I202607 Projectleider Implementatie AFAS -CRM

In het kort: Je gaat als projectleider de AFAS CRM-module implementeren, wensen inventariseren, processen ontwerpen en testen, draagvlak creëren, beheerinrichting voorstellen en zorgen dat AFAS CRM succesvol wordt ingericht, opgeleverd en stabiel gebruikt.

Projectleider AFAS CRM bij ICTU
ICTU helpt overheidsorganisaties met uiteenlopende uitdagingen rondom digitalisering. Met oog voor de balans tussen techniek en gebruik, en tussen innovatie en werkende oplossingen. Zo werken we samen aan een betere digitale overheid. ICTU is een onpartijdige projectenorganisatie binnen de overheid. Onze diensten bestaan uit het realiseren van projecten en programma’s, advies, en het ontwikkelen van maatwerksoftware. Gedreven door kwaliteit, met hart voor de publieke taak, zonder winstoogmerk.

ICTU heeft voor de eigen organisatie als voor opdrachten CRM-functionaliteit nodig. ICTU heeft AFAS als ERP-systeem gekozen. Op dit moment wordt de AFAS/CRM-module gebruikt als administratief proces voor het vastleggen van overeenkomsten met opdrachtgevers. Het datamodel van opdrachten, opdrachtgevers en relaties is opnieuw bepaald en er vindt een opschoning plaats inclusief verbeteren van datakwaliteit. Feitelijk is implementatie van CRM-module van AFAS nog niet gestart. Voor de implementatie zoekt ICTU een projectleider die meerdere keren de AFAS-CRM module heeft geïmplementeerd.

Werkzaamheden zijn onder andere:
- Inventariseren van de functionele wensen en behoeften bij de verschillende stakeholders binnen ICTU
- Opstellen implementatieplan en laten goedkeuren
- Creëren van draagvlak
- Processen rondom AFAS-CRM uitwerken, beschrijven en rollen duidelijk beleggen
- Ontwerpen en (laten) testen van nieuwe processen
- Welke beheerrollen zijn nodig en voorstel voor inrichting van beheer opstellen
- Nauwe afstemming is nodig met aanpalend project “herinrichting Relatiemanagement”

CRM valt onder het strategische jaardoel 2 waarvan de directeur Advies de strategisch eigenaar is. De coördinator Relatiemanagement en het hoofd Communicatie zijn belangrijke stakeholders waarmee afstemming en samenwerking nodig is. Voor rapportages en managementinformatie hanteert ICTU een power BI-omgeving.

Rol binnen het project
De professional is zelfstandig verantwoordelijk voor de leiding van het ICTU-project voor de implementatie van AFAS CRM. De professional bepaalt binnen de afgesproken doelstellingen, kwaliteitscriteria, doorlooptijd en randvoorwaarden zelf de aanpak en werkwijze en levert de overeengekomen resultaten op.

Functie Informatie
ICTU werkt voor opdrachtgevers uit de overheid. Daarbij wil ICTU meer impact maken en haar portefeuille verbreden bij nieuwe opdrachtgevers. De CRM-functionaliteit moet communicatie en relatie-onderhoud ondersteunen met bestaande en nieuwe opdrachtgevers. Daarbij wil ICTU meer gesegmenteerd kunnen communiceren zonder overigens alle communicatie te centraliseren en/of vast te willen leggen. ICTU voert daarnaast opdrachten uit waarin veel verschillende overheidspartijen samenwerken, bijvoorbeeld in communities en interbestuurlijke samenwerkingsverbanden. Ook binnen deze opdrachten is behoefte aan betere ondersteuning voor het vastleggen, beheren en actualiseren van contacten met stakeholders. De projectleider vertaalt deze interne en opdrachtgerichte behoeften naar een uitvoerbare inrichting en implementatie van AFAS CRM.

Werkzaamheden
- Inventariseren van de functionele wensen en behoeften bij de verschillende stakeholders binnen ICTU
- Opstellen implementatieplan
- Creëren van draagvlak
- Processen rondom AFAS-CRM uitwerken, beschrijven en rollen duidelijk beleggen
- Ontwerpen en (laten) testen van nieuwe processen
- Identificeren van de benodigde beheerrollen en teven een voorstel doen voor de inrichting van de beheerorganisatie.
- Nauwe afstemming is nodig met aanpalend project “herinrichting Relatiemanagement”

Resultaten
- Een vastgestelde behoefte-inventarisatie waarin per doelgroep de functionele wensen, prioriteiten, afhankelijkheden en acceptatiecriteria voor AFAS CRM zijn beschreven.
- Een door de opdrachtgever goedgekeurd implementatieplan met fasering, mijlpalen, afhankelijkheden, benodigde capaciteit, risico’s, beheersmaatregelen, testaanpak en criteria voor ingebruikname.
- Een vastgesteld procesontwerp voor het gebruik van AFAS CRM, inclusief processtappen, rollen, verantwoordelijkheden, overdrachtsmomenten en aansluiting op het project Herinrichting Relatiemanagement.
- Rapport van de inrichting van beheer
- Vastgelegde besluitvorming over de voorgestelde inrichting, met aantoonbare instemming van de relevante stakeholders en een overzicht van gemaakte keuzes en resterende aandachtspunten.
- Uitvoeren implementatieplan
- AFAS CRM is ingericht, getest en in gebruik genomen voor de vastgestelde doelgroepen en processen; gebruikers kunnen de overeengekomen functionaliteit toepassen en de beheerorganisatie kan incidenten, wijzigingen en autorisaties afhandelen.

De opdracht eindigt nadat alle overeengekomen deelresultaten zijn opgeleverd en door de opdrachtgever zijn geaccepteerd, de volledige project- en beheerdocumentatie is overgedragen en AFAS CRM gedurende één aaneengesloten maand stabiel heeft gefunctioneerd volgens de vooraf vastgestelde acceptatiecriteria.

Beoordeling van het werk en de resultaten
De professional bespreekt tweewekelijks met de directeur Advies en de businessowner CRM de voortgang ten opzichte van het implementatieplan, de kwaliteit en acceptatie van opgeleverde deelresultaten, actuele risico’s, afhankelijkheden en benodigde besluiten. Ieder deelresultaat wordt beoordeeld aan de hand van vooraf afgesproken acceptatiecriteria. Bij afronding vindt een eindbeoordeling plaats op basis van de volledige oplevering, overdracht van documentatie en één maand stabiele werking van AFAS CRM.

Doorlooptijd en onzekerheden
Op basis van de huidige inzichten wordt de kans op overschrijding van de geplande duur klein geacht. De belangrijkste onzekerheid is dat de behoefte-inventarisatie kan leiden tot gewijzigde of aanvullende inzichten bij ICTU. Ook afhankelijkheden met het project Herinrichting Relatiemanagement, besluitvorming door stakeholders en de beschikbaarheid van benodigde gegevens kunnen de doorlooptijd beïnvloeden. Werkzaamheden die buiten de vastgestelde opdracht en resultaten vallen, worden uitsluitend na afzonderlijke opdrachtverlening uitgevoerd.

Specifieke kennis
Kennis en ervaring met inventarisatie en invoering van AFAS-CRM voor een project enorganisatie met vergelijkbare omvang en scope.

Gewenst profiel
ICTU zoekt een ervaren projectleider die aantoonbaar meerdere AFAS CRM-implementaties heeft geleid van behoefte-inventarisatie tot ingebruikname en overdracht naar beheer. De kandidaat kan belangen van uiteenlopende stakeholders verbinden, functionele behoeften vertalen naar uitvoerbare processen en sturen op besluitvorming, acceptatie en resultaat. Ervaring binnen de overheid of non-profitsector is een pre.

Kennis en ervaring:
Gezien de aard van de werkzaamheden en de integratie binnen de organisatie is inschrijving als zzp’er of DGA uitsluitend mogelijk via verloning. Altijd transparant!

Eisen
-Dienstverband: Detachering
- De kandidaat toont in cv en motivatie aantoonbare ervaring met ten minste twee afgeronde AFAS CRM-implementaties, inclusief de eigen rol, de omvang en context van de implementatie en de behaalde resultaten.
- De kandidaat heeft aantoonbare ervaring met het opstellen van functionele requirements en het vertalen van gebruikersbehoeften naar een functioneel ontwerp of inrichting van een bedrijfsapplicatie.
- De kandidaat heeft aantoonbare ervaring met het ontwerpen en vastleggen van bedrijfsprocessen, inclusief het beschrijven van processtappen, rollen en verantwoordelijkheden.

Wensen
- Nr. W1 — Ervaring met AFAS-CRM’ implementaties — Gewicht: 25%
- Nr. W2 — Ervaring met implementaties en/of en in overheid/non-profit. — Gewicht: 20%
- Nr. W3 — Ervaring met het inrichten en overdragen van beheer van een CRM, inclusief het beleggen van verantwoordelijkheden. — Gewicht: 15%
- Nr. W4 — Kandidaat heeft aantoonbare ervaring met veranderkundig vermogen en gebruikersadoptie. — Gewicht: 15%

Overige informatie
Optie tot verlenging: Onbekend
Gespreksdatum: Onbekend
Dienstverband: Detachering

Over de opdrachtgever
Stichting ICTU is een onafhankelijke advies- en projectenorganisatie voor de overheid op het gebied van ICT en e-overheid. Ze ondersteunen bij de ontwikkeling en implementatie van ICT-projecten en digitale dienstverlening voor de overheid.ICTU werkt aan uiteenlopende projecten, zoals de ontwikkeling van digitale platforms en systemen voor overheidsinstanties, het bevorderen van digitale interactie tussen overheid en burgers en het verbeteren van de digitale dienstverlening. They aim to make government services more efficient, accessible, and user-friendly through the use of ICT solutions.

De sluitingsdatum van deze opdracht is de harde deadline van onze opdrachtgever.
- Om je krachtig voor te kunnen dragen hebben wij minimaal één werkdag nodig om samen met jou alle bescheiden in orde te maken.
- Wanneer je interesse hebt in deze opdracht en overtuigd bent van een sterke match, reageer dan direct!
- Naast een actueel en op de opdracht gericht CV zullen wij altijd vragen om een bondige persoonlijke motivatiebrief (inclusief een toelichting per functie-eis en -wens) en een indicatief uurtarief/maandloon.
Op basis van deze informatie kunnen wij voor je aan de slag! We nemen contact met je op om alle verdere details goed door te nemen en duidelijke afspraken met je te maken.