Assistent dossiers, deadlines en debiteuren

Wij staan ondernemers bij tegen de bank: KYC-onderzoeken, offboarding en geblokkeerde rekeningen. Eén specialisme, uitgevoerd op het hoogste niveau. Onze klanten zijn succesvolle ondernemers.

Wij zijn geen traditioneel advocatenkantoor. We zijn een advocatenbedrijf. Snel, ondernemend en loyaal aan onze cliënten tot het uiterste. Het kantoor bestaat bijna een jaar en we groeien hard. Ons team bestaat nu uit vijf mensen: twee advocaten, twee juristen en een legal assistant.

Drie dingen mogen bij ons nooit misgaan.Een dossier dat niet compleet is. Een termijn die verloopt. Een factuur die niet betaald wordt.

Bij de eerste twee verliest onze klant (dus verliezen wij). Een onvolledig dossier of een gemiste termijn betekent dat een ondernemer die op ons rekende, zijn zaak verliest. Niet omdat we het niet konden winnen, maar omdat er iets niet op tijd klaar stond. Dat mag bij ons nooit gebeuren.
Bij de derde verliezen wij. Geld waar onze mensen keihard voor hebben gewerkt.
Alle drie zijn te voorkomen. Door één iemand die er elke dag bovenop zit.
Drie verantwoordelijkheden, alle drie van jou.

Wat ga je doen

1. Dossiers: jij zorgt dat elk dossier klopt

• In elk dossier zitten de juiste documenten, op de juiste plek, met de juiste naam. Jij controleert dat en jij merkt het op als er iets mist
• Elke nieuwe klant krijgt op tijd zijn intakebrief. Jij bewaakt dat, elke keer, zonder uitzondering
• Je bewaakt dat elke vaste stap in het traject daadwerkelijk is gezet voordat een dossier verdergaat
• Je houdt de dossierstructuur op orde, zodat iedereen binnen dertig seconden vindt wat hij zoekt

2. Deadlines: jij zorgt dat we ze halen

• Alle termijnen en interne deadlines lopen via jou: rechterlijke termijnen, reactietermijnen van banken, toezeggingen aan cliënten. Jij weet wat er deze week valt en wat er volgende week aankomt
• Je verdeelt en bewaakt taken over het team: wie doet wat, wanneer, en wanneer moet het klaar zijn
• Je ziet waar het vastloopt en trekt aan de bel voordat het te laat is
• Aan het begin van de dag weet iedereen wat de prioriteiten zijn; aan het eind weet iedereen wat er is blijven liggen en wie het morgen oppakt
• Je beheert de agenda's en de gedeelde mailbox: je plant in, verzet, weigert en beschermt agenda's

3. Debiteuren: jij zorgt dat er geld binnenkomt

• Voorschotnota's gaan op tijd de deur uit. Je bewaakt welke zijn verstuurd, welke openstaan en welke betaald zijn
• Je signaleert wanneer er in een zaak wordt doorgewerkt terwijl de voorschotnota nog niet is voldaan
• Je bewaakt de urenregistratie en bereidt de facturatie voor, zodat er niets ongefactureerd blijft
• Je voert het debiteurenbeheer: je stuurt herinneringen, belt na en houdt bij wie wanneer heeft toegezegd te betalen
• Je bent het aanspreekpunt voor onze boekhouder

Gevraagd

Wij zoeken één specifiek type mens. Als dit je beschrijft, weet je dat meteen.

Wat je moet meebrengen

• Drie tot acht jaar relevante werkervaring
• Ervaring met deadlinebewaking en dossier- of procesbeheer
• Ervaring met facturatie en debiteurenbeheer
• Uitstekend Nederlands en Engels, mondeling en schriftelijk
• Vaardig met agenda-, mail- en taaksystemen en snel thuis in nieuwe software
• Discreet: je werkt dagelijks met vertrouwelijke financiële informatie van ondernemers

Wie je bent als mens

• Je maakt geen slordigheidsfouten. Een verkeerde datum, een ontbrekend document of een gemiste termijn is bij ons geen detail maar een risico. Jij bent degene die dat altijd ziet
• Je bent perfectionistisch (voor deze functie is dat een kwaliteit). Je haalt een voldoening uit zorgen dat alles perfect klopt: alle dossiers compleet, alle deadlines gehaald, alle facturen betaald
• Je bent gestructureerd. Je houdt overzicht in je hoofd én op papier. Wij vertrouwen op jou voor die structuur
• Je bent behulpzaam van nature. Je vindt het prettig als anderen door jouw werk beter presteren. Dat is jouw intrinsieke motivatie
• Je hebt een groot verantwoordelijkheidsgevoel. Wij (en daarmee onze klanten) zijn afhankelijk van jou. Je ziet je werk dus niet als een taak, maar als een verantwoordelijkheid

Aanbod

Wat bieden wij

• Uitstekende beloning, vast te stellen op basis van ervaring en niveau
• Hybride werken
• Team van enthousiaste collega’s met passie voor het werk
• Mogelijkheid om door te groeien
• Maatschappelijke impact: met ons werk maken wij het verschil voor ondernemers
• Je kan per direct beginnen