Managementassistent duurzame toegang

In het kort: Je gaat een directielid en afdelingshoofden proactief ontzorgen, agenda en mailbox beheren, vergaderingen voorbereiden en notuleren, correspondentie afhandelen, bijeenkomsten organiseren en verbeteringen in processen en efficiency voorstellen en doorvoeren.

Opdrachtomschrijving
Het doel van de opdracht is het zelfstandig organiseren en faciliteren van de werkzaamheden rondom de portefeuille Duurzame Toegang van het betreffende directieteamlid. Je ontzorgt op proactieve wijze het directielid, ondersteunt de strategiegroep en geeft waar mogelijk ondersteuning aan de afdelingshoofden waar het directielid het aanspreekpunt voor is.

De opdracht omvat het structureren van de agenda, het beheren van de emailinbox van het directielid, het voorbereiden en vastleggen van (hybride) vergaderingen, het afhandelen van interne en externe correspondentie en het verzorgen van goed opgemaakte interne notities. Vergaderingen worden tijdig vooraf voorbereid en notulen met actiepunten na afloop opgeleverd. De managementassistent houdt ook de opvolging van de actiepunten in de gaten.

Correspondentie en informatieverzoeken worden snel afgehandeld of voorbereid. Daarnaast omvat de opdracht het organiseren van bijeenkomsten, bezoeken van buiten en events die verband houden met de portefeuille.

De opdrachtnemer fungeert tevens als aanspreekpunt voor interne en externe contacten voor informatie en praktische afstemming.

De MA krijgt ruimte voor en wordt van harte uitgenodigd om suggesties voor verbeteringen (in kwaliteit, effectiviteit en efficiency) van bestaande processen aan te dragen en door te voeren.

Achtergrond opdracht
Momenteel zit er een inhuurkracht op deze plek. Deze kan echter niet fysiek aanwezig zijn en dat werkt sub-optimaal. Daarom zoeken we een ervaren kracht voor deze plek, ter overbrugging van de werving voor vaste invulling.

Het desbetreffende directielid krijgt een flink drukke tijd en aan de MA ook de opdracht om deze niet alleen optimaal te ontzorgen maar ook proactief mee te denken wat er nog meer mogelijk is aan een betere - meer inhoudelijke - ondersteuning.

Je maakt onderdeel uit van een team van in totaal 8 MA's die elk hun eigen ondersteuningsgebied hebben en zelfstandig opereren maar elkaar opzoeken en vervangen indien nodig.

Eisen
-Dienstverband: ZZP (of detachering)
- Taal cv en motivatie: Nederlands
- Motivatie: Verplicht
- Zeer ervaren (min. 7 jaar) managementassistent met een duidelijke can-do mentaliteit
- Kan zich snel nieuwe materie eigen maken
- Vindt om orde in chaos te scheppen en zowel in processen als procedures voorstellen voor nieuwe en efficiency slagen te doen en waar mogelijk doorvoert.
- Beschikt over uitstekende mondelinge en schriftelijke communicatievaardigheden
- Zo veel mogelijk op locatie beschikbaar (min. 3 dagen p/week maandag, dinsdag en donderdag)

Wensen
- Geen wensen

Overige informatie
Optie tot verlenging: Ja, verlenging mogelijk
Gespreksdatum: Onbekend
Dienstverband: ZZP (of detachering)

Over de opdrachtgever
De Koninklijke Bibliotheek is de nationale bibliotheek van Nederland en verzamelt, beheert en maakt het nationale bibliotheek erfgoed toegankelijk voor iedereen. Als expert in het behoud en de ontsluiting van informatie, biedt de Koninklijke Bibliotheek een schat aan boeken, tijdschriften, kranten, kaarten, handschriften, geluidsopnamen en digitale publicaties. Met een focus op het bewaren van de Nederlandse culturele erfenis, fungeert de Koninklijke Bibliotheek als hét kenniscentrum van Nederland.

De sluitingsdatum van deze opdracht is de harde deadline van onze opdrachtgever.
- Om je krachtig voor te kunnen dragen hebben wij minimaal één werkdag nodig om samen met jou alle bescheiden in orde te maken.
- Wanneer je interesse hebt in deze opdracht en overtuigd bent van een sterke match, reageer dan direct!
- Naast een actueel en op de opdracht gericht CV zullen wij altijd vragen om een bondige persoonlijke motivatiebrief (inclusief een toelichting per functie-eis en -wens) en een indicatief uurtarief/maandloon.
Op basis van deze informatie kunnen wij voor je aan de slag! We nemen contact met je op om alle verdere details goed door te nemen en duidelijke afspraken met je te maken.