Managementassistent

Als managementassistent ben jij de vraagbaak en regelkracht voor collegeleden. Je bent het vaste aanspreekpunt voor uiteenlopende vragen en verzoeken: je brengt vragen helder in beeld, zoekt informatie uit, stemt af met collegas en zorgt dat zaken goed en op tijd worden geregeld. Je denkt vooruit, houdt overzicht in een bestuurlijke omgeving en ondersteunt waar nodig het management als achtervang.

• Eerste aanspreekpunt voor collegeleden bij uiteenlopende vragen en verzoeken; zorgen voor bruikbare antwoorden of concrete oplossingen.
• Coördinatie en afhandeling van verzoeken: contact leggen met collegas en externe partijen, informatie en stukken verzamelen, acties afstemmen en opvolgen tot afronding.
• Agendabeheer van complexe agendas en organisatie van interne en externe afspraken inclusief uitnodigingen, ruimtes, catering en audiovisuele middelen.
• Voorbereiding van vergaderagendas en stukken; bewaken van acties, termijnen en gemaakte afspraken.
• Communicatie: behandelen van telefoon- en e-mailverkeer voor bestuur en waar nodig management; professioneel en gastvrij ontvangen van gasten.
• Brede inzetbaarheid binnen het secretariaat en overnemen van werkzaamheden van collegas wanneer nodig.
• Slim gebruik van digitale hulpmiddelen: werken met Microsoft 365, Copilot en andere AI-toepassingen; actief bijdragen aan verdere digitalisering.

• Je krijgt energie van uiteenlopende vragen en snel schakelen.
• Je handelt proactief, behoudt overzicht en ziet wat nodig is in een bestuurlijke omgeving.
• Je zorgt dat zaken écht geregeld worden en bewaakt voortgang en deadlines.
• Je werkt zorgvuldig, professioneel en gastvrij.

• Ervaring met agendabeheer en organisatie van afspraken en vergaderingen.
• Sterke communicatieve en organisatorische vaardigheden.
• Ervaring met Microsoft 365 en bekendheid met Copilot en andere digitale/AI-hulpmiddelen.
• Vaak inzetbaar binnen een secretariaat en flexibel in het overnemen van taken.

Gevraagd

Eisen:

1. Deze talenten neem je mee:
2. ·Mbo+/hbo werk- en denkniveau
3. ·Ervaring als managementassistent, bestuurssecretaresse of in een vergelijkbare ondersteunende functie is een pluspunt. Ook als je toe bent aan een volgende stap, nodigen we je uit om te reageren
4. ·Je bent digitaal vaardig en werkt gemakkelijk met Microsoft 365. Je bent nieuwsgierig naar Copilot en andere AI-toepassingen en gebruikt deze zorgvuldig
5. ·Je denkt vooruit, ziet werk liggen en komt zelf in actie. Je wacht niet af, maar helpt collegeleden en collegas om voorbereid te zijn
6. ·Je kunt snel schakelen tussen uiteenlopende vragen, bepaalt wat eerst nodig is en weet de juiste mensen te betrekken
7. ·Je organiseert en structureert sterk, stelt prioriteiten en houdt overzicht als de planning verandert
8. ·Je communiceert duidelijk en prettig, gaat integer om met vertrouwelijke informatie en hebt gevoel voor bestuurlijk-politieke verhoudingen
9. ·Je blijft rustig onder druk, schakelt snel en werkt graag samen in een omgeving waarin geen dag hetzelfde is
10. Jouw team:
11. Je werkt binnen het team Communicatie, Secretariaat en Kabinet, in het taakgebied Secretariaat. Het team telt 19 medewerkers. Binnen het Secretariaat werk je samen met 6 collegas. Er wordt hard gewerkt en de sfeer is collegiaal: je helpt elkaar en stemt dagelijks af wat prioriteit heeft
12. Hybride werken is mogelijk, maar voor deze functie ligt de nadruk sterk op aanwezigheid in het Huis voor de samenleving. Je bent daar waar het werk is en maakt hierover afspraken met je team. Omdat je collegeleden en collegas direct ondersteunt, werk je het grootste deel van je tijd op kantoor

Waar je gaat werken

• De meeste functies zijn tijdelijke functies voor een langere periode. Soms met uitzicht op vast.
• ZZP is niet altijd mogelijk.
• Goede beheersing van het Nederlands is voor alle functies vereist
• Ervaring bij een overheidsorganisatie is een grote pré, soms een eis.
• We ontvangen graag jouw CV in het Nederlands, liefst in Word format.
• Vermeld je functies en werkzaamheden inclusief jaartallen en maanden, meest recente bovenaan.