Project secretaresse

In het kort: Je gaat het projectteam ondersteunen met organiseren van overleggen, beheren van mailbox en archief, afhandelen van correspondentie en documenten en verbeteren van administratieve processen binnen een dynamische gebiedsontwikkelingsomgeving.

Het is een noodzaak om 3 dagen in de week (maandag, woensdag en donderdag) op locatie te zijn. Dat betekent impliciet dat een korte reistijd gewenst is. Goede kennis van sharepoint is ook noodzakelijk.

Draag jij vanuit jouw passie en expertise bij aan de transformatie en verduurzaming van de dynamische stad Eindhoven? Is ontzorgen jouw tweede natuur? Ben jij digitaal goed onderlegd en zoek jij die secretariële/administratieve functie? Dan hebben wij dé vacature!

Projectsecretaresse
36 uur per week

De stad Eindhoven is volop in ontwikkeling. De ontwikkeling concentreert zich vooral in het gehele gebied in de binnenring (met name het centrum). Tijdens deze transitie moet de stad een aantrekkelijke plek blijven waar volop geleefd wordt. Dat betekent dat we in de stad duizenden extra woningen en voorzieningen gaan toevoegen. Ontwikkelopgaven zijn bijvoorbeeld internationale Knoop XL (9.000 woningen & ondergronds busstation & spoor), Stadshart Woensel (3.000 woningen), HOV4 en projecten als het Stadhuisplein (800 woningen), VDMA (680 woningen & kantoren), de Brainport Innovatie Campus (BIC) en aardgasvrije wijken.

Voor de ontwikkeling van BIC Noord - de campus waar ASML de komende jaren wil uitbreiden om ruimte te bieden aan clean rooms, kantoren en faciliteiten voor in totaal zo’n 20.000 medewerkers - staat Eindhoven voor een enorme gebieds- én infrastructuuropgave. Het project omvat niet alleen de realisatie van een innovatieve campusomgeving, maar ook de bijbehorende wegenstructuur, waaronder aanpassingen aan de Spottersweg en Anthony Fokkerweg, en voorzieningen zoals grote parkeergarages, vrij liggende HOV-busbanen en duizenden fietsparkeerplekken.

Voor deze dynamische en complexe opgave zoeken wij een proactieve projectsecretaresse die het projectteam ondersteunt, structuur brengt in het werk en graag meebouwt aan één van de meest impactvolle ontwikkelingen binnen Brainport Eindhoven.

Jouw rol:
- Je organiseert voor het projectteam in logistieke zin vergaderingen/overleggen, completeert vergaderstukken, maakt ook afspraken met diverse (externe) partijen, verzorgt waar nodig de verslaglegging (actiepunten) en bewaakt de voortgang en follow-up van afspraken en besluiten.
- Je verzorgt correspondentie (huisstijl, lay-out, taalgebruik)
- Je beheert de projectmailbox door inkomende mail uit te zetten aan de juiste personen en te monitoren of taken tijdig worden opgepakt en afgehandeld.
- Je zorgt voor de administratieve afhandeling van (digitale) stukken.
- Je houdt het projectarchief bij.
- Je doet voorstellen ter verbetering van geldende (interne) administratieve procedures en processen, zodat het werk efficiënter en overzichtelijker wordt.

Met wie werk je samen?
Je komt te werken binnen de sector RPP ter ondersteuning van de gebiedsontwikkeling BIC Noord. Je ondersteunt de projectteams die bestaan uit projectmanagers, omgevingsmanagers, technisch managers, contractmanagers, projectbeheersers, projectassistentes en vakinhoudelijke experts en interne en externe samenwerkingspartners.

Eisen
-Dienstverband: Detachering
- Graag het cv in het NL aanleveren;
- Je hebt tenminste een afgeronde MBO-opleiding met bijbehorend werk en denkniveau.
- Je hebt minimaal 1- 3 jaar aantoonbare relevante werkervaring.
- Je hebt ruime ervaring met Microsoft (Outlook, Teams, Sharepoint, etc.)
- Je bent een ster in plannen en organiseren; je stelt orde op zaken in complexe situaties.
- Je blijft accuraat en gestructureerd werken als meerdere mensen een beroep op je doen en weet prioriteiten te stellen.
- Je weet effectief te functioneren in een drukke omgeving en houdt het hoofd koel.
- Je beheerst de Nederlandse taal zowel mondeling als schriftelijk.
- Het is niet toegestaan om een kandidaat in te huren die eerder in dienst is geweest van de Gemeente Eindhoven. (tussenperiode van twee jaar).
- Als de kandidaat mag starten bij de klant, dan zal er een pre-employmentscreening plaatsvinden.
- De kandidaat beschikt over een legitimatiebewijs (een paspoort of identiteitskaart), welke bij intake én op de startdatum van het contract van de kandidaat geldig is en ter controle kan worden overlegd.

Wensen
- Geen wensen

Overige informatie
Optie tot verlenging: Nee
Gespreksdatum: Onbekend
Dienstverband: Detachering

Over de opdrachtgever
De gemeente Eindhoven is een stad in de provincie Noord-Brabant en heeft ongeveer 230.000 inwoners. Eindhoven staat bekend als een bruisende stad van innovatie en design, met een sterke focus op technologie. De stad herbergt diverse technologische bedrijven en kennisinstellingen, waaronder de Technische Universiteit Eindhoven. Eindhoven biedt een dynamische mix van werkgelegenheid, cultuur, uitgaansleven en recreatiemogelijkheden. De stad organiseert jaarlijks evenementen zoals de Dutch Design Week en Glow Eindhoven, waarbij lichtkunst de stad op unieke wijze verlicht. Eindhoven streeft naar een moderne, duurzame en vooruitstrevende stad waar wonen, werken en ontspannen samenkomen.

De sluitingsdatum van deze opdracht is de harde deadline van onze opdrachtgever.
- Om je krachtig voor te kunnen dragen hebben wij minimaal één werkdag nodig om samen met jou alle bescheiden in orde te maken.
- Wanneer je interesse hebt in deze opdracht en overtuigd bent van een sterke match, reageer dan direct!
- Naast een actueel en op de opdracht gericht CV zullen wij altijd vragen om een bondige persoonlijke motivatiebrief (inclusief een toelichting per functie-eis en -wens) en een indicatief uurtarief/maandloon.
Op basis van deze informatie kunnen wij voor je aan de slag! We nemen contact met je op om alle verdere details goed door te nemen en duidelijke afspraken met je te maken.