerken in een complexe omgeving. Dankzij je scherp aanvoelend vermogen en gevoel voor verhoudingen weet je warm en effectief te opereren in een dynamische en politiek gevoelige netwerkorganisatie. Je schakelt makkelijk tussen verschillende niveaus en weet hoofd- van bijzaken te onderscheiden.

Competenties

Organiseren en plannen - Je houdt overzicht en bewaakt deadlines, acties en afspraken.

Samenwerken - Je bent een verbindende schakel binnen het team en schakelt soepel met verschillende stakeholders.

Nauwkeurigheid - Je werkt zorgvuldig en zorgt dat alles goed gedocumenteerd is.

Proactief - Je signaleert knelpunten en komt zelf met verbetervoorstellen.

Communicatief vaardig - Je weet helder te communiceren en stemt verwachtingen goed af.

Sensitiviteit - Je voelt goed aan wat in de organisatie speelt en wat collega’s nodig hebben.

Flexibiliteit - Je kunt snel schakelen tussen taken en bent stressbestendig bij piekmomenten.

Probleemoplossend vermogen - Je denkt mee en draagt bij aan praktische oplossingen.

Gevraagd

Je bent een ervaren professional die energie haalt uit organiseren, structureren en samenwerken in een complexe omgeving. Dankzij je scherp aanvoelend vermogen en gevoel voor verhoudingen weet je warm en effectief te opereren in een dynamische en politiek gevoelige netwerkorganisatie. Je schakelt makkelijk tussen verschillende niveaus en weet hoofd- van bijzaken te onderscheiden.

Competenties

Organiseren en plannen - Je houdt overzicht en bewaakt deadlines, acties en afspraken.

Samenwerken - Je bent een verbindende schakel binnen het team en schakelt soepel met verschillende stakeholders.

Nauwkeurigheid - Je werkt zorgvuldig en zorgt dat alles goed gedocumenteerd is.

Proactief - Je signaleert knelpunten en komt zelf met verbetervoorstellen.

Communicatief vaardig - Je weet helder te communiceren en stemt verwachtingen goed af.

Sensitiviteit - Je voelt goed aan wat in de organisatie speelt en wat collega’s nodig hebben.

Flexibiliteit - Je kunt snel schakelen tussen taken en bent stressbestendig bij piekmomenten.

Probleemoplossend vermogen - Je denkt mee en draagt bij aan praktische oplossingen.

• Hbo werk- en denk niveau;
• Meerdere jaren ervaring als secretaresse bij voorkeur binnen complexe omgeving als ministeries;
• Uitstekende beheersing Nederlandse taal in woord en schrift

Aanbod

Een opdracht tot eind 2026 waarna bekeken wordt of een verlenging nodig is.
Contract gedetacheerd in dienst bij MATCHT.