Senior implementatiemanager nieuw zaaksysteem VTH 28u/w Provincie Gelderland

Standplaats: ARNHEM
Duur: 16-11-2026 - 31-01-2028
Optie tot verlenging: Ja
Reageren voor: 19-10-2026

Organisatie:
Gelderland, de mooiste provincie van Nederland! Elke dag werken we in de grootste provincie van Nederland samen met 2.000 medewerkers om Gelderland mooi, schoon, welvarend en veilig te houden van en voor ons allemaal. We doen dit met veel inzet, motivatie, kennis en kunde en uiteraard samen met allerlei organisaties en partijen. Samen zoeken we telkens naar nieuwe passende oplossingen voor complexe maatschappelijke opgaven zoals bijvoorbeeld energietransitie, woningbouw, mobiliteit, natuur of milieu. Dit maakt ons werk uitdagend, interessant en zinvol.

Situatieomschrijving

De provincie Gelderland zoekt een ervaren Senior Implementatiemanager voor de implementatie van een nieuw zaaksysteem t.b.v. de afdeling Vergunningverlening, Toezicht en Handhaving (VTH). De implementatiemanager is verantwoordelijk voor de integrale aansturing van het implementatietraject en vormt de verbindende schakel tussen management, gebruikers, leverancier, I&A, informatiebeheer/DIV en beheerorganisatie.

De opdracht richt zich nadrukkelijk niet alleen op de technische implementatie van het systeem, maar ook op procesinrichting, verandermanagement, gebruikersadoptie, leverancierssturing, migratie, testmanagement en de borging van het systeem binnen de beheerorganisatie. De implementatiemanager voert regie op alle samenhangende werkstromen en zorgt voor een beheerste invoering van het nieuwe systeem binnen de afdeling VTH.

De implementatiemanager evalueert de opleverresultaten tussentijds met de programmanager realisatie verbeter- en versnellingsplan VTH. De programmamanager is geworven met het oog op formatieve groei van de afdeling en het maken van de nodige interne verbeterslagen. Dat geldt voor de processen, het inzicht in en het gebruik van data, als ook de implementatie van het nieuwe zaaksysteem.

De opdracht bestaat uit

De opdracht betreft het zelfstandig afronden en opleveren van een aantal concrete producten voor de implementatie van een nieuw zaaksysteem. Het gaat om een tijdelijke, afgebakende opdracht met een gemiddelde inzet van circa 24 tot 28 uur per week en een looptijd tot en met 31 januari 2028 (eventueel is een verlenging mogelijk).

Implementatiesturing en projectbeheersing

• Levert een gedragen implementatieplan op inclusief mijlpalen, afhankelijkheden en beslismomenten.

• Zorgt voor voorspelbare voortgang, tijdige besluitvorming en beheersing van risico's.

• Levert periodiek stuurinformatie over voortgang, kwaliteit, capaciteit, financiën en risico's.

• Stuurt op realisatie van de afgesproken scope, planning en resultaten.

Procesinrichting en verandermanagement

• Levert een werkbare en gedragen inrichting van processen binnen het nieuwe zaaksysteem.

• Borgt een succesvolle overgang van de huidige naar de nieuwe werkwijze.

• Creëert draagvlak bij management, proceseigenaren, gebruikers en ketenpartners.

• Zorgt voor succesvolle gebruikersacceptatie en ingebruikname van de oplossing.

Stakeholder- en leveranciersmanagement

• Verbindt management, gebruikers, informatiebeheer, ICT, functioneel beheer en leveranciers rondom gezamenlijke doelen.

• Stuurt leveranciers en implementatiepartners aan op resultaat, kwaliteit en planning.

• Borgt naleving van afspraken, contractuele verplichtingen en beoogde prestaties.

• Escaleert tijdig en zorgt voor adequate besluitvorming bij knelpunten.

Migratie

• Richt een afzonderlijk deelproject migratie in onder leiding van een deelprojectleider migratie.

• Stuurt de deelprojectleider aan en draagt eindverantwoordelijkheid voor de migratiestrategie, planning, kwaliteit en besluitvorming, waaronder het opschonen van dossiers, documenten en zaakgegevens en het opstellen en uitvoeren van migratietesten.

• Borgt dat de migratie integraal onderdeel blijft van het implementatieprogramma en aansluit op processen, informatiebeheer en ingebruikname.

Testen, acceptatie en overdracht

• Zorgt voor een succesvolle uitvoering van gebruikersacceptatietesten, ketentesten en proefmigraties.

• Borgt dat geconstateerde bevindingen tijdig worden opgelost.

• Realiseert een beheerste overdracht naar beheer- en gebruikersorganisaties en levert een compleet overdrachtsdocument.

Resultaat en afronding

Eindresultaat: een stabiele en beheerste ingebruikname van het nieuwe zaaksysteem binnen de afdeling Vergunningverlening, Toezicht en Handhaving (VTH).

Randvoorwaarden

• De opdrachtnemer voert de opdracht zelfstandig en naar eigen inzicht uit en bepaalt zelf de wijze waarop, de planning en de plaats waar de werkzaamheden worden uitgevoerd, binnen de afgesproken looptijd en opleverresultaten.

• De gemiddelde inzet van circa 24 tot 28 uur per week is een inschatting van de benodigde omvang van de werkzaamheden en geen voorgeschreven werktijd of aanwezigheid.

• De opdrachtnemer maakt geen deel uit van de reguliere personele bezetting van de provincie en vervult geen structurele functie binnen de organisatie. De provincie stuurt op de afgesproken resultaten en oplevermomenten en niet op de wijze waarop de opdrachtnemer de werkzaamheden uitvoert.

Functie-eisen:
Kandidaat is inzetbaar vanaf 16 november 2026 tot en met 31 januari 2028 voor circa 24 tot 28 uur per week; de inhuuropdracht kan optioneel worden verlengd met twee periodes van drie maanden.
Afhankelijk van de beschikbaarheid is een gefaseerde start en/of latere startdatum mogelijk, mits de kandidaat uiterlijk 7 december 2026 inzetbaar is voor minimaal 24 uur per week.
Een CV van maximaal 5 pagina's A4 toevoegen; indien het CV langer is dan het toegestane aantal A4's wordt alleen het toegestane aantal A4's beoordeeld.
Het CV is in het Nederlands gesteld en bij voorkeur in PDF-formaat.
In het CV moet de functienaam, de start- en einddatum (maand en jaar) van de werkzaamheden en het aantal gewerkte uren per week worden vermeld.
Het CV dient apart op alle eisen en gunningscriteria kwaliteit een toelichting te geven waarmee wordt aangetoond dat de aangeboden kandidaat aan de eis of het gunningscriterium kwaliteit voldoet.
Kandidaat beschikt aantoonbaar over minimaal een afgeronde HBO opleiding.
Kandidaat heeft aantoonbaar minimaal 4 jaar ervaring (opgedaan in de periode 2017
- heden) als project-, programma- of implementatiemanager binnen een overheidsorganisatie, met verantwoordelijkheid voor planning, risicobeheersing, voortgangsrapportages en besluitvorming.
Kandidaat heeft aantoonbaar ervaring als implementatiemanager en/of programmamanager bij de implementatie van een bedrijfskritische SaaS-oplossing binnen een complexe organisatie, waarbij sprake was van procesverandering, inrichting van beheer en adoptie.
Kandidaat heeft aantoonbaar minimaal één datamigratie- of conversietraject succesvol uitgevoerd of aangestuurd, waaronder de migratieplanning, waarbij dossiers, documenten en metadata zijn voorbereid, opgeschoond, gevalideerd en gemigreerd naar een nieuw systeem.
Kandidaat heeft aantoonbaar ervaring met het analyseren en optimaliseren en implementeren van bedrijfsprocessen.

Wensen:
Kandidaat heeft aantoonbaar ervaring met het aansturen van softwareleveranciers, waaronder het bewaken van contractafspraken en het managen van scopewijzigingen, aan te tonen met praktijkvoorbeelden.
Kandidaat heeft aantoonbaar ervaring met het begeleiden van organisatieveranderingen binnen complexe implementatie- of digitaliseringstrajecten, aan te tonen met praktijkvoorbeelden.
Kandidaat heeft aantoonbaar ervaring met het organiseren en aansturen van testtrajecten, waaronder gebruikersacceptatietesten, integratie- en ketentesten en vrijgave naar productie, aan te tonen met praktijkvoorbeelden.
Kandidaat heeft aantoonbaar ervaring opgedaan bij een softwareleverancier, implementatiepartner of consultancyorganisatie en begrijpt daardoor zowel de opdrachtgeversbelangen als de leveranciersbelangen, aan te tonen met praktijkvoorbeelden.
Kandidaat heeft aantoonbaar kennis van en ervaring met processen binnen Vergunningverlening, Toezicht en Handhaving (VTH) en/of implementatie van een VTH-systeem, aan te tonen met praktijkvoorbeelden.