Senior medewerker postregistratie

Als Senior Medewerker Postregistratie en Archivering in Hengelo ben jij de verbindende schakel tussen binnenkomende post, digitale documenten en de collega’s die deze informatie nodig hebben. Je bewaakt de kwaliteit van registratie en dossiervorming, zorgt dat archivering en beschikbaarstelling voldoen aan geldende regels en ondersteunt collega’s bij complexe vragen. Met jouw kennis van metadata, bewaartermijnen en digitale systemen help je processen te verbeteren en draag je bij aan betrouwbare dienstverlening en betere besluitvorming binnen de organisatie.

In deze rol werk je actief aan het professionaliseren van de informatiehuishouding. Je behandelt zowel fysieke post als digitale records en zorgt voor juiste registratie in het DMS of zaaksysteem. Daarbij houd je rekening met relevante kaders zoals de Archiefwet en privacyregelgeving; je past bewaarteregimes en selectielijsten toe en adviseert over metadata en toegangsrechten. Je brengt structuur aan in dossiers, signaleert knelpunten in workflows en vertaalt technische mogelijkheden naar praktische werkafspraken voor je collega’s.

Als Senior Medewerker Postregistratie en Archivering fungeer je als eerste aanspreekpunt bij complexe casuïstiek en coördineer je werkzaamheden binnen je cluster. Je ondersteunt en begeleidt collega’s bij registratievraagstukken, implementeert verbeteringen in processen en draagt bij aan trainingen of instructies over juiste dossiervorming. Verder lever je een actieve bijdrage aan projecten rondom digitalisering en archivering, bewaak je kwaliteit en traceerbaarheid van informatie en zorg je dat documenten beschikbaar blijven voor besluitvorming en verantwoording op lange termijn.

• Je registreert inkomende en uitgaande post en digitale documenten nauwkeurig.
• Je stelt informatie beschikbaar aan collega’s ter ondersteuning van besluiten.
• Je bewaakt de kwaliteit van dossiervorming en archivering continu.
• Je fungeert als eerste aanspreekpunt bij complexe informatievragen.
• Je coördineert werkzaamheden binnen het cluster en ondersteunt collega’s.
• Je initieert en voert verbeteringen in registratieprocessen door.
• Je adviseert over bewaartermijnen, metadata en toegangsrechten.
• Je draagt bij aan implementatie en gebruik van DMS en zaaksystemen.

Gevraagd

• Je hebt een aantoonbare afgeronde opleiding op minimaal hbo-niveau.
• Je hebt aantoonbare werkervaring bij overheidsinstanties.
• Je hebt aantoonbare werkervaring op het gebied van informatiemanagement en/of informatiebeheer.