Programmamanager VTHA Zaaksysteem

De implementatie omvat zowel procesmatige, organisatorische, informatiekundige en veranderkundige aspecten als de technische implementatie. Als programmamanager ben je integraal verantwoordelijk voor het in goede banen leiden van de implementatie en het creëren van samenhang tussen inrichting, datamigratie, koppelingen, testen, opleiding en ingebruikname van het nieuwe zaaksysteem.

• Verantwoordelijk voor de implementatie van het nieuwe VTHA-zaaksysteem, van inrichting en testen tot datamigratie en livegang.
• Bewaken van voortgang, planning, kwaliteit, budget, risico's, afhankelijkheden en mijlpalen; tijdig bijsturen.
• Inrichten van de projectorganisatie en zorgen voor een duidelijke verdeling van rollen, verantwoordelijkheden en bevoegdheden.
• Functioneel leidinggeven aan betrokken projectleiders en bewaken van samenhang tussen deelprojecten.
• Zorgen voor een effectieve besluitvormingsstructuur en tijdig voorleggen van relevante vraagstukken aan opdrachtgever en besluitvormers.
• Coördineren van realisatie van noodzakelijke koppelingen en aansluiting op relevante landelijke voorzieningen.
• Zorgen voor afstemming tussen de inrichting van het systeem, de werkprocessen en de behoeften van verschillende gebruikers.
• Nauw samenwerken met VTHA, Informatie & Kwaliteit, ICT, Applicatiebeheer, HRM, Bedrijfsvoering en andere betrokken disciplines.
• Richting geven aan het verandertraject en medewerkers tijdig informeren, betrekken en voorbereiden.
• Zorgen voor passende communicatie, instructies en trainingen in samenwerking met betrokken collega's.
• Periodiek rapporteren over voortgang, risico's, resultaten en eventuele afwijkingen aan opdrachtgever en relevante stakeholders.

• Implementatie wordt uitgevoerd volgens een heldere projectstructuur, budget en planning.
• De verschillende deelprojecten en disciplines werken effectief samen en onderlinge afhankelijkheden worden beheerst.
• Het systeem wordt ingericht volgens aangedragen best practice en zodanig dat de werkprocessen hierop aansluiten.
• De noodzakelijke datamigratie, koppelingen en testen worden tijdig en zorgvuldig uitgevoerd.
• Besluitvorming en escalaties vinden tijdig plaats.
• Medewerkers en andere gebruikers worden goed meegenomen in de verandering.
• De organisatie is aantoonbaar voorbereid op de ingebruikname van het nieuwe zaaksysteem en de nieuwe manier van zaakgericht werken.

De programmamanager werkt organisatiebreed en heeft contact met collega's en stakeholders binnen onder andere VTHA, Informatie & Kwaliteit, ICT, Applicatiebeheer, HRM en Bedrijfsvoering. Er wordt nauw samengewerkt met projectleiders, key-users en gebruikersgroepen. De opdracht vraagt om iemand die schakelt tussen strategisch, tactisch en operationeel niveau en die technische, organisatorische en procesmatige vraagstukken met elkaar verbindt.

• Ervaren programmamanager die complexe ICT-implementaties kan overzien en tot resultaat brengt.
• Resultaatgericht en daadkrachtig, met oog voor de organisatie, medewerkers en verschillende belangen.
• Houdt overzicht, brengt structuur aan, signaleert knelpunten vroegtijdig en zorgt dat besluiten worden genomen en acties worden uitgevoerd.
• Verbindende schakel; neemt mensen op een positieve en enthousiaste manier mee in veranderingen, geeft duidelijke uitleg en creëert draagvlak.

• Opleiding: hbo- of wo-werk- en denkniveau.
• Ervaring: minimaal 3 tot 5 jaar aantoonbare ervaring als ICT-projectmanager, bij voorkeur binnen de publieke sector.
• Ervaring met organisatie brede verander- en implementatieopgaven.
• Ervaring met de implementatie van zaaksystemen.
• Ervaring binnen een Omgevingsdienst, Gemeente, Provincie of vergelijkbare publieke organisatie is een pré.
• Kennis en ervaring met datagedreven werken en automatisering, procesoptimalisatie en datamigratie.
• Kennis van relevante wet- en regelgeving en kaders, waaronder de Omgevingswet, AVG, BIO, Woo en Archiefwet.
• Aantoonbare ervaring met zowel PRINCE2 als Agile/Scrum.
• Ervaring met het aansturen van meerdere projectonderdelen en/of projectleiders.

• Daadkrachtig en resultaatgericht
• Organisatiesensitief
• Verbindend en communicatief sterk
• Analytisch en procesmatig
• Bestuurlijk sensitief

Gevraagd

Eisen:

1. Je hebt hbo- of wo werk- en denkniveau
2. Je hebt minimaal 3 aantoonbare ervaring als ICT-projectmanager
3. Aantoonbare kennis en ervaring met datagedreven werken, automatisering, procesoptimalisatie en datamigratie

Wensen:

• De kandidaat heeft ervaring met organisatie brede verander- en implementatieopgaven en ervaring met de implementatie van zaaksystemen
• Je hebt ervaring met leveranciersmanagement en het aansturen van externe partijen en ervaring met het aansturen van meerdere projectonderdelen en/of projectleiders
• Bij deze opdracht worden na de eerste selectieronde met een aantal partijen interviews afgenomen. Deze wegen mee in de uiteindelijke beoordeling. Deze interviews worden beoordeeld volgens de hieronder aangegeven criteria. Tijdens het gesprek toetsen wij op de gevraagde kennis, werkervaring en competenties

Waar je gaat werken

• De meeste functies zijn tijdelijke functies voor een langere periode. Soms met uitzicht op vast.
• ZZP is niet altijd mogelijk.
• Goede beheersing van het Nederlands is voor alle functies vereist
• Ervaring bij een overheidsorganisatie is een grote pré, soms een eis.
• We ontvangen graag jouw CV in het Nederlands, liefst in Word format.
• Vermeld je functies en werkzaamheden inclusief jaartallen en maanden, meest recente bovenaan.