Managementassistent - Deurne

Krijg jij energie van snel schakelen, uiteenlopende vragen en ervoor zorgen dat zaken écht geregeld worden? Als managementassistent ben jij de spil die alles bij elkaar houdt, de vraagbaak en regelkracht achter de schermen. Je denkt vooruit, houdt overzicht en zorgt ervoor dat iedereen goed voorbereid en efficiënt kan werken. Ben jij klaar voor een rol waarin geen dag hetzelfde is en jouw bijdrage essentieel is? Dan is dit jouw kans!

Wat ga je doen?

• Je gaat actief regelen wat nodig is door contacten te leggen met interne collega’s en externe partijen, het verzamelen van informatie en stukken, het afstemmen van acties en deze proactief opvolgen tot de volledige afhandeling van de vraag.
• Je gaat complexe agenda’s beheren en organiseert interne en externe afspraken, waarbij je verantwoordelijk bent voor uitnodigingen, het reserveren van ruimtes, catering, audiovisuele middelen en andere faciliteiten.
• Je gaat zorgen voor de voorbereiding en samenstelling van vergaderagenda’s en relevante stukken, zodat collegeleden en management goed voorbereid aan afspraken kunnen beginnen.
• Je gaat acties, termijnen en gemaakte afspraken nauwgezet bewaken en tijdig signaleren wanneer bijsturing noodzakelijk is om de voortgang te waarborgen.
• Je gaat professioneel en gastvrij telefoon- en e-mailverkeer afhandelen voor het bestuur en, waar nodig, ook voor het management, en ontvangt gasten op een representatieve wijze.
• Je gaat breed inzetbaar zijn binnen het secretariaat en neemt flexibel werkzaamheden van collega’s over wanneer de situatie dat vereist, om de continuïteit van de dienstverlening te waarborgen.
• Je gaat slim en zorgvuldig werken met Microsoft 365, Copilot en andere digitale hulpmiddelen, en draagt actief ideeën aan voor de verdere digitalisering en optimalisatie van werkprocessen.
• Je gaat proactief denken en handelen, anticipeer je op wat nodig is in een bestuurlijke omgeving en zie je werk liggen, zodat collegeleden en collega’s altijd optimaal voorbereid zijn.
• Je gaat snel schakelen tussen diverse vraagstukken, prioriteiten stellen en de juiste mensen betrekken om efficiënt tot resultaten te komen, zelfs wanneer de planning verandert.

Eisen (knock-out)

• Je bent digitaal vaardig en werkt gemakkelijk met Microsoft 365. Je bent nieuwsgierig naar Copilot en andere AI-toepassingen en gebruikt deze zorgvuldig.
• Je denkt vooruit, ziet werk liggen en komt zelf in actie. Je wacht niet af, maar helpt collegeleden en collega’s om voorbereid te zijn.
• Je kunt snel schakelen tussen uiteenlopende vragen, bepaalt wat eerst nodig is en weet de juiste mensen te betrekken.
• Je organiseert en structureert sterk, stelt prioriteiten en houdt overzicht als de planning verandert.
• Je communiceert duidelijk en prettig, gaat integer om met vertrouwelijke informatie en hebt gevoel voor bestuurlijk-politieke verhoudingen.
• Je blijft rustig onder druk, schakelt snel en werkt graag samen in een omgeving waarin geen dag hetzelfde is.

Wensen (gunningscriteria)

• Het wordt gewaardeerd als je breed inzetbaar bent binnen het secretariaat en werkzaamheden van collega’s kunt overnemen wanneer dat nodig is.

Je kunt reageren tot maandag 19 oktober 2026.

• Een goed salaris
• Een opdracht van 4 maanden
• Een opdracht van 32 uur per week
• Wij bieden je cursussen en trainingen aan via onze Alisitas Academy, waarbij je zelf kunt aangeven wat je nodig hebt en belangrijk vindt
• Onze backoffice biedt ondersteuning in geval van incidenten. Zo sta je er niet alleen voor