Bestuurs- en Directiesecretaresse

Bestuurs- en Directiesecretaresse

Opdracht Als bestuurssecretaresse ben jij de steun en toeverlaat van twee portefeuillehouders. Jij zorgt ervoor dat hun agenda’s strak en overzichtelijk zijn, dat alle stukken op tijd klaarstaan en dat de communicatie, zowel intern als extern, soepel verloopt. Jij zorgt ervoor dat alles tot in de puntjes is geregeld. Je beheert de mailbox van het bestuurssecretariaat en zorgt dat vragen en verzoeken snel en zorgvuldig worden afgehandeld. Je houdt de agenda van het bestuurssecretariaat bij en zorgt dat alle vergaderingen en activiteiten van het college van B&W tijdig en volledig worden ingepland. En je biedt praktische ondersteuning bij representatieve activiteiten van het college, zoals bij lintjesuitreikingen en andere officiële gelegenheden. Je komt terecht in het nieuwe Team Communicatie & Secretariaat. Het bestuurs- en directiesecretariaat is daarbinnen een hecht subteam van professionele collega’s. Zij bieden secretariële en organisatorische ondersteuning aan directie, opgavemanagers en het college van burgemeester en wethouders. De lijnen binnen het team en met de opdrachtgevers zijn kort. Dat maakt dat er een goede sfeer is waar iedereen zichzelf kan zijn en er ruimte is om het werk naar je eigen hand te zetten. De werkzaamheden maken integraal onderdeel uit van de reguliere bedrijfsvoering en worden verricht binnen de bestaande organisatiestructuur. De medewerker maakt deel uit van het team, neemt deel aan interne overleggen en werkt onder dagelijkse aansturing van de verantwoordelijke manager. Prioriteiten, werkzaamheden en gewenste resultaten worden vastgesteld door de organisatie. Vanwege het belang van continuïteit, kennisborging en nauwe samenwerking met interne stakeholders is sprake van een structurele rol binnen het team die volledige inbedding in de organisatie vereist.

Wat wordt er van jou gevraagd? Eisen bij de opdracht: Je hebt een afgeronde opleiding op minimaal mbo niveau 4 in de richting van managementassistent/secretaresse. Of minimaal 5 jaar aantoonbare werkervaring in de rol van bestuurs- en directiesecretaresse Je hebt minimaal 2 jaar werkervaring in de rol van bestuurs- en directiesecretaresse Je hebt werkervaring met MS Office Wensen bij de opdracht: Je hebt mnimaal 4 jaar werkervaring in de rol van bestuurs- en directiesecretaresse Je hebt een afgeronde cursus/training op het gebied van managementassistent/secretaresse Je hebt werkervaring met CoPilot in de rol van bestuurs- en directiesecretaresse

• Je hebt een afgeronde opleiding op minimaal mbo niveau 4 in de richting van managementassistent/secretaresse.
• Of minimaal 5 jaar aantoonbare werkervaring in de rol van bestuurs- en directiesecretaresse
• Je hebt minimaal 2 jaar werkervaring in de rol van bestuurs- en directiesecretaresse
• Je hebt werkervaring met MS Office
• Je hebt mnimaal 4 jaar werkervaring in de rol van bestuurs- en directiesecretaresse
• Je hebt een afgeronde cursus/training op het gebied van managementassistent/secretaresse
• Je hebt werkervaring met CoPilot in de rol van bestuurs- en directiesecretaresse

Competenties: Stressbestendigheid: Je houdt het hoofd koel tijdens drukke en hectische situaties en blijft effectief functioneren onder tijdsdruk Initiatief nemen: Je wacht niet af, maar ziet kansen en pakt verantwoordelijkheid om zaken zelfstandig op te pakken en vooruit te helpen Flexibiliteit: Je kunt snel schakelen tussen verschillende werkzaamheden, prioriteiten en veranderingen in de organisatie Schakelkracht: Je kunt snel schakelen tussen verschillende werkzaamheden, prioriteiten en veranderingen in de organisatie Politiek-bestuurlijke sensitiviteit: Je hebt gevoel voor verhoudingen, belangen en besluitvormingsprocessen binnen een politiek-bestuurlijke omgeving en handelt hier passend naar Digitale vaardigheid: Je maakt effectief gebruik van digitale middelen Innovatiegerichtheid: Je bent nieuwsgierig naar nieuwe technologische ontwikkelingen, zoals AI, om het werk slimmer en efficiënter te organiseren Professionele secretariële expertise: Je beschikt over het werk- en denkniveau en de secretariële vaardigheden die nodig zijn om bestuurders en management professioneel te ondersteunen

• Stressbestendigheid: Je houdt het hoofd koel tijdens drukke en hectische situaties en blijft effectief functioneren onder tijdsdruk
• Initiatief nemen: Je wacht niet af, maar ziet kansen en pakt verantwoordelijkheid om zaken zelfstandig op te pakken en vooruit te helpen
• Flexibiliteit: Je kunt snel schakelen tussen verschillende werkzaamheden, prioriteiten en veranderingen in de organisatie
• Schakelkracht: Je kunt snel schakelen tussen verschillende werkzaamheden, prioriteiten en veranderingen in de organisatie
• Politiek-bestuurlijke sensitiviteit: Je hebt gevoel voor verhoudingen, belangen en besluitvormingsprocessen binnen een politiek-bestuurlijke omgeving en handelt hier passend naar
• Digitale vaardigheid: Je maakt effectief gebruik van digitale middelen
• Innovatiegerichtheid: Je bent nieuwsgierig naar nieuwe technologische ontwikkelingen, zoals AI, om het werk slimmer en efficiënter te organiseren
• Professionele secretariële expertise: Je beschikt over het werk- en denkniveau en de secretariële vaardigheden die nodig zijn om bestuurders en management professioneel te ondersteunen

In het kort Referentienummer 2026-09911 Locatie Veenendaal, Utrecht Startdatum 16 november 2026 Einddatum 31 maart 2027 Optie op verlenging Nog niet bekend Uren per week 36u p/w Sluitingsdatum 27 oktober 2026 08:00 Kan ik je op weg helpen?